日報テンプレート(フォーマット) 日報の活用ガイド

PDCAサイクルを回す日報テンプレートとは? 書式無料ダウンロード

2020年8月7日

「日報が面倒くさい」と思う人は少なくありません。しかし、日報にはPDCAサイクルを回すという目的もあります。

Plan(計画)-Do(仕事)-Check(振り返り)-Action(改善)というサイクルが、日報を書き続けることで自然と回せるようになるからです。

ここでは、PDCAサイクルを回す日報のテンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルが難しい3つの理由

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。仕事の生産性や品質を高める手法の基本です。

壮大な計画を立て、実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすら作業に追い立てられて1日が終わってしまう、という話をよく耳にします。

では、なぜPDCAサイクルを回すことができないのでしょうか。

 

①計画が甘く、実行に移せない

計画が曖昧だと、なかなか実行に移せません。業務フロー具体的な行動スケジュールのレベルまで落とし込みましょう。

実際にその計画を実行する担当者が、行動できるレベルになっていることが重要です。

  • なぜこの数値の売上目標を立てているのか
  • 自分たちがやるべき業務はなんなのか

そうすれば、上司やクライアントの要望によって指針が変わったとしても、柔軟に計画の変更に対応することができます。

 

②検証や改善がおざなりになっている

「商談件数を増やせ!」という上司の指示。でも、思うように契約が取れない。

「よし、ならば商談件数をもっと増やそう!」。。。これではますます疲弊する悪循環です。

経営者であれば、以下の点を検証し戦略を修正しましょう。

  • なぜ売上が伸びないのか、
  • 本当に商談を増やすという戦略が正しかったのか、
  • もっとうまく契約を取る提案の仕方はないのか

計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善が機能していない状況では、目標達成はありえません。

 

③やり方を変えるのが面倒orリスクを恐れている

たとえば、新しいツールを導入して生産性を上げたい上司。でも、現場からは今までのやり方を推す声も強い。。。この場合、「悩んでいるならやってみよう。やることで課題が見える」という発想を持つことが大切です。

不安を解消するための情報収集は、莫大な時間を消費します。計画ではなく、検証と改善を繰り返すことに力を注ぐべきです。

PDCAサイクルを仕組み化した日報テンプレート

日報は、PDCAサイクルを強力に推進するツールです。そのためには、検証や改善をフォーマットで「仕組み化」しましょう。

こちらは無料でダウンロードしてお使いいただけます。

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート

PDCAサイクルを回す日報の書き方 ポイント

  • 今日の目標Plan):なるべく数値で表す
  • 今日の結果(Do):なるべく数値で表す
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):原因を探り、どうしたらうまくいくのか考える
  • 明日の目標:目標を意識して取り組む

このように、テンプレートに従って書くだけで、部下は自然とPDCAサイクルを回すことができます。

 

日報でPDCAを回すには

日報を活用してPDCAサイクルを回そう

日報を書くだけでPDCAサイクルを回すことができます。

もし、日報をアプリで管理できたら、移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができ、仕事の能率がグッとあがります。日報のためにわざわざ会社に戻る必要はありません。

新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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