他社の日報アプリとの比較 日報の活用ガイド

kintoneとは?キントーンの日報アプリの特徴|他社との比較

2020年6月22日

kintone(キントーン)は、ソフトウェア開発のサイボウズ株式会社が提供するクラウド型のグループウェアです。通勤時に一度は広告を目にしたことがある方も多いのではないでしょうか?

主な特長は、自社オリジナルの業務アプリを作成できること。案件管理や進捗管理、日報管理などのアプリが、プログラミングなしで作ることができます。今回はそんなkintoneについて徹底解剖!

さらに、kintoneで一番使われている「日報アプリ」の特徴や、メリット・デメリットについてもご紹介します。

kintoneの特徴

kintone(キントーン)とは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリが作成ツールです。名前の由来は、西遊記で孫悟空が乗っている「キン斗雲」。雲(=クラウド)に乗って、自在に動けるということを意図して名付けられました 。

従来のシステム開発は、社内で開発したり外部へシステム構築の依頼が必要で、どちらも莫大な金額がかかるものでした。しかしkintoneは、プログラミングの知識が必要なくても、自社の業務に合わせたシステムを作成できるのが魅力。たとえば、Excelにデータを入力し、それをメールで共有するという複数のツールでやっていた業務管理を、kinotneだけ行えるようになります。

kintoneの料金

スタンダードコースとライトコースがあり、主な違いは以下の2つです。

  1. 外部サービスとの連携ができるかどうか
  2. 作成可能なアプリの個数

kintoneの主な機能

①業務アプリを作成できる

kintoneは、顧客情報/案件管理/ToDo/タイムカード/交通費申請/見積書や請求書/問い合わせ対応/日報といった、さまざまなデータを管理するためのアプリが構築できます。アプリの作成方法は以下の3通りです。

  1. ExcelやCSVを読み込む
  2. サンプルアプリから作成する
  3. ドラッグ&ドロップで必要な項目を選んで作成する

システム担当者だけでなく、現場の各担当者が必要に応じてアプリを作成できます。改善の必要があればすぐに修正できるのも魅力です。

kintoneの案件管理アプリ

 

②データを集計する

全文検索では、アプリに登録された文字情報だけでなく、添付ファイルの内容も含めてすることができます。また、集計データをグラフしたり、一覧表を作成することができます。

グラフの種類は、円グラフ、折れ線グラフ、縦棒、横棒、クロス集計表など用途に合わせて自由に選択可能です。また、登録された情報は、任意の範囲を選択してCSVファイルに書き出すことができます。

 

③コミュニケーションが取れる

チーム単位やプロジェクト単位などでグループを作り、資料やタスク、進捗の共有にも適しています。掲示板を作成することでチーム内のコミュニケーションを円滑に進めることも可能です。

また、kkintoneのユーザー以外の人も参加できるゲストスペースでは、企業間の共同プロジェクトの連絡の場としてもスペース機能を使用できます。社内環境と分けることで、安全に情報共有が行えます。

 

④カスタマイズ

プラグインやJavaScriptを使って、kintoneの機能を拡張することができます。また、API連携等を利用して、外部サービスや基幹システムとの連携も可能です。ただし、これを利用するには高いITの知識を要するのと、月1,500円のスタンダードコースを契約する必要があります。

kintoneのメリット

①時間や場所に捉われることなく使える

モバイルアプリを活用すれば、いつでも・どこでも作業することができます。今までわざわざ会社に戻ってやっていた作業を、在宅でも移動中でもできるようになります。

 

②Excelでのデータ管理から解放される

Excelでによる業務管理は、社員が多いほどデータは煩雑になりますが、kintoneでExcelシートをアプリに変えれば、フィールドによる区分けで見やすくなります。複数の社員が同時にアクセスして編集することも可能ですし、属人化していたデータや、社内に散在していて探すことも難しかった情報を、一元管理することができます。

kintoneのデータ管理

 

