働き方改革で「社内SNS型日報」を導入する理由とは？
働き方改革が叫ばれる昨今、生産性を高める上で社内コミュニケーションは欠かすことができない重要なポイントです。
そのため企業はグループウェア、社内SNS型日報、ビジネスチャットなどさまざまなツールを導入してみたものの、うまく活用できていないケースも多くあります。
社内SNS型日報など、コミュニケーションツールを社内で有効活用し、働き方改革を実行するためにはどうすればいいのでしょうか。
目次
「社内SNS型日報」を導入する理由①社内コミュニケーションの重要性
働き方改革を進めていくなかで、企業は労働時間削減やワークライフバランス向上への取り組みが強く求められています。限られた時間でいかに成果を出すか、いわゆる生産性の向上が問われています。
業務連絡やスケジュール調整などのスムーズなコミュニケーションが生産性向上につながるだけでなく、社内コミュニケーションを深め、企業の競争力強化につながります。
例えば、社内SNSなどを用いた情報共有から横や斜めのつながりを強化することで、新たなビジネスが生まれる可能性もあります。
また、コミュニケーションが活発で雰囲気や居心地の良い職場では離職率も低くなり、優秀な人材を集めやすくなります。社内SNS型日報を活用した社内コミュニケーションは、働き方改革を行う中で特に重要視されています。
「社内SNS型日報」を導入する理由②電子メールはもう古い
ITによる情報共有において、社内SNS型日報が注目を集めていますが、実際に導入しているツールは電子メールが圧倒的に多いです。従来使われてきたメールですが、多くの課題も。
やりとりを全てメールで行っていると、日々大量のメールを処理しなければならず、「重要なメールを見逃してしまう」といった事態に陥ります。さらには「対面で話す機会が減った」と社内コミュニケーション活性化において“逆効果”になっているケースも見られるようです。
そもそも会社のメールは業務上のやりとりに利用する意識が強く、定型のあいさつ文を入れることがマナーとされているため、雑談や不特定多数の人に向けた情報共有には適していません。
メールだけに頼ったコミュニケーションは限界がきており、社内SNS型日報の導入が増えているのです。働き方改革を行うためには、メールではできなかった、ゆるやかなコミュニティの形成、またスピード感のあるコミュニケーションが必要です。
「社内SNS型日報」を導入する理由③どんなコミュニケーションを実現したいのかを明確にする
SNSはプライベートなことを書くイメージが強く、職場でどのように活用すれば、何を書けばいいのか分からないというケースもあります。そんな中、最近注目されているのがビジネス版チャットです。
LINEが普及し、業務でもビジネス版のチャットツールを導入する企業が増えています。メールとは異なり、堅苦しいあいさつなどなしに、より気軽にコミュニケーションが取れることができ、業務連絡や意思決定のスピードを早めるメリットもあります。チャットやファイル共有、カレンダー連携などさまざまな機能があることが特徴です。
ただし、豊富な機能があるだけに使いこなせないというケースも増えています。働き方改革を行う上で、ITツールの運用・推進における重要なポイントは社員にどうやって使ってもらうかにあります。
どうすれば社内に浸透するのか、どんなコミュニケーションを実現したいのかを考え、自社にあった使い方を啓蒙するなど、地道に取り組みを進めることが働き方改革への一番の近道です。
社内SNS型日報の導入で働き方改革を
コミュニケーションや機動力を高め、そして競争力を強化するといった大きな働き方改革を行うには、これまでのやり方をドラスティックに変える必要があります。
今回は、人気の社内SNS型日報アプリgamba!を詳しく紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。残業を減らして、生産性を高められれば、アプリの導入コストの何倍ものリターンが返ってきます。
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