報告書のテンプレート15選（Excel・Word）！テンプレートのポイントまで紹介【無料】
報告書の作成は多くのビジネスパーソンにとって重要なタスクですが、効率的に行うにはテンプレートの活用が欠かせません。本記事では、日報や週報、議事録など様々な種類の報告書に対応した15種類の無料テンプレートをExcelとWord形式でご紹介します。さらに、テンプレート活用のポイントや注意点も解説し、より効果的な報告書作成をサポートします。ビジネスの生産性向上に役立つ情報が満載ですので、ぜひ最後までお読みください。
【無料】報告書のテンプレート15選（Excel・Word）
ビジネスシーンで欠かせない報告書作成の効率化に、テンプレートの活用は大きな助けとなります。本セクションでは、日常的な業務から特定のイベントまで、幅広い用途に対応する15種類の報告書テンプレートをご紹介します。これらは全て無料で使用可能で、ExcelとWord形式で提供されているため、多くの方が簡単に利用できます。各テンプレートの特徴や活用シーンを把握することで、状況に応じた適切な報告書作成が可能になります。ぜひ自身の業務に合わせてカスタマイズし、効果的な報告を行いましょう！
日報のテンプレート
日報は日々の業務内容や進捗を記録し、上司や同僚と共有するための重要なツールです。効果的な日報テンプレートは、業務の振り返りと次の行動計画の立案をサポートします。
以下は、Excel形式の日報テンプレートの一例です：
- 日付
- 業務内容（項目ごとに記入欄）
- 成果・気づき
- 明日の予定
- 上司へのコメント欄
このテンプレートのポイントは、単なる業務記録だけでなく、成果や気づきを記入する欄を設けている点です。これにより、日々の業務から学びを得る機会を創出し、継続的な成長につながります。また、明日の予定を記入することで、計画的な業務遂行を促進します。
活用シーンとしては、在宅勤務や複数プロジェクトの並行管理などが挙げられます。特に、直接的なコミュニケーションが取りにくい状況下では、このような詳細な日報が情報共有の要となります。
週報のテンプレート
週報は、1週間の業務成果と次週の計画を効果的に共有するための重要なツールです。進捗状況の把握や中長期的な目標管理に役立ちます。
Word形式の週報テンプレート例：
- 期間（年月日～年月日）
- 今週の目標と達成状況
- 主な業務内容（項目別に記入）
- 今週の成果と反省点
- 来週の目標と計画
- 上長へのコメント/質問
このテンプレートの特徴は、目標設定と振り返りのサイクルを明確化している点です。週単位で目標を立て、その達成状況を評価することで、継続的な業務改善が可能になります。
活用シーンとしては、プロジェクトの進捗管理や部門間の情報共有が挙げられます。特に、複数の案件を同時進行で扱う場合、週報を通じて全体の状況を俯瞰することができます。
月報のテンプレート
月報は、1ヶ月間の業務実績を総括し、中期的な視点で進捗や課題を報告するための重要なツールです。月単位での目標達成度の確認や、部門全体の方向性の調整に有効です。
Excel形式の月報テンプレート例：
- 報告月（年月）
- 月間目標とその達成状況
- 主要業務の進捗状況（項目別に記入）
- 数値目標の達成状況（売上、顧客数など）
- 今月の成果と課題
- 来月の目標と行動計画
- 部門への提案や要望事項
このテンプレートの特徴は、数値目標の達成状況を明確に記録できる点です。客観的な指標を用いることで、業績の推移を可視化し、より具体的な改善策の立案が可能になります。
活用シーンとしては、営業部門の実績報告や、プロジェクトの月次レビューなどが挙げられます。特に、複数の部署や stakeholder が関わる大規模プロジェクトでは、月報を通じて全体の進捗状況を共有し、必要に応じて軌道修正を行うことができます。
議事録のテンプレート
議事録は、会議の内容を正確に記録し、参加者間で情報を共有するための重要な文書です。効果的な議事録は、決定事項の明確化や後続のアクションの追跡に役立ちます。
Word形式の議事録テンプレート例：
- 会議名
- 日時・場所
- 参加者リスト
- 議題（アジェンダ）
- 各議題に対する議論の内容
- 決定事項
- 次回アクション（担当者と期限）
- 次回会議予定
このテンプレートのポイントは、決定事項と次回アクションを明確に分けて記録している点です。これにより、会議の結果を具体的な行動に繋げやすくなり、進捗管理が容易になります。
