日報を紙からアプリに変えて提出率100%に!日報共有で部門を超えたコミュニケーションが活発化した

熊本大同青果株式会社 代表取締役社長 月田潔孝氏/総務課長 内田圭介氏

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青果市場の運営に加え、安心安全を追求した特別栽培農産物や加工食品のプロデュースなど、日本の農業を守るために、新たな挑戦を続けている熊本大同青果株式会社

経営理念は、「全従業員の幸福を追求し、地域社会に貢献すること」。変化の激しい時代のなかで市場に新たな価値を見出してくれるのは、常に明るく前向きな社員の発想力。そんな「社員」こそが財産と考えています。

導入目的
  • 外出先でもタイムリーに日報を確認できるツールを探していた
課題
  • 取り纏めた日報が上層部に届くのが2~3日かかることもあった
効果
  • 60%だった日報提出率が100%に!社内に日報が定着し、部門を超えたコミュニケーションが活発化した
  • 日報共有が若手社員の学びになり、積極性が増した

日報を読むまでに2~3日かかることもあった。

導入のきっかけ

__総務課長 内田さん

かつては、従業員が基幹システムに入力した日報を、部署長が内容をとりまとめて印刷して総務へ提出。それを総務がスキャンしてPDFに変換し、部署長や社長にLINEで送っていました。かなり煩雑な作業だったので、上層部に日報が届くのがタイムリーじゃないんですよね。

ある日社長から、「3日前の日報を読んでいる状態では、情報が古すぎる。その日のうちに日報を見ることができるツールを探して欲しい」という指示があり、私がツールを探すことになりました。

他にもタスク管理がメインのソフトウエアの業者も試したんですが、日報としては使い勝手が悪く、求めていたものと違いました。gamba!は日報をメインですし、実際に無料トライアルをやってみてうまく社内共有ができていたので、導入することに決めました。

総務課長 内田さん

紙からアプリに変えて日報提出率が100%に。

__総務課長 内田さん

導入前は、日報は部署長しか読んでいませんでしたが、gamba!は新入社員をはじめとして、様々な部署のメンバーの日報を読めるのがいいですね。「総務の日報には俺たちと違う視点で書かれているから、それを読むのが楽しい」といってくれる営業のメンバーもいます。

__月田社長

誰かが日報を提出すると、その通知がメールやアプリに届くから、「日報出さなきゃ!」って思うのかもね(笑)。このシステムはほんと画期的だと思いますよ。

__総務課長 内田さん

以前は、部署によって日報提出に偏りがありました。提出率でいうと、だいたい5~6割くらい。でもgamba!は「みんなに読まれている」というのが前提にあるので、日報を出さないと逆に目立ってしまいます(笑)。おかげさまで全員が毎日提出するようになりました。紙に印刷する必要もなくなったので、労力も経費もかなり削減できました。

月田会長

日報が盛り上がっている部署は業績も良い。

盛り上がる秘訣は日報へのコメント

__総務課長 内田さん
以前使っていた基幹システムとは違い、gamba!は社内にいなくても、外出先や家で日報を書いたり読んだりできるのが便利ですね。

中でも、日報のコメントを読むのが楽しいしんですよ。自分宛のコメントはもちろんですが、他のメンバーがどんなコメントしてるのかなと読むのも面白くて。

gamba!を通じて、部門という垣根を超えたコミュニケーションができるのがいいですね。日報が盛り上がっている部署は、雰囲気だけでなく業績もいいんですよね。チームワークと連動しているのが分かります。

__月田社長

私は、毎日100件以上の日報を読んでいます。大変だけど、それよりもこうやって、みんなが積極的に日報を書いてくれるのが嬉しいですね。みんなが欠かさず書くのは、必ず誰かがコメントしているからでしょうね。部署長は、メンバーの日報に必ずへコメントをしていますよ。

__総務課長 内田さん

先日、社長が若手社員の日報に、「この取引先は、次回俺も一緒に同行するよ」とコメントしていたんです。社長からそんなレスポンスが貰えたら、日報を書くのが楽しくなりますよね。

 

部門を超えたコミュニケーションが活発になった。

__総務課長 内田さん 

我が社は、15年以上前から、様々な形で社内コミュニケーションを向上させる取り組みをしています。

例えば、全員参加のイベントのマラソン大会やスポーツ大会だとか、部署毎の懇親会を社費で年4回やっていて、タクシー代行の代金も出しています。また、イベントごとに委員会を作り、コミュニケーションが行き渡るような運営を心掛けています。。

また、新卒採用は2年目の社員にも参加してもらっています。彼らがプレゼンテーションをすれば、学生目線に近い形で会社の魅力を伝えられますからね。そうやって、一緒に働きたいと思える人材を採用しています。そうしたカルチャーも、gamba!がうまくフィットした一因だと思いますね。

あと、こういったデジタルツールは、特にスマホ操作が苦手な年配者だと拒否反応みたいなものがあると思うんですが、gamba!はシンプルで使いやすいですし、うちはみんな抵抗感なく使えているのが強みかもしれません。

同期の日報が刺激になっている。

日報には、以下の4つを書いてもらっています。

  • お客様情報
  • ビジネスパートナー情報
  • 今日したこと
  • 考えや意見

誰がどんな作業をしたか、具体的な動きがわかるので、特に新入社員をはじめとした若いメンバーには刺激になっています。同期の動きが気になるんでしょうね。

たとえば、「お客さんとこんな会話しました」という内容を参考にしたり、「今日契約いただきました」という日報を読んで「自分も頑張らなければ!」と奮起したり。gamba!を通じて、そういった成長する姿が見れるようになったことがすごくよかったです。

 

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