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危険すぎる!LINEのビジネス利用に潜むリスク2020

2020年10月8日

業務連絡や日報など、ビジネスシーンでLINEを利用していませんか?

スマートフォンユーザーの8割が使っているという『LINE』。
素早く簡単にメッセージのやりとりができたり、画像をシェアできたりと、とにかく便利です。
何と言っても無料で使えるのがメリットですよね。

しかし、実はLINEの業務利用は、会社にとって、そして社員にとって、恐ろしいリスクが潜んでいます。
知らないと後悔する「LINEの業務利用に潜むリスク」について解説します。

 

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LINEをビジネスで利用するメリット

メールより手軽に連絡できる

チャット形式のLINE。会話をするようにやり取りができるのが魅力です。

一方でEメールの場合、たとえ相手が社内のメンバーだったとしても、
「お疲れ様です」の挨拶文から始まり、最後には「よろしくお願い申し上げます。」
といった結びの文章が必要です。

そしていったん読み返して、誤字や失礼がないかのチェックをします。
意外と時間がかかるし、面倒ですよね。

その点、LINEはチャット形式なので、いきなり本題に入っても構いません。
スタンプを使って「お疲れ様です」と伝えることもできます。

メールに比べて手軽ですし、よりフラットなコミュニケーションがとれます。
また、未読数が分かるだけでなく、一覧で見ても相手ごとに表示されるので分かりやすいUIとなっています。

 

画像や動画だけでなく通話もできる

なんと言っても、通話が無料というのが便利ですよね。
顔を見ながらLIVE通話ができますし、現地の様子を伝えることもできます。

また、複数の画像や動画も添付できるので、容量を気にすることなく使うことができます。

 

グループでのやりとりがスムーズにできる

EメールだとCCの入力し忘れたり、
受け取った側が誤って迷惑メールと一緒にゴミ箱に入れてしまったりと、
情報伝達の過程でミスが生じることがあります。

一方、LINEのグループ機能を使えば一度に複数人でのコミュニケーションがとれるので、
簡単に情報共有ができます。

こんなにあったリスク!LINEトークの流出原因

LINEのビジネス利用で最も危険とされるのが情報流出です。

情報漏洩の8割が、従業員の不正やミスが要因と言われているのを知っていますか?
情報漏洩は、企業の信用度を大きく揺るがす問題です。

では、LINEの情報はどのように流出するのでしょうか。

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①電話帳から勝手に友達登録される

LINEは「友だち(自動)追加」がデフォルトでオンになっています。
つまり、端末の電話帳に登録されている電話番号が自動で読み込まれる仕組みです。

例えば、ビジネスで名刺交換した相手を電話帳に登録した場合、
LINEの普及率から考えると、高い確率で自動的にLINEで繋がることになります

もし、その相手に仕事の内容を誤送信してしまったら……。

LINEには、従業員の行動を監視・制限するための仕組みが搭載されていません。
したがって、機密情報や顧客情報を社外に転送しようと思えば簡単にできてしまいます。
友だち自動追加機能はオフにしておきましょう。

 

 

②“なりすまし詐欺”と繋がる

「友だち」に同僚の名前が上がり、会社グループに追加したところ、
実は乗っ取られたアカウントによる “なりすまし” だったという、いわゆる“なりすまし詐欺” 。

なりすまし詐欺が怖いのは、自分は乗っ取られていないのに、
乗っ取られた同僚を「友だち」に追加したことで、そこから漏れていくことです。

そのため、機密事項・個人情報などについてはLINEでやりとりするのは避け、
LINEでは簡単な業務連絡にとどめておきましょう。

 

 

③退職した従業員の情報管理ができない

個人のスマホでLINEを使っていた場合、退職した元従業員の端末に業務情報が残り続けます
もし情報漏洩が発生した場合、企業側にはログが残っていないため、流出元の特定作業は困難になります。

企業としてログ管理ができない個人アカウントである以上、
企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。

万一トラブルが発生した場合、情報の追跡や状況を確認することができず、
責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。

また、退職後の社員がプライベートな付き合いのためにLINEグループに参加し続けている状態は
絶対にやめしましょう。社内情報やファイルを転送される恐れがあります。
退職時にはグループからの退会と会話の破棄を徹底してください。