活用シーンとしては、プロジェクト進捗会議や部門横断的な戦略会議などが挙げられます。特に、複数の部署が関わる複雑な案件では、このような詳細な議事録が後々の確認や引き継ぎの際に非常に有用となります。
また、オンライン会議が増加している現在、参加者全員が同じ情報を共有できる正確な議事録の重要性はより一層高まっています。
業務報告書のテンプレート
業務報告書は、特定の業務や案件の進捗状況、結果、今後の展望を詳細に報告するための文書です。プロジェクトの全体像を把握し、課題や成果を明確に共有するために重要な役割を果たします。
Excel形式の業務報告書テンプレート例：
- 報告者情報（氏名、部署）
- 報告期間
- 案件概要
- 実施内容（詳細な作業内容）
- 進捗状況（予定と実績の比較）
- 成果と課題
- 今後の計画と必要なリソース
- 上長へのコメント/質問欄
このテンプレートの特徴は、予定と実績を比較できる進捗状況の欄を設けている点です。これにより、計画と現状のギャップを可視化し、必要に応じて迅速な対応を取ることができます。
活用シーンとしては、長期プロジェクトの中間報告や、複雑な業務の完了報告などが考えられます。特に、多岐にわたる業務内容や複数の関係者が存在する場合、このような詳細な報告書が情報の正確な伝達と共有に役立ちます。
営業報告書のテンプレート
営業報告書は、営業活動の実績や顧客との交渉状況を記録し、共有するための重要なツールです。売上目標の達成度や顧客ニーズの把握、今後の営業戦略の立案に不可欠な情報を提供します。
Excel形式の営業報告書テンプレート例：
- 報告期間
- 担当者名
- 売上実績（目標比）
- 商談状況（顧客名、商品/サービス、進捗状態）
- 主要顧客の動向
- 競合情報
- 今後の見込み案件
- 課題と対策
- 次月の行動計画
このテンプレートのポイントは、数値データと定性的な情報を組み合わせている点です。売上実績などの客観的なデータと、顧客動向や競合情報といった市場の状況を総合的に把握することができます。
活用シーンとしては、週次や月次の営業会議、マネージャーへの報告などが挙げられます。特に、複数の営業担当者がいる場合、このような統一されたフォーマットを使用することで、チーム全体の状況を効率的に把握し、適切な支援や指示を行うことができます。
調査報告書のテンプレート
調査報告書は、特定のトピックや問題に関する調査結果を体系的にまとめ、分析結果や提言を示すための文書です。客観的なデータに基づく意思決定や戦略立案を支援します。
Word形式の調査報告書テンプレート例：
- 表紙（タイトル、調査者、日付）
- 要旨（エグゼクティブサマリー）
- 目次
- 調査の背景と目的
- 調査方法
- 調査結果の詳細
- 分析と考察
- 結論
- 提言
- 参考資料・付録
このテンプレートの特徴は、論理的な構成と客観的なデータの提示を重視している点です。これにより、読み手が調査の全体像を把握し、結論に至るまでの過程を理解しやすくなります。
活用シーンとしては、市場調査、顧客満足度調査、内部監査などが考えられます。特に、新規事業の立ち上げや重要な経営判断を行う際に、このような詳細な調査報告書が根拠となり、より確実な意思決定をサポートします。
経緯報告書のテンプレート
経緯報告書は、特定の案件や出来事の発生から現在に至るまでの流れを時系列で記録する文書です。問題解決のプロセスや重要な意思決定の背景を明確に伝えるために使用されます。
Word形式の経緯報告書テンプレート例：
- 案件名
- 報告者情報
- 報告日
- 概要（要約）
- 経緯（時系列で詳細に記述）
- 現在の状況
- 今後の対応策
- 関係者リスト
- 添付資料
このテンプレートのポイントは、時系列で詳細な経緯を記録できる構成になっている点です。これにより、複雑な案件でも事実関係を正確に把握し、適切な判断や対応を行うことができます。
活用シーンとしては、クレーム対応の記録、プロジェクトの経過報告、組織変更の説明などが挙げられます。特に、長期にわたる案件や複数の部署が関与する事案では、このような詳細な経緯報告書が情報の正確な共有と今後の対策立案に役立ちます。
研修報告書のテンプレート
研修報告書は、受講した研修の内容、学んだ点、今後の業務への活用方法をまとめる文書です。個人の成長と組織全体のスキル向上を促進するために重要な役割を果たします。
Word形式の研修報告書テンプレート例：
- 報告者情報（氏名、部署）
- 研修名
- 研修期間・場所
- 研修の目的
- 研修内容の要約
- 主な学びや気づき
- 業務への適用計画
- 今後の課題
