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危険すぎる!LINEのビジネス利用に潜むリスク2019

スマホユーザーの8割が使っているという『LINE』。

素早く簡単にメッセージのやりとりができたり、画像をシェアできたりと、とにかく便利です。何と言っても無料で使えるのがメリットですよね。

しかし、業務連絡や日報など、ビジネスシーンでLINEを利用していませんか?実はLINEの業務利用は、会社にとって、そして社員にとって、恐ろしいリスクが潜んでいます。

知らないと後悔する「LINEの業務利用に潜むリスク」について解説します。

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こんなにあった!LINEトークの流出原因

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。情報漏洩の8割が、従業員の不正やミスが要因と言われているのを知っていますか?情報漏洩は、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

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①電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち(自動)追加」がデフォルトでオンになっています。つまり、端末の電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。

例えば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、LINEの普及率から考えると、高い確率で自動的にLINEで繋がることになりますもし、その相手に仕事の内容を誤送信してしまったら……。

LINEには、従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。したがって、機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。

 

②“なりすまし詐欺”と繋がる

「友だち」に同僚の名前が上がり、会社グループに追加したところ、実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったという、いわゆる“なりすまし詐欺” 。

なりすまし詐欺が怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、乗っ取られた同僚を「友だち」に追加したことで、そこから漏れていくことです。

 

③退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマホでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます。そのため、もし情報漏洩が発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定作業は困難になります。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。万一トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況を確認することができず、責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。

また、退職した社員を制御することもできず、社内情報やファイルを転送される恐れがあります。

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LINEを業務利用するデメリット

①情報の蓄積ができない

LINEは、スマートフォンを機種変更すると、これまでの履歴がすべて消えてしまいます。また、後からグループに参加した人が前の履歴を見ることができず、これまでのやりとりを把握することができません。

せっかく共有した情報も、消えてしまえば意味がありません。これでは、一時的な連絡手段としてしか運用できません。

 

②業務改善のヒントが埋もれる

LINEは時間が経つと新しいメッセージが追加され、やりとりがどんどん流れていきます。そのため、アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます。

また、「そう言えば上司が重要なことを書いていたよな?」と思い出しても、LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

 

③グループLINEの限界…やりとりについていけない

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例えば、10名の社員のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。

また、自分に関係のないやりとりも一方的に受信し続けます。知らない間にやりとりが進んでいてついていけなかったり、未読がすごい件数になっていること、プライベートでも経験ありませんか?

友達同士でのやりとりだったら問題ないかもしれませんが、ビジネスではストレスしかありません。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名。社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がきます。

 

④公私混同による離職リスク

プライベートのスマートフォンでLINEを使うということは、休日や業務時間外に上司から来たLINEに返信しなければならなかったり、公私の区別がつきにくくなります。また、通信費だって自己負担する必要があります。

産業能率大学による新入社員の会社生活調査によると、約半数は「LINEを業務で使いたくない」と回答。仕事とプライベートはきっちり分けたい、マナーを遵守したいといった意見が相次ぎました。

  1. 「プライベートで使うものだと思っているから」(83.1%)
  2. 「相手に失礼だと思うから」(44.3%)
  3. 「アカウントを知られたくないから」(35.2%)

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます。せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

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LINEを業務で使いたくない理由

業績を上げたいならLINEではなく日報がおすすめ

LINEのメリットは、迅速なコミュニケーションが取れること

  • 「これって今どういう状況だっけ?」という進捗状況の確認
  • 「○○さんに連絡してください」という伝言
  • 「この資料をすぐに確認してもらえませんか?」という依頼

このように急を要する場合は、意思確認が早くでき、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。しかし、「今日1日どんな作業をしたか」という、いわゆる日報をLINEで行ってしまうと、ただの業務連絡に終始してしまいます。

 

日報で振り返りる癖をつけることで、課題解決ができるようになる

一日を振り返ることで「なんでこの結果になったのか? 理由は何だろう?次回はもっとこうすればいいのではないか?」と部下は自問をします。すると、何度も同じような原因が登場することに気づきます。

そしていつの間にか、「あっ、これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになります。このように結果分析を続けていけば、いずれ自分で問題点が分かるようなってきます。

とはいえ、日報はLINEと違って書くのが面倒くさいんだよね…というのが正直なところですよね。そこでオススメなのが、SNSの仕組みを取り入れた日報アプリです。

 

 

ビジネス専用ツール「日報アプリ」のメリットとは

日報アプリは、LINEで使い慣れたチャット機能はそのままに、日報で日々の振り返りができるビジネスコミュニケーションツールです。今回は、そんな日報アプリの中で最も歴史のあるgamba!(ガンバ)をご紹介します。

gamba!は、「日報=面倒くさい」という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといった、SNSの要素を取り入れました。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!です。

 

日報とチャットが1画面で表示されるgamba!のデュアル画面

 

企業や職種に合わせたテンプレートで報告がスムーズに

毎日何を書いたらいいか考えるのは、ストレスになりがち。そのため、gamba!は必要な項目を短時間で書けるようなテンプレート機能を備えています。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークは、チェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

また、日報だけでなく、商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

 

無料サポートが充実している

無料コンサルティングLINEは使えるけど、ITツールの操作にに自信がない…そんな方でもご安心ください。

使い方の説明はもちろんのこと、今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じた日報テンプレート作成をしてくれる無料サポートがあります。

創業以来、累計1,440社以上の日報テンプレート作成とKPI策定実績のあるgamba!日報スペシャリストが、御社に最適な日報運用をご提案します。

気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

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KPI(目標)管理

gamba!は、目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理ができます。目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認。KPIを共有することで、メンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

gamba!の画像

 

提出状況がわかる

「提出状況一覧」で誰が提出していないかすぐに分かります。また、毎日決まった時刻に提出を促す「リマインド通知」機能もあり、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間が省け、管理がラクになります。

日報提出一覧

 

確実な報連相ができる

gamba!には、優先的にメッセージを読んで欲しい時に、相手が開封するまで、定期的にプッシュ通知をする機能があります。

たとえば、チラシを作成したい場合、経理グループへ稟議申請や経費申請といったものを投稿すれば、開封が確認されるので、申請できたかどうかがわかります。さらに、返信が欲しい時は「返信要求ボタン」をつけることで、確実な報連相を行うことができます。

 

gamba!ならセキュリティも万全!

チャットワークなど、社外とのやり取りができるチャットツールも増えています。しかし、社外と繋がるということは、外部への誤送信というリスがあります。

その点、gamba!なら社内のメンバーだけでのやりとりになるので、外部へ転送される心配がありません。もし、スマートフォンを落としてしまった場合でも、PCや他のスマートフォンからリモートでログアウトやパスワード変更ができるので安心です。

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのもの。いま一度、企業のセキュリティを考えたコミュニケーションツールを考えてみてはいかがでしょうか。

 

gamba!なら結果の出る日報になるまで、無料でしっかりサポート!

gamba!(ガンバ)には、たった5分で日報を作成するための機能が満載。外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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