メール日報に書く項目は?書き方のコツや例文、テンプレートを紹介

「日報が面倒臭い…毎日同じようなことしか書いていない」
こんなことを思いながらしぶしぶメールで日報を送っている方も多いのではないでしょうか。
でもこの記事に辿り着いたということは、きっと日報への期待はまだ残っているはず!
単なる報告で終わらない、あなたの評価につながるメール日報の書き方を徹底解説します。テンプレートや例文を使って、日報をあなたの成長の武器に変えましょう。を自分にとって意味のある作業に変えましょう。
目次
日報メールに書くべき項目
効果的な日報作成のために、以下の重要項目を押さえておく必要があります。各項目の記載方法を工夫することで、より価値のある報告となります。
業務内容と進捗状況
その日の業務内容を具体的に記載します。単なる作業の羅列ではなく、目標に対する進捗度合いや成果も含めることがポイントです。予定と実績の差異がある場合は、その理由も簡潔に説明しましょう。また、数値化できる項目は具体的な数字で示すことで、より客観的な報告となります。
課題と解決策
業務遂行中に発生した問題点や課題を明確にし、それに対する対応策や解決方法を記載します。未解決の課題については、検討中の対策案や必要なサポートについても言及します。この項目は、上司からの適切なアドバイスを得るためにも重要です。クリティカルな問題は優先度を明確にして記載しましょう。
明日の予定と準備事項
翌日の業務予定を具体的に記載し、そのために必要な準備や確認事項をリストアップします。予定されている会議や締切、重要なタスクは特に明確に記載します。これにより、計画的な業務遂行が可能になるとともに、上司も業務の予定を把握しやすくなります。また、サポートが必要な事項については事前に相談することができます。
日報メールを作成する際のコツ
【コツ1】小分けにして書く
あなたはいつ日報を書いていますか?
おそらく仕事終わりに考えて書いている人が多いのではないでしょうか。
実は、仕事終わりに考えて書く方法はオススメできません。なぜなら、仕事終わりに書くと、しっかりと振り返ることができないからです。
そもそも、人間は忘れっぽい生き物です。1日の出来事を詳細に思い出すのは時間がかかります。時には、日報を書くことよりも早く帰りたい気持ちが勝り、「まあこんなもんでいいか」と適当に仕上げてしまうこともあります。
そこでおすすめしたいのが、「小分けにして書く方法」です。
例えば、商談終わりに気づいたことを移動中にささっと書いたり、課題に感じたこと、思いついたアイディアなどを都度書いていきます。
一つ一つの気づきが、実は大きな改善のヒントであったりするので、ちょこちょこと書き溜めて行く方が忘れません。
そうすれば、仕事終わりに少し書き加えるだけですぐに提出できます。
小分けにして書く方法、ぜひ試してみてください。
【コツ2】所感も書いてみましょう
所感を書いてみるのもおすすめです。
「自分はこんなことを考えている」と伝える機会になりますし、改善案を書いておけば、採用されることもあるかもしれません。
なにより、前に向かって進もうとしているその姿勢が、あなたの評価につながります。
所感については下記の記事で詳しくまとめています。ぜひご覧ください。
「気付き」「疑問点」「課題」を明確にし、”ただの感想文”にならないように注意しましょう。
【コツ3】結論から最初に書く
はじめに「何を伝えたいのか」を書くと、相手は内容をすぐに把握できます。
たとえば「本日の進捗をご報告します」や「明日対応すべき課題があります」といった形で、結論を最初に置くと、読み手にとって親切です。
【コツ4】箇条書きを使う
複数の報告事項を並べるときは、箇条書きを使うことで見やすくなります。
内容が整理されるため、上司も確認しやすくなり、返信や指示ももらいやすくなります。文章で詰め込まず、見た目にも配慮しましょう。
【コツ5】具体的に書く
「うまくいきました」や「対応しました」だけでは伝わらないこともあります。
「A社へ電話し、○○の件で確認を取りました」など、誰に・何を・どうしたかを具体的に書くことで、報告の質が上がります。
【コツ6】言葉遣いや誤字脱字がないか確認する
丁寧な言葉づかいは、相手への信頼感にもつながります。
送信前に一度読み直して、誤字脱字がないか、不自然な表現がないかをチェックしましょう。
読み手を想像することが、伝わる文章の第一歩です。
【コツ7】効果的なタイミングで送信する
