リーダーシップ 日報の活用術TOP

あなたは大丈夫?長時間労働を生む残念な上司3つの特徴

2018年1月22日

厚生労働省は長時間労働削減推進本部を設置し、取り締まりの強化や働き方の見直しを企業に呼びかけています。しかしながら、まだまだ根本的な解決には至っていないのが現状です。

長時間残業が一向に減らない原因は必ずしも会社の体質や制度に問題があるわけではなく、その一因には、上司の執着や思い込みというものがあります。

あなたの会社は大丈夫でしょうか?ぜひ、この記事を参考にしてみてください。

上司の画像

長時間労働を生む上司①間違った思い込みにとらわれている

長時間労働を強いられている人の残業の多くが、上司の仕事に対する細かさや独自のこだわりのためだったりしています。

今日中にやらなければ許されない、事前説明がないと会議にかけてはいけない、といったルールをはじめとする、長時間労働を助長する風土が原因となっています。

つまり、上司の仕事に対するこだわりが残業を生んでいるということです。今の時代の管理職の立場に立っている年代の人たちには、成果を出すには長時間労働が当たり前だと思って生きてきた人が多く存在します。

会社の所定労働時間が8時間であっても、残業時間を入れて10時間ぐらい仕事をしなければパフォーマンスが出せないと思い込んでいる傾向にあります。

極端に言えば、10時間やるのが普通で、人事評価もそれが基準になり、定時に部下が帰ったら評価は下がるということです。

仮に8時間で高いパフォーマンスを出す優秀な部下がいれば、もっと仕事を与え、あくまでも10時間に合わせようとするのです。それでは結果的に長時間残業になってしまい、何の改善にもなりません。

間違った思い込みにとらわれている

長時間労働を生む上司②時短勤務者を低く評価する

いくら優秀な社員でも、早帰りをすることによって人事評価が下がり、給与にも影響するとなれば、上司より早く退社しようとしなくなるのが部下の心理です。

最も犠牲を強いられているのは、育児などを理由とする短時間勤務社員だといえるでしょう。

たとえば6時間勤務の場合、所定労働時間が8時間であれば、給与は8分の6の給与しかもらえない規定になっています。

にもかかわらず、10時間労働意識の上司であれば、普通の社員よりも4時間も少なく働いていると見なされてしまいかねません。

「たいした仕事をしていないのだから」と、人事評価でも昇給額ゼロといった厳しい評価を下してしまうことも大きな問題です。

通常勤務の同僚が昇給額1万円だとすれば、年間で12万円の月給格差が生まれ、これでは、時短制度を使ったところで、評価も給与も下がる上に、実質時短とは言えないほどの長時間労働を強いられることになり、不満に繋がる一方なのです。

時短勤務者の画像

長時間労働を生む上司③変なこだわりや部下への説明不足

丁寧で細かすぎる上司は、上層部や顧客に提案する資料の品質にやたらこだわる人がいます。資料作成に時間をかけすぎて、無駄な残業時間を発生させています。

会議は全員が揃わないとダメだという考え方では、時間調整に手間取り、残業を生み出す原因になります。

たとえば、外回りの社員の帰りを待って会議を始めたり、ほかの会議とのバッティングを避けたりと時間の調整が難しく、終了時間は夜遅くなることもざらにあります。

また、説明がやたら長いだけで結論が見いだせない説明下手な上司だと、部下は結局のところ何をすればいいのかわからない状況に陥ってしまいます。

その場では双方がわかったつもりになっても、間違った解釈をしたり、その都度上司と確認を繰り返したりと、不必要な時間を費やすことになってしまいます。

さらに、上司が忙しくてつかまらなければ仕事が進まず、延々と時間だけを浪費していくことになるのです。

部下への説明不足の画像

働き方改革ができる日報アプリを導入しよう

ここでは、人気の日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。日報を通じて社内コミュニケーションをよくする機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

日報アプリgamba!で働き方改革をしよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

全員画像_png

日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに10,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!