日報の書き方 日報の活用ガイド

【日報はめんどくさい!】メールの日報がもたらす5つのデメリット

2019年4月8日

あなたの会社の日報は、まだ電子メールですか?

朝出勤してメールを開くと、メンバーの日報でメールボックスがギッシリ。これでは、せっかくの朝の気持ちよさが台無しです。

メールによる日報の運用にはさまざまなデメリットがあり、せっかくの日報の内容を活用できません。 ここでは、メールによる日報運用の課題について考えてみましょう。

日報が面倒な画像

①"入力する"のも"読む"のも手間がかかる

部下⇨枕詞の入力が面倒

「日報を書くのが好きだ!」という人は恐らくいないでしょう。でも、書かなければ上司に怒られるので、仕方なく書く日報。。。

そんな日報に、タイトルに宛先やCCを入力し、「お疲れ様です。本日の日報を送ります。よろしくお願いします。」のような枕詞を入力して送信•••この無駄が、部下の日報嫌いに拍車をかけます。

(件名なし)_-_t_kobayashi_getgamba_com_-_株式会社gamba__メール

 

上司⇨探して、開いて、読むのに手間がかかる

日報のメールを探すのが手間

メールの受信ボックスには、日報以外のメールも色々混ざっています。その中から日報タイトルのメールを探すのは、地味に面倒な作業です。

メールを一人づつ開くのが手間

部下一人一人のメールを1件ずつ開かなければ、読むことができません。もし、メールにエクセルの日報を貼り付ける方法だと、さらにエクセルを開かなくてはなりません。これが積もり積もって大きな時間の無駄となり、残業を生む温床になっているのです。

YOTA93_ippon15134025_TP_V
 

②メンバーごとの提出状況が把握しづらい

メールは他のメールと日報が混在して、誰が提出して、誰が提出していないのか一目で分かりません。また、仕事終わりに集中する日報メールに、緊急性の高いメールが埋もれてしまうこともあります。

③検索ができない

  • 「A社の案件の進捗状況はどうなっていたっけ?」
  • 「このまえ書いていたB社の情報はどこだっけ?」

メールの日報は、これらの検索ができません。結局、本人に聞くしかありません。聞かれた部下は「この前の日報に書いたじゃないか」と不満に思うでしょう。

これでは、上司にとっても部下にとっても、一体なんのための日報なのかわからなくなります。

日報検索ができない画像

④有益な情報が共有できない

メール日報の場合、日報を読む人が限られてしまいます。そのため、他の人の目に触れないクローズドな環境下では、書くモチベーションも薄れます。

また、宛先に入っている人にしか届きません。どれだけ有益なノウハウがあったとしても、展開されなければ活用されることはないのです。いわゆる“宝の持ち腐れ”です。

728×90

⑤会社に戻らないと日報が提出できない

社外から社内システムにアクセスできないなどの理由で、会社に戻らないと日報が提出できないという状況は多くあります。

帰社してPCを立ち上げ、メールを起動し、日報を打ち終わるまでに十数分はかかってしまいます。これでは日報を書く部下にとっても、それを待つ上司にとっても、時間の無駄です。

メールで日報を書く画像

脱メール日報!業務が効率化する日報とは?

これからの時代、マネジメントをいかに効率良く行うかが、ビジネスの成功に導く決め手となります。そこでオススメなのが、メール日報のデメリットを解消した日報アプリです。

ここでは、代表的な日報アプリgamba!(ガンバ)を例に、日報をアプリで運用するメリットについてご紹介します。

日報アプリの画像

外出先や移動中に書ける、読める

外出先からスマートフォンで日報を書いて提出できるので、日報のためだけに帰社する必要がありません。残業の削減にも繋がります。

提出状況が一目でわかる

gamba!は未提出のメンバーが一目で分かります。また、指定した時刻に日報投稿を促す通知もできるので、未提出の部下にいちいち「日報出して」と言う手間も省けます。

提出状況一覧

日報テンプレート機能

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れたりします。

でも、gamba!の日報アプリにはテンプレートが用意されているので、項目に沿って日報を入力するだけ!カンタンに日報が書けます。

みんなの日報_-_gamba_

検索機能で読みたいものをすぐにピックアップ

期間や人物を指定して検索したり、キーワード検索ができるため、過去の日報が簡単に探せます。

例えば、自分の日報だけを表示させれば、週報や月報がスムーズに作成できます。また、「あの案件どうなってるんだっけ?」と思った時、案件名や顧客名で検索することもできます。

異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

無題のドキュメント_-_Google_ドキュメント

情報の横展開ができる

日報を共有すると、各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルアップに繋がります。

メアド一つですぐに無料お試し

gamba! は日報で社内コミュニケーションを促進し、ノウハウを共有することで業務の効率化や課題解決をサポートします。

  • 日報テンプレート機能:PDCAサイクルを回せるテンプレートで業務改善を習慣化
  • Googleカレンダー連携スケジュールの共有、管理で部下の動きを把握。
  • チャット機能急ぎの連絡に最適。スタンプ搭載でコミュケーションも活性化。
  • 目標管理機能:目標達成率をワンクリックでグラフ化
  • 日報提出状況一覧提出状況が一目瞭然。日報の定着を促します。

300×250

メールの日報でこれらのマネジメントをするのは大変です。日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい形の日報を、ますは無料でお試しください。


日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに10,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!

ページを表示できません。
このサイトは、最新のブラウザでご覧ください。