送信のタイミングも工夫しましょう。複数回送信するのがおすすめです。
1日のまとめとして日報を書く方も多いですが、日報を仕事終わりに考えて書く方法はおすすめできません。
始業前に「今日の目標」、終業後に「実績と振り返り」の日報を送れば、計画→実行→結果の流れがわかりやすい日報になります。また、朝や午後の初めなど、相手が比較的余裕のある時間帯に送ると目を通してもらいやすくなります。
重要な内容や確認が必要な場合は、1回きりで終わらせず、必要に応じてフォローの連絡を入れるのも効果的です。
日報メールを書きやすくするためのポイント
うまくいったことに着目する
うまくいったこと書くことで、まず自分のテンションが上がります(笑)。
これは仕事をしていく中で、最も大事なこと。
ただし、「やったー!」とただ喜ぶだけではNGです。
何がよかったのか、成功要因を自分なりに考えることが大切です。
もしかしたら、たまたまうまくいったのかもしれません。
でもそれを積み上げていくうちに、共通する成功要因に気づきます。
「あ、こうすればいいんだ!」と気づいたら、それを繰り返せばいいのです。
そうすれば、あなたのスキルは必ずアップします。
日報メールの書き方の例
日報メールにおける件名の書き方
「件名って、いつもこれでいいのかな?」そう思っていませんか?
日報【〇月〇日】山田太郎
上記のように、「誰が」「いつ」「何について」書いたかを明確にすることが重要です。これにより、上司や同僚はメールを開く前に内容を素早く把握でき、円滑なコミュニケーションと業務の効率化に繋がります。こうした配慮があなたの評価を高めます。
時系列のメール日報の例
今日の業務
9時~10時 チームMTGとメール対応
10時~12時 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13時~15時 新規開拓のTELアプローチ
15時~17時 株式会社N向けプレゼン資料作成
15時~18時 経営企画部とMTG
今日の結果と所感
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。
HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算が大きいため参画したいと考えます。ヒアリング内容を元に具体的な戦略を練る準備をしています。
新規開拓TELではアポ1件獲得。
書き方のポイント
何をどれだけの時間で行なったのか分かるように書きましょう。
所感は「気付き」「疑問点」「課題」に感じていることを明確に。
「~だと思いました」では、”感想文”になってしまうので注意しましょう。
PDCAサイクルを回す日報の例
今日の目標(Plan なるべく定量的に)
新規商談獲得2件/アポTEL20件
N株式会社との関係構築を深める今日の結果 (Do)
9時~10時 チームMTGとメール対応
10時~12時 N株式会社訪問 来期計画をヒアリング
13時~15時 新規開拓のTELアプローチ
15時~17時 株式会社N向けプレゼン資料作成
15時~18時 経営企画部とMTG良かったこと (Check)
N社は新シリーズ展開に向けてHP刷新を予定とのこと。HP制作はコンペで競合4社と競うことになりますが、予算も大きく参画したいと考えます。来週担当部長と会食セッティングしました。新規開拓TELではアポ1件獲得。課題と改善策 (Action)
質問回答に時間を要してしまい、コール件数が13件といつもより少なくなってしまいました。すぐに回答できるよう、コールの際は資料をすぐに開ける万全の状態で行うように徹底します。明日の目標 (Plan)
新規商談獲得2件/アポTEL20件
株式会社Sへのクロージングで200万円の受注を確定させる
書き方のポイント
「良かったこと」には、うまくいったことや、ラッキーだったことなどを書きましょう。
もし何も思い浮かばない場合は、学んだ点に着目します。
「改善策」については、どうしたらうまくいくのか自分なりに考えてみましょう。
改善点を考えることは自身の成長へと繋がります。
最後に「明日の目標」を書くことで、翌日何をすればいいのか明確になります。
目標を意識して業務に取り組み、生産性を高めていきましょう。
PDCAサイクルを回す日報テンプレートダウンロード
営業活動を「計画 → 実行 → 振り返り → 改善」の流れで整理できる、PDCA型の日報テンプレートです。
そもそも日報の目的とは?
