【具体例あり】警備日報とは?活用方法と実際のテンプレートを紹介

最終更新日:2023年5月11日

警備業務を遂行する上で、効果的な警備日報の作成は欠かせません。この記事では、具体的な事例を交えて警備日報の作成方法を紹介します。

基本要素から記録のポイント、さらには活用方法まで、警備員にとって役立つ情報をお届けします。ぜひ参考にして、日々の業務で活用してください。

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警備日報とは?

警備日報は、警備員の業務を記録し、他の警備員や管理者と情報を共有するための重要なツールです。適切な警備日報が作成されることで、トラブル発生時の対応や後のフォローアップがスムーズに行えます。また、警備会社の品質向上やスタッフの教育にも役立ちます。

警備日報の基本要素

警備日報には、以下の基本要素が含まれます。

  1. 日付と時刻:警備日報を作成する日と、記録した出来事の発生時刻を明記しましょう。
  2. 警備員の情報:警備員の名前や所属、担当箇所を記入します。
  3. イベントと対応:発生した出来事やトラブル、それに対する対応内容を詳細に記載します。
  4. 現場の状況:現場の天候や設備の状態など、関連する情報を記録しておくと役立ちます。

警備日報を運用する際の種類

紙のテンプレートを使った警備日報の作成

警備日報を最初に作成するには、気軽に試せる紙の日報テンプレートを活用することが効率的です。テンプレートに、上記の基本要素を入れることによって、警備員は情報を入力するだけで簡単に日報を作成できます。

日報アプリを活用した警備日報の作成

近年、スマートフォンや専用アプリを活用して警備日報を作成する方法も増えています。日報アプリを使うことで、現場で撮影した写真や動画を簡単に日報に取り込むことができ、より具体的な情報共有が可能になります。

おすすめの日報アプリについては、下記記事を参照下さい。
【2023年最新】日報アプリおすすめ15選(無料あり)|機能や特徴を比較

記録すべき日報のポイントと記入のコツ

効果的な警備日報を作成するためには、以下のポイントを意識しましょう。

  1. 重要事項の強調:特に重要な出来事や対応は、分かりやすく強調して記載しましょう。
  2. 分かりやすい言葉遣い:誰が読んでも理解できるような、簡潔で明瞭な表現を心がけましょう。
  3. 記録の整理:日報の見た目が整っていると、情報が伝わりやすくなります。箇条書きや段落を使って、情報を整理して記載しましょう。

適切な情報共有の方法

警備日報は、他の警備員や管理者と情報を共有するために使用されます。

そのため、適切な情報共有の方法を知っておくことが重要です。

例えば、日報の提出方法や期限、共有の範囲などを事前に確認しておくことが大切です。

また、重要な情報は直接口頭で伝えるなど、適切なタイミングで共有するようにしましょう。

警備日報を活用するためのアイデア

警備日報は、単に記録を残すだけでなく、以下のように活用することで、警備業務の品質向上につながります。

  1. チーム内での情報共有を促進し、連携を強化する。
  2. 警備員の教育や研修に利用し、スキルアップを図る。
  3. リスク管理や問題解決のための資料として活用する。

警備日報の実例を紹介

弊社が提供している日報アプリgamba!を利用している、警備業の株式会社J.security様の事例を紹介します。

新潟県に複数の支店を持つ株式会社J.securityは、スタッフ間の情報共有やコミュニケーションの向上を目指し、日報アプリgamba!を導入しました。現在は、日報機能やKPI機能(数値管理機能)を活用しており、管理者にとって非常に効果的なツールとなっています。

各支店長の能力強化や自走できる組織づくりも重要視しており、日報や週報を通じて他のメンバーの活動を把握し、改善点を見つけることができる環境を整えています。

下記が実際に株式会社J.security様が利用している日報アプリgamba!のテンプレート。

より詳しく、導入事例を知りたい方は下記よりご参照下さい。

事業所間での情報共有として利用 | 株式会社J.security様 導入事例

まとめ

警備日報は、警備業務の円滑な進行や情報共有に欠かせないツールです。基本要素を押さえた上で、効果的な記録方法や活用方法を知っておくことが大切です。

具体的な事例を参考にしながら、日々の警備業務で警備日報を活用してみて下さい。

また、株式会社J.security様も導入している日報アプリgamba!は現在15日間無料トライアルが可能です。

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