 

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LINEをビジネス利用するデメリット

LINEをビジネスで利用する際の主なデメリットを紹介します。

①情報の蓄積ができない

LINEは、次々と新しいメッセージが追加されることでやりとりが流れ、情報が埋もれてしまいます。
そのため、見落としや既読有無の勘違いなどにより、食い違いが起きる可能性があります。
それだけでなく、アイディア提案や問題点の指摘など、重要なメッセージも埋もれてしまいます

また、スマートフォンを機種変更するとこれまでの履歴がすべて消えてしまいます。
後からグループに参加した人が前の履歴も見ることができず、これまでのやりとりを把握できません。

ほかにも、「そう言えば誰々が重要なことを書いていたよな?」と思い出しても、
LINEの検索機能は発言者や期間での絞り込みができません。
そのため、メッセージを探すのは容易ではありません。

 

③「既読スルー」「グループLINE」「時間帯」のストレス

既読スルー、これは相手が上司でも部下でも嫌なもの。
加えて、深夜や休日に上司から指示がくるなんていうのも、気分は最悪です。
思わずLINEの通知をオフにしたくなってしまいますよね。

意外と一番困るのが、グループLINEではないでしょうか。
例えば、10名の社員のグループでLINEをすると、誰が何を言ったのか分からなくなります。
さらに、誰かに返信したり・・となると、もう何が何だか分からない状況になります。

ひとつのグループLINEで情報共有ができるのは、せいぜい数名
社員が増えるにつれ、LINEでのやりとりでは限界がくるでしょう。

また、未読がすごい件数になっている、
知らない間にやりとりが進んでいてついていけなかったり…
というのもあります。

自分に関係のないやりとりも、一方的に受信し続けることも。
かといって、そこに属している限り「何も言わない」という役は感じが悪いようにも思えて…。

経営者のみなさんは、これらはすべて大きなストレスとなっていることに気付きましょう。

 

④公私混同による離職リスク

プライベートのスマートフォンでLINEを使うということは、
休日や業務時間外に上司から来たLINEに返信しなければならなかったり
公私の区別がつきにくくなります。

通信費だって自己負担する必要があります。

産業能率大学による新入社員の会社生活調査によると、約半数は「LINEを業務で使いたくない」と回答。
仕事とプライベートはきっちり分けたい、マナーを遵守したいといった意見が相次ぎました。

  1. 「プライベートで使うものだと思っているから」(83.1%)
  2. 「相手に失礼だと思うから」(44.3%)
  3. 「アカウントを知られたくないから」(35.2%)

プライベートと仕事の切り分けができないと、従業員のストレスになり、ゆくゆくは離職に繋がっていきます
せっかく採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。

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社内コミュニケーションなら日報アプリがおすすめ

LINEは情報漏洩のリクスだけではなく、社員や会社の成長まで失ってしまいます。
まさに、「タダより高いものはない」という言葉そのものです。

誤送信なんてするわけないし、ウチは大丈夫…。いえいえ、これは、他人事ではありません。
よくタダより高いものはないといいますが、LINEを業務利用することは、危ない橋を渡るようなもの。
だからこそ、企業にはビジネスチャット機能を備えた日報アプリがオススメです。

 

日報アプリには、企業向けだからこそのメリットがあります。

  • 日報をベースとした情報共有だから、全員が毎日提出する
  • 二段階認証、IPアドレス制限、シングルサインオンという強固なセキュリティ
  • SNS型日報でコミュニケーションも活性化

引用: 会社を育てる経営者のための日報アプリgamba!

 

まとめ

LINEは、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。
しかし、チャット形式のやりとりは、情報が次々と流れていく「ただの報告」に終始します。

一方、日報であれば、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。
この仕組みこそが、PDCAサイクル(Plan計画 Do成果 Check振り返り Action改善行動)の基本。

日報に上司がアドバイスや激励のコメントをすれば、部下のモチベーションもアップ!
せっかく使うなら、業務効率をあげる機能や、セキュリティ万全なツールを選びましょう。
あなたのチームでも、日報を活用してみませんか?まずは無料でお試しください。

 

 

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