業務の改善のヒントは「仕組み化」すること
時代の変化が早い昨今、改善を続けることが、ビジネスチャンスを生みます。しかしどれだけ改善をテーマに議論を交わしても、実行されなければ意味はありません。
会議で話し合われるだけでは現場が変化することはなく、意味がないのです。そこで改善を考えるにあたって意識すべきこと、そして改善策を浸透させるポイントについて解説します。
目次
なぜ改善するのか？やる意味は何か？問題点を吟味しよう
業務フローの改善は簡単なことではありません。何故ならほとんどの会社の業務は様々な部署と連携しながら進んでいる為、どこか一つのフローが変わるだけで、他部署の業務フローにも影響を与える必要があるからです。
会社の中である一部の人だけ仕事が楽になったとしても、他の部署にその負担がかかってしまっては意味がありません。改善を意味があるものにするためには、「俯瞰した視点」を持ち、改善すべきポイントと改善方法を考える必要があるのです。
では具体的に改善に取り組む場合、どのようなことから取り組めばいいのでしょうか。それは問題点を吟味すること。業務改善をする場合は表面的なことだけを捉えていてもできません。問題点の本質はどこにあるのか、それを吟味することが欠かせないのです。
本当にそれが問題？問題の本質を捉えよう
意味がある改善の為に欠かせない「俯瞰した視点」とは、どのように活かされるべきなのでしょうか。飲食店を例に考えてみましょう。
例えば業務フローの改善について考える時、多くの店舗することに「従業員・アルバイトの声を聞く」ということがあります。
それ自体は悪いことではありません。しかしそこから出た問題を議題としてすぐに改善に取り組むべきではありません。それではまだ俯瞰度が低いのです。
従業員・アルバイトの声以外にも飲食店では聞くべき声があります。それは「お客様の声」。
例えばお客様にアンケートへの協力を依頼して一定期間、不満点など声を集めるボックスを設置したとしましょう。それだけで従業員の声だけでなくお客様の声も含めて問題の本質が何かを考えることができるのです。
改善の現実化は仕組み化がカギ！掛け声倒れでは意味がない
改善を意味があるものにする為には、会議で改善の手段が決まったとしても、そこで終わってはいけません。改善がしっかりと実施されたのか、また改善策を実施した結果としてどうなったのか、それを集約する仕組みを作りましょう。
飲食店の場合地方の店舗には、本部から管理の目が行き届かなくなりがち。そのためマネージャーや店長が会議で周知されたことが、現場で実行されていないケースは往々にしてあります。
改善策は現場で実施されなければ全く意味がありません。したがって改善策が立案できた際は、それをどのように実行して進捗を管理するのか、そこまで考える必要があるのです。
そしてもう一つ重要なことがあります。それは会議に参加しているマネージャーや店長に「改善がなぜ必要なのか」その意味をしっかりと理解させることです。
店舗の従業員に改善を浸透させる為には、それを率先するマネージャー・店長の理解が欠かせません。
業務改善を習慣化できる日報アプリgambaとは？
改善提案制度は、従業員のモチベーション向上にも大変有効です。
日報アプリ「gamba!(ガンバ)」には、部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。
①日報テンプレートで改善提案しやすい環境に
日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。
日報テンプレートに「改善提案」の項目を加えると、1日の業務を振り返りながら、自然と改善提案が上がる仕組みができます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
改善提案がしやすい日報アプリを活用しよう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
いまなら15日間の無料トライアルを実施中！日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できるオンライン無料相談を開催しています。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。運営ポリシー
