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【情報流出の危険】LINEのビジネス利用に潜むリスクとデメリット

2021年8月31日

業務連絡や日報など、ビジネスシーンでLINEを利用していませんか?

「LINE」は世界で230以上の国、地域で使用され、日本では8,600万人以上に利用されている大人気コミュニケーションサービスです。素早くかんたんにメッセージや画像がやりとりできるのが便利ですよね。

しかしLINEの業務利用は、これにとどまらず会社や社員にとって恐ろしいリスクやデメリットが潜んでいます。長期的に見るとあなたの会社にも損失が起きているかもしれません。

いくらプライベートで使い慣れていても「使いやすいし…」と安易に会社で利用するのは考えものです。
この記事では、知らないと後悔するLINEの業務利用におけるリスクとデメリットを解説します。
あなたの会社でのコミュニケーションを考えるきっかけになれば嬉しいです。


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こんなにあった!LINEトークの流出原因

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。
情報漏えいの8割は従業員の不正やミスが要因であることをご存知ですか?

情報漏えいは、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。
では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

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①退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマートフォンでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます
情報漏えいが発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定は困難です。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、いつ・だれが・どんなやりとりをしていたのか、企業では把握ができません。トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況確認ができず、責任の所在をつかめない状況に陥ります。

また、退職後の社員がプライベートな付き合いのためにLINEグループに参加し続けている状態は絶対に避けましょう。社内情報やファイルを転送される恐れがあります。
社員の退職時にはグループからの退会と会話ログの破棄を指示することを徹底してください。

 

②電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち(自動)追加」がデフォルトでオンになっています。
つまり、スマートフォンの電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。

たとえば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、LINEの普及率を考えると、高い確率で自動的にLINEで繋がることになります
もし、その相手に仕事の内容を誤送信してしまったら……。

LINEには、従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。
機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。

 

③なりすまし

「友だち」に同僚の名前が表示されたので会社グループに追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったということもありえます 。

なりすましが怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を友だちに追加したことで、情報漏えいしてしまうことです。

機密事項・個人情報などについてはLINEでやりとりするのは避け、LINEでは簡単な連絡にとどめておきましょう。


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LINEをビジネス利用するデメリット

LINEをビジネスで利用する際の主なデメリットを紹介します。
LINEはプライベートのやり取りをすばやく簡単に行うことを主眼においているだけに、ビジネス利用には適さない部分が多く存在しています。

 

①情報の蓄積ができない

・LINEは、次々と新しいメッセージが追加されることでやりとりが流れ、情報が埋もれてしまいます。アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます

・スマートフォンを機種変更するとこれまでの履歴がすべて消えてしまいます。後からグループに参加した人は前の履歴を見ることができず、これまでのやりとりを把握できません。

・「そう言えば○○さんが重要なことを書いていたっけ?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。
そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

このように、LINEはビジネスにおいて重要な「意見の積み上げ」に適しておらず、長い目で見ると損失を起こしている可能性が潜んでいます。

 

②「既読スルー」「グループLINE」「未読」のストレス

簡単に送れるLINEだからこそ、社員の負担になっているかもしれません。
あなたの会社ではこんなことが起きていませんか?

・既読スルー
既読スルーは相手が上司でも部下でも嫌なもの。自分に関係のないやりとりを一方的に受信し続けることも。かといって、そこに属している限り何も言わないのは悪い気も…。思わずLINEの通知をオフにしたくなってしまいますよね。

・誰が何を言っているのか把握できない
例えば、10名のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。その中でAさんがBさんに返信したり…となると、収拾がつかない状況になります。ひとつのグループでうまく情報共有できるのはせいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がくるでしょう。

・やりとりについていけない
会議中に未読がすごい件数になっている、知らない間にやりとりが進んでいてついていけない…という事もあります。見落としや既読有無の勘違いにより、食い違いが起きる可能性もあります。

 

③公私混同による離職リスク

プライベートのスマートフォンでLINEを使うと、休日や業務時間外に上司から来たメッセージに返信しなければならず、公私の区別がつきにくくなります。

産業能率大学による新入社員の会社生活調査では下記のような結果が出ています。
新入社員の間でもSNSのビジネス利用は賛否が分かれているようですね。

 ・「LINEなどのメッセージアプリを業務でも使用したいか」という質問に対して37.8パーセントが「使用したくない」と回答。
 ・「上司からSNSで“友達申請”(リクエスト)があったらどう思うか」に対して女性の63.4%が「嫌だ」と回答。その理由として73.6%が「公私は分けたいから」と回答

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます
せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

産業能率大学 総合研究所 – 2019年度 新入社員の会社生活調査(第30回)


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業務利用には企業が管理できるサービスを

LINEは情報漏洩のリスクだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。
まさに「タダより高いものはない」という言葉そのものです。

誤送信なんてするわけないし、ウチは大丈夫…。
いえいえ、これは、他人事ではありません。
だからこそ、業務でのコミュニケーションは企業が管理できるビジネス用のコミュニケーションサービスを利用しましょう。

現在は各社から様々な特徴を持ったサービスが展開されており、目的に合わせて選べます。
たくさんありすぎてわからない…という方のために比較記事もご用意しました。ぜひご参考ください!
日報アプリおすすめ12選(無料あり)|機能や特徴を比較

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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