- 研修に対する評価・フィードバック
このテンプレートの特徴は、学びを実際の業務にどう活かすかを具体的に記載する欄を設けている点です。これにより、研修で得た知識やスキルを実践に移す計画を立てやすくなります。
活用シーンとしては、社外研修への参加報告、社内勉強会の成果共有、資格取得後の報告などが考えられます。特に、高額な費用をかけて参加する研修や、長期間にわたる教育プログラムの場合、このような詳細な報告書が研修の効果を最大化し、組織全体の能力向上につながります。
出張報告書のテンプレート
出張報告書は、ビジネス出張の目的、活動内容、成果、そして今後の展開をまとめる文書です。出張の成果を可視化し、関係者間で情報を共有するために重要な役割を果たします。
Excel形式の出張報告書テンプレート例：
- 報告者情報（氏名、部署）
- 出張期間
- 訪問先（会社名、都市）
- 出張の目的
- 主な活動内容（日程別）
- 面談相手と主な討議内容
- 成果と課題
- 今後のアクションプラン
- 経費報告（概算）
このテンプレートのポイントは、具体的な成果と今後のアクションプランを明確に記載できる構成になっている点です。これにより、出張の効果を評価し、フォローアップ活動を計画しやすくなります。
活用シーンとしては、顧客訪問、展示会参加、海外拠点視察などが挙げられます。特に、複数の目的や訪問先がある長期出張の場合、このような詳細な報告書が出張全体の成果を効果的に共有し、次のステップにつなげるのに役立ちます。
活動報告書のテンプレート
活動報告書は、個人やチームの一定期間の活動内容、成果、課題をまとめる文書です。業務の進捗状況を可視化し、効率的な情報共有と改善点の特定を可能にします。
Word形式の活動報告書テンプレート例：
- 報告者/チーム名
- 報告期間
- 主要目標
- 実施した活動の詳細
- 成果（定量的・定性的）
- 直面した課題と対応策
- 次期の計画
- リソース要求（必要に応じて）
- 添付資料（関連データ、グラフなど）
このテンプレートの特徴は、目標に対する成果を明確に示し、次期の計画まで含めている点です。これにより、継続的な業務改善とPDCAサイクルの実践が促進されます。
活用シーンとしては、部門の月次報告、プロジェクトの定期レビュー、個人の業績評価資料などが考えられます。特に、複数のタスクや長期的な目標に取り組んでいる場合、このような包括的な報告書が全体の進捗管理と戦略的な意思決定をサポートします。
クレーム報告書のテンプレート
クレーム報告書は、顧客からの苦情や問題報告を記録し、対応状況を管理するための文書です。迅速かつ適切な問題解決と、再発防止策の立案に不可欠な情報を提供します。
Excel形式のクレーム報告書テンプレート例：
- 受付日時
- 担当者名
- 顧客情報（名前、連絡先）
- 製品/サービス名
- クレーム内容の詳細
- 原因分析
- 即時対応内容
- 解決策と実施状況
- 顧客への最終報告日
- 再発防止策
- 関連部署への共有事項
このテンプレートのポイントは、問題の発生から解決、さらに再発防止までの一連のプロセスを網羅している点です。これにより、個々のクレーム対応の質を向上させるとともに、組織全体のサービス改善にも貢献します。
活用シーンとしては、カスタマーサポート部門での日常的な使用、品質管理部門での分析資料、経営陣への報告などが挙げられます。特に、重大なクレームや頻発する問題の場合、このような詳細な報告書が迅速な対応と根本的な解決策の立案を支援します。
会計報告書のテンプレート
会計報告書は、組織の財務状況や経営成績を数値で示す重要な文書です。経営判断の基礎となる財務情報を正確に伝え、利害関係者との透明性を確保する役割を果たします。
Excel形式の会計報告書テンプレート例：
- 報告期間
- 売上高
- 売上原価
- 販売費及び一般管理費
- 営業利益
- 経常利益
- 当期純利益
- 資産合計
- 負債合計
- 純資産合計
- キャッシュフロー状況
- 主要な財務指標（ROE、ROA等）
- 前年同期比較
- 注記事項
このテンプレートの特徴は、損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書の主要項目を網羅し、前年比較も含めている点です。これにより、財務状況の全体像と推移を把握しやすくなります。
活用シーンとしては、月次決算報告、取締役会資料、株主総会資料などが考えられます。特に、上場企業や大規模な組織では、このような詳細かつ標準化された報告書が、内部管理や外部への情報開示において重要な役割を果たします。
