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中小企業こそ在宅勤務を取り入れるべき理由

2018年1月29日

労働力不足により、特に中小企業にとって、人材確保や生産性を向上することは経営の最重要課題。売上を拡大するうえでの経営課題はダントツで「人材不足の解消」であり、約7割の企業がこの課題を挙げています。

昨今、多様化するワークスタイルの1つとして在宅勤務が注目されています。実際に導入しているのは大企業や外資系、ITベンチャーなど規模や業種が限られているが、中小企業こそ在宅勤務を導入する必要があるのです。

在宅勤務の導入で生産性がアップする、その理由とはいったい何なのでしょうか?

在宅勤務の画像

中小企業を救う在宅勤務①在宅勤務は企業戦略

給与水準の高い大企業には人が集まる一方、好待遇を提示できない中小企業で優秀な人材を確保することがより難しくなっていきます。

そうした状況の中、新卒で入社し、ようやく仕事を覚えた女性社員が出産・育児で退職することは、会社にとって大きな痛手となります。さらに今後の課題となるのが、介護離職の増加です。

介護離職するのは40代~50代の会社の中核を担っている人たち。もし彼らが退職したら、同じスキルを持っている人材を確保するのは極めて困難です。

企業が生き残るためには、女性が出産・育児を経ても働き続けられて、40代~50代の中核社員が介護離職しなくてすむ環境を整える必要があります。こうした社員の離職を防ぐことは生産性のアップにつながります。

また、在宅勤務は通勤定期代や、デスクスペースにかかるコスト削減できます。さらに、出産・育児や介護による退職を防げるから、人材獲得にかけるコストや社員の教育費も必要ありません。在宅勤務は人材確保の戦略の1つのポイントであり、生産性向上に欠かせない課題となるのです。

企業戦略の画像

中小企業を救う在宅勤務②書類を電子化する

多くの経営者は自社では在宅勤務できる仕事がないと考えています。まずはその発想から変えなくてはいけません。ICTを活用し、会議室でやっていた定例会議をリモートからでも参加できるようにしたり、社内の回覧書類をデジタル化したりすれば、わざわざオフィスに出社する必要はありません。

これにより社内の生産性は格段に上がります。在宅勤務の導入にはまずは資料を電子化することから始めましょう。インターネットとパソコンがあれば、在宅でもできる仕事はたくさんあります。

実際、企業でははじめテレワークに回せる仕事が10%しかなかった人が、さまざまな工夫をすることで、業務の50%をテレワークに回せるようになった例もあります。紙ベースの無駄な資料をなくしたり、ICTで情報共有を行うことが、生産性を向上させます。

在宅勤務を実施する画像

中小企業を救う在宅勤務③時間に制限のある社員は生産性が高い

在宅勤務は子どもを膝の上に乗せて片手間で働いているんだろうと考えている経営者もいます。しかし、在宅勤務でも、きちんと業務をこなし給与が発生すれば保育園に通わせることもできます。

多くの経営者は、会社に長くいることが、会社に貢献していると考えていますが、それは大きな間違いです。残業することが当たり前になっている社員の時間当たりの生産性は低く、ダラダラ働いて残業代を稼ぐ社員ばかり増えて会社の業績にも影響します。

じつは、時間当たりの生産性が一番高いのは、ワーキングマザーなのです。時間に制限のある社員のほうが、集中して仕事ができるので時間当たりの生産性は高いのです。

さらに、普段子どもを見ながら家事や仕事をこなしているため、同時に様々なことに気を使うことができ、時間の使い方もうまく生産性を上げられるのです。

労働時間に見合う成果をきちんと上げていれば、会社勤務であろうが、テレワークであろうが会社は同等に評価すべきです。

生産性が高い画像

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在宅勤務を導入して生産性をアップさせよう

在宅勤務は、子育て中の母親社員のためのものではなく、けがや病気、親の介護など誰もが直面する課題を解決する手段の1つです。働き方改革を行い、生産性を向上するためには、在宅勤務は避けて通れない課題となっていきます。在宅勤務を導入し、会社の生産性をアップさせましょう。

働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を習慣化すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

日報は、一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能やGoogleカレンダー連携機能など、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

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