日報の活用ガイド

PDCAサイクルを回す日報テンプレートとは? 書式無料ダウンロード

「日報が面倒くさい」と思う人は少なくありません。しかし、日報にはPDCAサイクルを回すという目的もあります。

Plan(計画)-Do(仕事)-Check(振り返り)-Action(改善)というサイクルが、日報を書き続けることで自然と回せるようになるからです。

ここでは、PDCAサイクルを回す日報のテンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルが難しい3つの理由

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。仕事の生産性や品質を高める手法の基本です。

壮大な計画を立て、実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすら作業に追い立てられて1日が終わってしまう、という話をよく耳にします。

では、なぜPDCAサイクルを回すことができないのでしょうか。

①計画が甘く、実行に移せない

計画が曖昧だと、なかなか実行に移せません。業務フロー具体的な行動スケジュールのレベルまで落とし込みましょう。

実際にその計画を実行する担当者が、行動できるレベルになっていることが重要です。

  • なぜこの数値の売上目標を立てているのか
  • 自分たちがやるべき業務はなんなのか

そうすれば、上司やクライアントの要望によって指針が変わったとしても、柔軟に計画の変更に対応することができます。

②検証や改善がおざなりになっている

「商談件数を増やせ!」という上司の指示。でも、思うように契約が取れない。

「よし、ならば商談件数をもっと増やそう!」。。。これではますます疲弊する悪循環です。

経営者であれば、以下の点を検証し戦略を修正しましょう。

  • なぜ売上が伸びないのか、
  • 本当に商談を増やすという戦略が正しかったのか、
  • もっとうまく契約を取る提案の仕方はないのか

計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善が機能していない状況では、目標達成はありえません。

③やり方を変えるのが面倒orリスクを恐れている

たとえば、新しいツールを導入して生産性を上げたい上司。でも、現場からは今までのやり方を推す声も強い。。。この場合、「悩んでいるならやってみよう。やることで課題が見える」という発想を持つことが大切です。

不安を解消するための情報収集は、莫大な時間を消費します。計画ではなく、検証と改善を繰り返すことに力を注ぐべきです。

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PDCAサイクルを仕組み化した日報テンプレート

日報は、PDCAサイクルを強力に推進するツールです。そのためには、検証や改善をフォーマットで「仕組み化」しましょう。

こちらは無料でダウンロードしてお使いいただけます。

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無料の日報テンプレート ダウンロードリンク

日報の書き方のポイント

  • 今日の目標Plan):なるべく数値で表す
  • 今日の結果(Do):なるべく数値で表す
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):原因を探り、どうしたらうまくいくのか考える
  • 明日の目標:目標を意識して取り組む

このように、テンプレートに従って書くだけで、部下は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

 

日報でPDCAを回すには

PDCAサイクルを回せるいま話題の日報アプリとは?

日報共有アプリgamba!(ガンバ)は、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNS的な要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くとPDCAサイクルを回している。」それがgamba!!です。

豊富なテンプレート機能

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料で日報テンプレートを作ってくれるサービスがある

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

もちろん、使い方の説明も行っています。

例え導入をしなかったとしても、自社の日報を見直すいい機会になるので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料相談を申し込む

 

KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。

目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。

KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります

また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相で日報以外にも使える

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。

さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

日報アプリを活用してPDCAサイクルを回そう

gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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