自分の仕事改善のために書く
日報というと、「上司への報告のためのもの」「会社の指示で書かされるもの」
といったイメージがある人も多いことでしょう。
しかし、そのような感覚だとなかなか成果にはつながりません。
自分の仕事の改善のために日報を書く、という姿勢が重要です。
「どんな成果を上げたのか」「どんな失敗をしたのか」
自分の行動を客観的に見て、どう改善すべきか考えるのために書くのです。
そうすることで、優先順位をつけながら効率良く仕事を進めることができます。
上司は「メンタルの状態まで把握したい」と思っている
上司が部下の日報を毎日読んでいると、その人の心理状況や身体状況がわかってきます。
「A君は今日はモチベーションが下がっているな」とか、
「Bさんはここ数日体調も良いようだ」といった具合です。
たとえ毎日顔を合わさなくても、短い文章からも微妙な変化が読み取れます。
メンバーのモチベーションを把握して、いきなり「退職したいんですが…」といったこと
も防ぎたいと考えているのです。
日報メールが利用される理由
メール形式の日報は、多くの企業で採用されている一般的な報告形式です。時間や場所を問わず提出できる手軽さと、デジタルデータとして保管・検索が容易な点が特徴です。
手軽に提出・確認できる
メールは場所を問わず送受信できるため、在宅勤務やフレックスタイム制など、多様な働き方に対応できます。また上司も移動中やスマートフォンで手軽に確認できるため、タイムリーなフィードバックが可能です。
情報の保管と検索が容易
デジタルデータとして保存されるため、過去の業務内容や進捗状況を素早く検索・参照することができます。また重要な情報を転記する手間もなく、業務効率の向上にもつながります。
コミュニケーションツールとしての活用
メール形式であれば、上司からのコメントや質問にも迅速に対応できます。また他部署との情報共有も容易で、チーム全体の業務把握やナレッジ共有にも活用できます。
日報メールのデメリット
提出状況がわからない
取引先や社内のメールに業務日誌のメールが埋もれてしまいます。
誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。
外出先で業務日誌を書けない
エクセルをメールに添付して送る場合、会社に戻らないと日報が提出できない状況は多くあります。
帰社してPCを立ち上げ、メーラーを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。
これでは書く部下にとっても、戻ってくるのを待つ上司にとっても、時間の無駄。
他にやるべき作業に充てたり、早帰りをすべきです。
横のコミュニケーションが生まれにくい
日報を上司と部下の”交換日記”にしてしまうと、ただの業務報告に終始します。
しかし、日報を共有すれば成功事例や失敗事例が若手メンバーの学びになります。
また、スタープレーヤーの手法をマネることで、会社全体の営業力がアップします。
転職理由の第一位にもなっているのが「職場の人間関係」。
風通しがよく、居心地のいい雰囲気があれば、離職率もグッと減ることでしょう。
日報メールの作成を効率化する方法
日報メールを効率よく作成するためには、フォーマットやツールを活用し、なるべく作業を自動化・省力化することがポイントになります。ここでは、実務で役立つ具体的な効率化の方法を紹介します。
定型フォーマットをあらかじめ用意する
日報に記載すべき基本項目をテンプレート化しておくと、毎回の入力に迷わず短時間で作成できます。社内共通のフォーマットを導入すれば、上司やメンバーも確認しやすくなり、情報の抜け漏れ防止にもつながります。
箇条書きを活用して簡潔にまとめる
文章を長く書こうとすると時間がかかるだけでなく、読み手にとっても理解しづらくなります。要点を箇条書きで整理することで、短時間で入力できるだけでなく、読み手もスムーズに情報を把握できます。特に進捗や課題の共有には効果的です。
ツールや自動化を取り入れる
メールソフトの定型文機能を利用することで、作成を効率化できます。過去の日報内容をコピーして修正する仕組みや、自動で送信先を設定する機能を活用すれば、日々の手間を大幅に削減できます。
まとめ
メール日報は、日々の業務を効率的に報告・管理するための重要なツールです。基本的な項目を押さえつつ、自身の業務改善やキャリア成長にも活用できる内容を心がけることが大切です。また、上司とのコミュニケーションツールとしても活用し、適切なフィードバックを得ることで、より効果的な業務遂行が可能になります。課題があるとしても、それを改善のチャンスと捉え、より良い報告方法を模索していくことが重要です。最終的には、チーム全体の生産性向上やナレッジ共有にも貢献できる、価値ある情報発信を目指しましょう。
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外出先や移動中に日報を書いたり、部下にフィードバックを早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろんのこと、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのか一目瞭然。
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