③セキュリティに強い

kintoneでやりとりした情報は、すべてサイボウズ社が管理するデータセンターに4重体制でバックアップをとっています。また、kintone自体にも複数のアクセス制限機能が付いているほか、ISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証も取得済みです。

kintoneのデメリット

①モバイル版ではできない操作が多い

kintoneをモバイル版で利用する場合、アプリの作成および設定画面の操作ができなだけでなく、スレッドの作成もできません。(PC版表示もできますが、かなり小さな画面になってしまうのでオススメしません。)

最大で1000個もアプリを作成できるのですから、全てモバイルにも対応するというのは難しいのでしょう。基本的にはPC版で様々な設定をし、モバイルは入力・閲覧専用と思っておいたほうがいいかもしれません。

 

②ストレージ容量が少ない

容量は1ユーザーあたり5GBなので、PowerPointや画像のついたデータなどを大量に保管すると、容量が足りなくなってしまうため、容量を増やすための追加料金も考慮しなくてはなりません。

 

③ある程度ITの知識がないとうまく環境を構築できない

基本のテンプレートを利用したシンプルなものであれば、簡単に作ることができます。ただし、簡単と感じるかどうかは個人差があります。というのも、基本フォーマットを利用したとしても、細かな設定は必要となってくるため、ITスキルによっては、思ったようにアプリが作れない人もいるでしょう。実際、巷にはkintoneアプリの作成代行会社が数多く存在します。

また、ExcelやPowerPointのような柔軟なデザイン性はありません。項目ごとに色分けをしたり、表枠を狭くするといったアレンジは、社内にCSSやHTMLを扱える人がいなければ難しいのが現状です。

加えて、外部サービスとの連携も、設定には専門性が必要です。システム担当者、もしくはITに強い社員がいないと、kintoneを使いこなすのは難しいかもしれません。無料トライアル期間に、どこまで自分たちで使いこなせるかを確かめながら試すといいでしょう。

kintone日報アプリのメリット

kintoneで一番使われているアプリの一つが、日報アプリです。

①カンタンに作ることができる

左の項目からドラック&ドロップで右の水色の部分に追加していきます。必要なものだけを組み合わせて、オリジナルの日報アプリを作ることがます。ドロップダウンはあらかじめ項目を設定しておけば、いざ日報を入力する際に、選択できるようになります。

kintoneの日報アプリ

 

②コメントできる

日報を書いたのに、上司から何も反応がないと、コピーしたり適当に書いたりと、どんどん手を抜くようになるもの。そこでkintoneは、上司だけでなく、同僚からもコメントを投稿できるようにしています。日報へのコメントは、コミュニケーションの活性化だけでなく、モチベーションの向上にも繋がります。

kintone日報アプリのデメリット

①PCと同じ操作がスマートフォンでできない

先述したように、kintoneをモバイル版で利用する場合、アプリの作成および設定画面の操作ができません。つまり、スマートフォンで日報を操作していて「ちょっとここ変えたいな」と思ったときに、いちいちPCを開いて作業しなければなりません。スマートフォンは、入力と閲覧専用と思っておいたほうがいいでしょう。

 

②メンバーが多いと可読性が下がる

マネジメントする側にとって、部下の日報はできるだけ効率良くチェックしたいもの。kintoneの日報アプリは、1画面に1名の日報しか表示されないため、1件づつ矢印をクリックして読み進めなければなりません。日報自体に既読機能もないので、部下が多いとすでに読んだ日報を再び開いてしまうなど、余計な動作を生む可能性があります。

kintoneが向いている企業

たくさんの機能が欲しい

コストはかけたくない…でも自社に合った業務アプリを作成して、社内プラットフォームを構築したいという企業に向いています。。顧客リスト、交通費申請、見積書や請求書管理など、さまざまなアプリをkintoneで一元管理できます。いままで紙でやっていたこれらの業務を、デジタル化して効率化を図りたいと考える中小企業にもオススメです。

 

