テレワーク 日報の活用ガイド

中小企業こそテレワークを取り入れるべき3つの理由

2020年6月4日

災害や感染症の流行時には、「働く場所、時間を選ばない働き方」というテレワークが大きな役割を果たします。

日刊工業新聞によると、新型コロナウイルス感染防止対策として在宅勤務やテレワークを実施した企業は、大手企業で5割にのぼる一方、中小企業では1割と、企業規模により対応に差があることがわかりました。

①中小企業向けのテレワーク助成金制度

なかなか導入が進まない中小企業のテレワークですが、実は中小企業ならではの導入のメリットがあります。それは、国や地方自治体が実施するテレワーク助成金です。

これらを活用することによって、テレワーク用の通信機器やクラウドサービスの導入や運用費用の一部が助成されます。今までコスト面でテレワーク導入を見合わせていた中小企業は、この機会がチャンスです。

②テレワークは人材確保につながる

中小企業にとって、人材確保は経営の最重要課題です。経営課題はダントツで「人材不足の解消」であり、約7割の企業がこの課題を挙げています。

中堅社員の介護離職を防ぐ

今後の予想されるのが、介護離職の増加です。介護離職するのは中核を担っている40代~50代。

もし彼らが退職したら、同じスキルを持っている人材を確保するのは極めて困難です。企業が生き残るためには、中核社員が介護離職しなくてすむ環境を整える必要があります。

優秀な若手の採用に繋がる

日本は著しい人口減少社会によって、給与水準の高い大企業には人が集まる一方、中小企業ではますます優秀な若手人材の確保が厳しくなることが予想されます。

新卒市場では「多様な働き方を認めてくれること」が学生の会社選びの条件として挙げられています。テレワークの導入は、企業を魅力的にみせる1つの手段でもあります。

そのため、在宅勤務をはじめとしたテレワークを採用し、子育てや介護などやむを得ない事情で離職をせずに済むような環境を整えることが不可欠です。結果的に離職率を下げ、企業の労働力を維持できるのです。

③コストが削減できる

紙の電子化でコスト削減

会議室でやっていた定例会議をリモートで参加できるようにするには、今まで紙でやり取りをしていた書類のデジタル化が求められます。

導入初期にコストがかかったとしても、長期的に見ると、印刷や紙購入コストの削減に繋がります。テレワークの導入は、経費が削減できる良いチャンスと捉えることができるでしょう。

交通費や光熱費の削減

オフィスへの出社は通勤ラッシュで体力が消耗したり、周りが帰ってないから自分も帰りづらいといった様々なストレスがつきまといます。

しかし、テレワークであれば通勤ラッシュに揺られることもなく、通勤に費やしていた時間を有効活用できます。従業員のストレスを減らすことができれば、仕事へのモチベーションも向上します。

また、オフィスに出社する人数が減れば、通勤定期代を支払う必要がなくなります。その上、より賃料の安いオフィスへと引っ越せば、デスクスペースにかかるコスト削減できます。

また、育児や介護による退職を防げるので、人材獲得コストや社員の教育費も必要ありません。

在宅勤務を実施する画像

チャットのデメリットを解消した日報アプリgamba!(ガンバ)

メンバーごとに1日の業務を把握するには、チャットでは限界があります。

LINEで業務連絡をしていて「そういえばあの件どこに書いてあったっけ…?」と、探すのに苦労した経験ありませんか?

チャット形式のやりとりは会話が次々と流れていくというデメリットがあります。

「これお願いします」「了解です」という会話や、「あの資料、どこのフォルダ入ってますか?」といったやりとりには向いていますが、重要な情報はどこかにメモをしたりピン留めをしておかないと見逃したり、後から探すのが大変になってしまうのです。

テレワークで重要なのは、一人一人が「今日1日どんな作業をしたのか」ということがひと目でわかり、あとで見返すことができる仕組みでなければなりません。

そこで、「ちょっとした急ぎの連絡はチャット」「業務報告は日報」と切り分けて、大事な報告がチャットの会話に紛れないようにしたのが日報アプリgamba!です。

日報アプリgamba!

 

①豊富なテンプレート機能

gamba!には「テンプレート機能」があります。日報・商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

gamba!の日報テンプレート

gamba!の日報テンプレート

②目標管理で数字を意識した動きに変わる

目標達成にかかせないKPI(プロセス目標)の管理。KPIを共有することで、たメンバーのモチベーションや数字への意識が向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げることができます。

日報アプリの画像

gamba!のKPI機能

 

③「日報×社内SNS」だから心理的ハードルが低い

日報は、メンバーにとっては心理的負担があるのも事実。そこで、gamba!は日報に社内SNSの仕組みを取り入れました。

Facebookのような形で、日報をベースに、業務に関わる情報を共有することで、メンバーの心理的負担をなくし、楽しく日報共有ができます。共有が活性化すれば、メンバーのスキルとモチベーションの向上にも繋がります。

gamba!のコメント機能

 

gamba!なら結果の出る日報になるまで、無料でしっかりサポート!

無料で相談してみませんか?【オンライン日報コンサルティング】

無料コンサルティング

gamba!の駒崎にお任せください!

今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、設計のお手伝いをさせていただきます。

一緒に成果の出る日報の仕組みをつくりましょう。

お客様の業務内容に応じたKPI設定から運用方法まで、同業他社のKPI事例とともに、わかりやすくご提案いたします。

所要時間は30分です。PCもしくはタブレットでお繋ぎします。お気軽にご相談ください。

⇨無料日報コンサルティング申込はこちら

 

テレワークは中小企業が生き残るための鍵

東京五輪の開催や新型コロナウイルスの感染拡大などを鑑みても、テレワークの導入は今後企業が生き残るための鍵を握るといえるでしょう。

国や地方自治体の助成金もうまく活用しつつ、導入していきましょう。

 

 

お気軽にご相談ください