復命書のテンプレート
復命書は、上司から命じられた業務や任務の結果を報告する文書です。指示内容の遂行状況、成果、今後の課題を明確に伝えることで、組織内のコミュニケーションと業務の効率化を促進します。
Word形式の復命書テンプレート例：
- 報告者情報（氏名、部署）
- 提出日
- 命令者（上司の氏名、役職）
- 命令内容
- 実施期間
- 実施内容の詳細
- 結果・成果
- 問題点・課題
- 今後の対応策
- 所感
- 添付資料リスト
このテンプレートのポイントは、命令内容から結果、さらに今後の対応策までを一連の流れで記録できる構成になっている点です。これにより、任務の完了報告だけでなく、次のアクションにつながる情報も提供できます。
活用シーンとしては、出張報告、プロジェクト完了報告、調査任務の結果報告などが挙げられます。特に、重要な意思決定や戦略立案に関わる任務の場合、このような詳細な復命書が組織全体の方向性を定める上で貴重な資料となります。
引継書のテンプレート
引継書は、業務の担当者が変更される際に、円滑な業務の移管を行うための重要な文書です。業務の継続性を確保し、新担当者が速やかに職務を遂行できるよう支援する役割を果たします。
Word形式の引継書テンプレート例：
- 作成日
- 作成者（前任者）
- 引継ぎ先（後任者）
- 業務概要
- 主要な業務内容と手順
- 使用するシステムやツール
- 重要な連絡先リスト
- 定期的なタスクとスケジュール
- 進行中のプロジェクト状況
- 未解決の課題とその対応状況
- 重要書類の保管場所
- 注意事項・アドバイス
- 引継ぎ期間中のスケジュール
このテンプレートの特徴は、日常業務から長期的なプロジェクトまで、幅広い情報を体系的に整理できる点です。これにより、新担当者が業務全体を把握し、スムーズに職務を開始することができます。
活用シーンとしては、部署異動、退職、長期休暇前の引継ぎなどが考えられます。特に、専門性の高い業務や複雑なプロジェクトを担当している場合、このような詳細な引継書が業務の質と効率を維持する上で不可欠となります。
報告書のテンプレートのポイント
効果的な報告書を作成するためには、適切なテンプレートの選択と活用が重要です。ここでは、報告書テンプレートを使用する際の主要なポイントについて解説します。これらのポイントを押さえることで、より明確で actionable な報告書を作成することができ、組織内のコミュニケーションと意思決定プロセスの改善につながります。
以下では、報告書テンプレートを活用する際の重要なポイントを3つ紹介します。これらのポイントは、業種や報告書の種類に関わらず、多くの場面で適用できる一般的な指針となります。各ポイントについて、その重要性と具体的な適用方法を説明していきます。
1. 明確な目的と構造
効果的な報告書テンプレートの第一のポイントは、明確な目的と論理的な構造を持つことです。これにより、情報の伝達がスムーズになり、読み手の理解が促進されます。
具体的には以下の点に注意しましょう：
- 目的の明示：報告書の冒頭に目的を明確に記載する
- 論理的な構成：「背景→現状→分析→結論→提案」などの流れを意識する
- 見出しの活用：主要な情報を見出しで示し、全体の構造を分かりやすくする
- 要約セクション：長文の報告書には冒頭にエグゼクティブサマリーを付ける
このような構造化により、読み手は必要な情報を素早く把握でき、報告書全体の文脈を理解しやすくなります。特に、多忙な上司や意思決定者に対する報告では、この点が極めて重要となります。
また、目的に応じてテンプレートをカスタマイズすることも大切です。例えば、進捗報告と最終報告では必要な情報が異なるため、それぞれの目的に合わせた構造を持つテンプレートを用意しておくと良いでしょう。
2. データの可視化と具体性
報告書テンプレートの第二のポイントは、データの可視化と具体的な情報の提示です。これにより、報告内容の理解が深まり、より説得力のある報告が可能になります。
以下の要素を取り入れることで、報告書の質を向上させることができます：
- グラフや図表の活用：数値データを視覚的に表現し、傾向や比較を分かりやすく示す
- 具体的な数値の使用：「大幅に増加」ではなく「前年比20%増加」のように具体的に記述
- 事例や実例の挿入：抽象的な説明を避け、具体的な事例を用いて説明する
- 写真や画像の活用：適切な場合、視覚的な情報を追加して理解を促進する
