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危険すぎる!LINEのビジネス利用に潜むリスク2019

2019年3月30日

スマホユーザーの8割が使っているという『LINE』。素早く簡単にメッセージのやりとりができたり、画像をシェアできたりと、とにかく便利です。何と言っても無料で使えるのがメリットですよね。

しかし、業務連絡や日報など、ビジネスシーンでLINEを利用していませんか?実はLINEの業務利用は、会社にとって、そして社員にとって、恐ろしいリスクが潜んでいます。

知らないと後悔する「LINEの業務利用に潜むリスク」について解説します。

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こんなにあった!LINEトークの流出原因

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。情報漏洩の8割が、従業員の不正やミスが要因と言われているのを知っていますか?

情報漏洩は、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

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電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち(自動)追加」がデフォルトでオンになっています。つまり、端末の電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。

例えば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、LINEの普及率から考えると、高い確率で自動的にLINEで繋がることになります

もし、その相手に仕事の内容を誤送信してしまったら……。LINEは従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。したがって、機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。

“なりすまし詐欺”と繋がる

「友だち」に同僚の名前が上がり、会社グループに追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったという、いわゆる“なりすまし詐欺” 。

なりすまし詐欺が怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を「友だち」に追加したことで、そこから漏れていくことです。

 

退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマホでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。

もし情報漏洩が発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定作業は困難になります。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。

万一トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況を確認することができず、責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。 また、退職した社員を制御することもできず、社内情報やファイルを転送される恐れがあります。

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約半数の新入社員がLINEの業務利用に「抵抗がある」

プライベートのスマホ端末でLINEを使う=公私の区別がつきにくくなるということ。休日や業務時間外に、上司から来たLINEに返信しなければならなかったり、通信費だって、自己負担する必要があります。

産業能率大学による「2018年度新入社員の会社生活調査」によると、約半数はLINEを業務で使いたくないと回答。仕事とプライベートはきっちり分けたい、マナーを遵守したいといった意見が相次ぎました。

  1. 「プライベートで使うものだと思っているから」(83.1%)
  2. 「相手に失礼だと思うから」(44.3%)
  3. 「アカウントを知られたくないから」(35.2%)

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プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます。せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

「情報の蓄積」や「後で検索」ができない

機種変更すると履歴が消えてしまう

LINEは、後からグループに参加した人が前の履歴を見ることができず、単なる連絡手段としてしか運用できません。せっかく共有した情報も消えてしまえば意味がありません。

気づきや改善のヒントが埋もれる

LINEは時間が経つと新しいメッセージが追加され、やりとりがどんどん流れていきます。そのため、アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます。

また、「そう言えば上司が重要なことを書いていたよな?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができないため、メッセージを探すのは容易ではありません。

 

グループLINEの限界

例えば、10名の社員のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。

また、自分に関係のないやりとりも一方的に受信し続けます。知らない間にやりとりが進んでいてついていけなかったり、未読がすごい件数になっていること、プライベートでも経験ありませんか。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきます。

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日報と業務連絡は使い分けよう

チャットのメリットは「迅速なコミュニケーションが取れること」

  • 「これって今どういう状況だっけ?」という進捗状況の確認
  • 「○○さんに連絡してください」という伝言
  • 「この資料をすぐに確認してもらえませんか?」という依頼

このように急を要する場合は、意思確認が早くでき、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。

しかし、「今日1日どんな作業をしたか」という、いわゆる日報をチャットで行ってしまうと、ただの業務連絡に終始してしまいます。

 

日報は「一日の仕事の振り返り」

振り返りの中で、うまくいった出来事や反省すべき出来事など、さまざまなことが頭に浮かびます。それを書き留めることで次の仕事に生かし、社員のスキルアップにつながります。

また、上司も部下の抱えている問題がわかり、適切なアドバイスがしやすくなります。日報を上手に活用することで、上司と部下のコミュニケーションのきっかけづくりになるのです。

つまり、「日報を充実させる」という目的意識を持つことが、仕事で成果を上げ続けるモチベーションにつながります。そこでオススメなのが、日報とチャットの両方を兼ね備えた「日報アプリ」です。

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チャットもできる日報アプリとは?

日報アプリgamba!(ガンバ)は、LINEで使い慣れたチャット機能はそのままに、日報で日々の振り返りができるビジネスコミュニケーションツールです。

gamba!のチャット機能

 

日報で行動を振り返り、修正できる

成果を上げるには「振り返り」が重要です。うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。

gamba!はあらかじめテンプレートを設定できるので、項目に従って入力するだけで日報報告ができるカンタンアプリです。

gamba!なら情報漏洩を防ぐセキュリティも万全!

チャットワークなど、社外とのやり取りができるチャットツールも増えています。しかし、社外と繋がるということは、外部への誤送信というリスがあります。

その点、gamba!なら社内のメンバーだけでのやりとりになるので、外部へ転送される心配がありません

もし、スマートフォンを落としてしまった場合でも、PCや他のスマートフォンからリモートでログアウトやパスワード変更ができるので安心です。

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。

いま一度、企業のセキュリティを考えたコミュニケーションツールを考えてみてはいかがでしょうか。

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