日報をアプリで！クラウド日報ツールの選び方３つのポイント
働き方改革が叫ばれる昨今、情報共有と社内コミュニケーションの活性化を促進する動きが盛んになっています。そんな中、いま注目されているのが、クラウド日報管理ツール。日報を共有し、いつでもどこでも確認できるのが魅力です。
日報管理を効率化するクラウドサービスとしてよく名前が上がるのが、チャットワーク（ChatWork）、トークノート（Talknote）、nanoty（ナノティ）、日報共有アプリgamba!（ガンバ）です。
ところが、色々比較検討してみたものの、「どれが自社に合うのかわからない」「いくつか無料トライアルを申し込んだけど、ほとんど触らずに終了した」など、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、クラウド日報ツールの選び方をご紹介。ぜひこれを参考に、これを読めばあなたの会社にぴったりな日報アプリが見つかります。
トライアルで見極めるべき3つポイント
１）日報アプリは職場の仲間と一緒に試す
よくあるのが、経営者が独断でツールの導入を決め、いざ始めたらみんな書かなかったというもの。これは、みんなで試さずに決めてしまったことが原因です。
そもそも日報は、経営者などいわゆる”管理する側”は必要不可欠だと考えていますが、管理される側の部下にとっては面倒なもの。だから部下が抵抗を示すのは当たり前です。それを回避するために、職場の仲間と一緒に試すことが大切なのです。
ひとりで試してもイメージは掴めません。経営者、管理職、部下といったそれぞれの立場では視点が違います。みんなで試してそれぞれの視点から意見を募ることで、運用のイメージが掴めるのです。たとえ部下の抵抗が多くても、「これ面白そうだな」と感じる部下がいれば、きっと味方になってくれるでしょう。
２）直感的に操作できるか？
いま書いている日報をそのまま入力してみよう
試し操作だからといって「あ」と入力するだけでは、感覚は掴めません。いま書いている日報を、そのまま入力できるか試しましょう。スムーズに文字入力ができるか？部下の投稿した日報がどんな風にUPされるのか？などを確認しましょう。
直感的に操作できるか試してみよう
特にスマートフォンは画面が小さいので、ボタンにいちいち説明がありません。ですから、「この操作はこのボタンかな？」と、直感的に操作できるかどうかを確認しましょう。
スマートフォンの操作に慣れていない人が多い職場の場合は、できるだけシンプルなものが良いでしょう。
多機能すぎても使いづらい
せっかくお金をかけて導入するのだから、色々な機能がついていたほうがいいと思う人も多いことでしょう。しかし、そこに落とし穴が。
多機能であればあるほど、画面は複雑になります。いざ操作しようと思っても、どこをどう操作していいのかわからないようなシステムでは、使う気になりません。
そもそも効率化のために導入するのに、今より複雑なシステムでは意味がありません。毎日使うものだからこそ、必要な機能に絞ったものを選びましょう。自社にとって本当に必要な機能は何かを見極めることが大切です。
３）アプリでスムーズに操作できるか？
実際に導入すると、移動中や外出先で日報を入力したり、読んだりすることになります。そうなると、スマートフォンやタブレットで、いかにスムーズに操作できるかが重要になってきます。
実はクラウド日報サービスは、専用アプリがあるものと、ないものがあります。アプリの利点とは何でしょうか？
プッシュ通知がある
プッシュ通知とは、アプリを起動していなくてもスマートフォンにお知らせするシステム。誰かが日報を書いたり、チャットのメッセージが届いたときに、画面に表示されます。
最大の利点は、表示された通知をタップするだけで、すぐにアプリが開けること。
ではアプリがない場合、そういった通知はどうなるのでしょうか？この場合、投稿やコメントなどの通知はメールに届きます。
しかし、会社のメールには取引先からの重要なメールから迷惑メールまで、さまざまなメールが届きます。そこへ通知が混ざるわけですから、気づかない可能性が大いにあります。
またこのプッシュ通知ですが、実は2種類あります。それは、メッセージの内容が表示されるか否か。下の例をご覧ください。
A）差出人のみ表示
B）差出人と内容まで表示されている
Aの場合、アプリを開かないと要件がわかりません。しかし、内容まで表示されるBなら、至急対応すべきか否かがわかります。このように、より便利なものを選ぶのも、スムーズに仕事をするポイントとなります。
すぐにログインできる
Webブラウザだと、毎回HP検索して開かなければならなかったり、HPにログインボタンがなくて、メールに添付されたログインボタンを使うというものもあります。
でもアプリがあれば、ワンタッチでOK。すぐに開きます。意外とスマートフォンアプリを用意していないサービスもあるので、よく確認しましょう。
初期費用が高額？無料相談を使って説明を聞くのもアリ
実際にトライアルをし、このアプリ良さそうだなと思って料金プランを見ると「料金に関するご相談はお問い合わせください」との表示。で、いざ問い合わせてみると「初期費用100万円〜となっています」という会社もあります。
小さな会社や、一部の部署で使いたい場合は無理ですよね。せっかくのトライアルが無駄になってしまいます。ですので、トライアルの前に無料個別相談を利用するのがオススメ。
専門スタッフがそれぞれの会社に応じた運用方法を提案してくれます。また、パソコンやスマートフォンの操作に自信がない方には、使い方のレクチャーもしてくれるので安心です。
日報アプリは、毎日使うもの。使い勝手の悪さは大きなマイナスになります。まずは職場の仲間を招待し、みんなで無料トライアルを試しましょう。そして、パソコンとスマートフォンの両方で試してみてください。
日報がメインならgamba!がオススメ
日報共有アプリgamba!（ガンバ）は、チャット、テンプレート設定、Googleカレンダー連携、目標管理などができるカンタン日報アプリです。
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
