【無料テンプレートあり】新人教育のための日報の書き方3つのポイント
多くの企業で、新人の業務への理解を深めるために日報の提出をさせています。どんな日報を書かせれば、早く仕事を覚え、職場に馴染めるようになるのでしょうか。
ここでは、新人教育のための日報の書き方をご紹介します。無料でダウンロードできるエクセル日報テンプレートもありますので、ぜひお使いください。
新人教育のための日報の書き方
①テンプレートを用意する
自由に書くスタイルでは、書き手によって差が出ます。書くべき項目を決め、テンプレートで設定してあげると良いでしょう。新人も何を書けばよいか迷うことはありませんし、しっかり書かせることができます。
新入社員向けの日報テンプレート
②新人の所感や意見を記入する
自分なりの考察、調べてみたこと、顧客動向など、気づいた点を書かせましょう。所感を書かせることの効果は、以下があります。
- 気軽にアイデアや業務改善の提案を発信できる
- 先輩からのアドバイスや突っ込みが得られる
- 主体性のある社員を育てることができる
毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。
実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。
③上司がポジティブなコメントを返す
「日報＝部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか？大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。
一昔前ならば、飲みに行ってプライベートの相談などをしながら関係構築をしたものですが、最近はそういったコミュニケーション形成は嫌われるようになりました。そこでオススメなのが、日報を活用したコミュニケーションです。
仕事内容や気づいた点を日報として報告してもらい、さらに、そこに上司がコメントをつけていくというような形にすると、自然なコミュニケーションをとっていくことができます。業務の報告という文脈の上にコミュニケーションを載せることができれば、自然と情報のやり取りを産むことができるのです。
気になったことやアドバイスがあれば、できるかぎりポジティブなコメントを返しましょう。日報の内容がイキイキとしているかは、上司が適確なコメントをつけて、タイミング良く本人にフィードバックしているかどうかにかかっています。
ミスなど失敗の記述があれば、落ち込んだ気持ちで書いたに違いありません。正直に書いたことに対し、「書いてもらって助かった、嬉しかった」と感謝の気持ちを書いて伝えましょう。
まとめ
新入社員を即戦力にしたいなら、日報アプリがオススメです。コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れることでしょう。
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