スマホよりPC操作がメイン

どちらかというとオフィスで働くことがメインであったり、外出や移動時にもパソコンを持参して操作するような働き方をする人に向いています。なぜなら先述したように、モバイル版アプリでは、できる操作が限られるからです。

もし、「日報」が一番の目的である場合、外出することの多い営業チームだと、外出時や移動時にもスマートフォンでさくっと操作ができる、日報に特化したアプリの方が、使い勝手が良いでしょう。

日報に特化したアプリgamba!

gamba!は、日報に特化した業務アプリです。日報=面倒という抵抗感をなくすため、日報にコメントやいいね!ができるといったSNS的の機能を備えることで、コミュニケーションを図りながら情報共有ができるツールです。

「日報を書くのが楽しくなれば、仕事を楽しむことができる。そして気が付くと目標を達成している。」それがgamba!です。かつて楽天トラベルの社長室に勤務していたgamba!創業の森田氏が、三木谷社長の日報による業績管理の手法に着想を得て開発しました。

タイムライン形式でFacebookのようにスラスラ読める

日報機能のあるツールのほとんどは、メンバーが書いた日報の一覧はタイトルしか見えないことが多いもの。つまり、読み手はいちいち画面を開いて閉じてを繰り返しながら読まなければなりません。その点、gamba!はFacebookのように、スクロールするだけで読み進めることができるので、閲覧がしやすいUIになっています。

gamba!のKPI管理機能

 

日報テンプレートのあるgamba!

gamba!にはテンプレート機能があります。あらかじめ項目を設定しておけば、1クリックで表示できるので、何を書こうか迷うことはありません。日報・商談記録・議事録・業務連絡など、さまざまな報告の雛形(テンプレート)を設定できるので、かんたん&スピーディな報告を実現します。

例えば、毎日決まった業務をこなすルーティンワークはチェックボックスプルダウンで選択できたり、リフォームの作業員はビフォーアフターの写真を載せられるテンプレートなど、それぞれの企業や職種に合わせたテンプレートが作成できるのが魅力です。

gamba!の日報テンプレート

 

日報×社内SNSでコミュニケーションを活性化

日報へコメントやいいね!、スタンプを送り合うことができます。最近では、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が増えたり、飲み会が減ったことで、社内コミュニケーションを取る機会が大幅に減っています。gamba!なら日報を通じて褒めたり励ましたりすることで、コミュニケーションを活性化し、チームワークを高めることができます。

 

目標進捗(KPI)の管理ができる

契約数や売上など、日報と一緒に実績の報告もできます。マネジメントにおいて、数字の管理は欠かせないもの。目標や日々の数字を投稿していくことで、進捗情報や達成率をグラフでオンタイムに確認できます。

KPIを共有することは、営業活動を見える化し、デキる営業のスキルを共有することによって、チーム全員が”売れる”仕組みを構築することができます。メンバーのモチベーションや数字への意識も向上し、結果としてチーム全体のパフォーマンスを上げます。

 

 

無料で自社に合った日報テンプレートを作ってくれる

gamna!の無料トライアルに登録すると、オンラインでPCを繋いで操作説明をしてくれるので、ITが苦手な方でも安心です。また、今までの日報運用や社内の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、自社に応じたテンプレート作成をしてくれる無料サービスがあります。

創業以来、累計1,440社以上の日報テンプレート作成とKPI策定実績のある日報スペシャリストが、最適な日報運用を提案。無料なので、気軽に利用してみてはいかがでしょうか。

⇨無料の日報相談はこちら。

目的に応じてツールを選ぼう

自社に合ったアプリを作成し、一元管理することで、データの活用やスムーズな社内連携に繋がるkintone。様々な業務処理を同じツールで管理したいという企業にとってはオススメです。

しかし「もっと日報に特化したツールを使いたい」という方は、スマートフォンでの使いやすさにこだわって、営業管理に必要な機能を充実させているSFAを導入することをおすすめします。

各社無料トライアルを実施しているので、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。

 

お気軽にご相談ください