データの可視化は特に重要で、複雑な情報を簡潔に伝えるのに効果的です。例えば、売上推移を示す折れ線グラフや、部門別実績を表す円グラフなどが有用です。
また、具体的な数値や事例を用いることで、報告内容の信頼性が高まります。「顧客満足度が向上した」という抽象的な表現よりも、「顧客満足度調査のスコアが前回の3.8から4.2に上昇した」という具体的な表現の方が、状況をより正確に伝えることができます。
テンプレートにこれらの要素を組み込む余地を設けることで、より情報量の多い、説得力のある報告書を作成することができます。
3. アクションと次のステップの明確化
報告書テンプレートの第三のポイントは、アクション項目と次のステップを明確に示すことです。これにより、報告書が単なる情報共有にとどまらず、具体的な行動につながりやすくなります。
効果的なアクションプランの提示には以下の要素が重要です：
- 具体的なアクション項目：何をするべきかを明確に記述
- 担当者の明示：各アクション項目の責任者を指定
- 期限の設定：実行すべき時期や完了予定日を明記
- 優先順位の提示：複数のアクションがある場合、その重要度や順序を示す
- 必要なリソースの明確化：人員、予算、時間などの必要リソースを記載
このようなアクションプランを含めることで、報告書が次の行動につながる実用的な文書となります。例えば、プロジェクト進捗報告では、「来週までに○○部署と調整を行い、△△の仕様を確定する（担当：田中）」といった具体的なアクションを明記することで、次のステップが明確になります。
また、長期的な視点も重要です。現在のアクションだけでなく、中長期的に必要となる取り組みや、想定されるリスクとその対策なども含めることで、より包括的な報告書となります。
テンプレートにアクションプランのセクションを設けることで、報告者は自然と次のステップを意識しながら報告書を作成することができ、結果として組織全体の業務効率化につながります。
以下の記事も参考になります。
報告書とは？書き方のポイントや記載項目を解説【テンプレートあり】
報告書をExcel・Wordで作成する際の注意点
Excel や Word で報告書を作成する際には、いくつかの注意点があります。これらのツールは広く使われており便利ですが、適切に使用しないと効果的な報告書作成の妨げになる可能性があります。以下の注意点を踏まえることで、より質の高い、読みやすい報告書を作成することができます。
ここでは、Excel と Word を使用して報告書を作成する際の主要な注意点を2つ紹介します。これらの点に注意を払うことで、報告書の質を向上させ、情報の伝達をより効果的に行うことができます。各注意点について、その重要性と対策を詳しく説明していきます。
1. データの一貫性と正確性の確保
Excel や Word で報告書を作成する際の重要な注意点の一つは、データの一貫性と正確性を確保することです。これらのツールでは、データの入力や計算を手動で行うことが多いため、ミスが発生しやすい環境にあります。
データの一貫性と正確性を確保するための主な注意点：
- 数式の活用：手動計算を避け、Excelの数式機能を積極的に使用する
- データの検証：入力値の範囲や形式を制限する機能を活用し、誤入力を防ぐ
- 一元管理：同じデータを複数箇所に入力せず、参照機能を使って一元管理する
- 定期的なチェック：特に長期使用のファイルは、定期的にデータの整合性をチェックする
- バージョン管理：ファイルの更新履歴を明確にし、最新版を適切に管理する
これらの点に注意を払うことで、報告書の信頼性が高まり、データに基づいた適切な意思決定が可能になります。例えば、売上報告書を作成する際、各部門の売上を手動で合計するのではなく、SUM関数を使用することで計算ミスを防ぐことができます。
また、Word文書内にExcelデータを貼り付ける場合は、リンク貼り付けを活用し、元のExcelファイルの更新が自動的にWord文書に反映されるようにすることも効果的です。これにより、データの一貫性が保たれ、更新作業の手間も省けます。
2. レイアウトと可読性への配慮
Excel や Word で報告書を作成する際のもう一つの重要な注意点は、レイアウトと可読性への配慮です。適切なフォーマットと構成は、情報の効果的な伝達に不可欠です。
レイアウトと可読性を向上させるための主な注意点：
- 一貫したフォント：文書全体で統一されたフォントとサイズを使用する
- 適切な行間と余白：読みやすさを考慮し、適切な行間と余白を設定する
- 見出しの活用：階層構造を明確にするため、見出しスタイルを効果的に使用する
- 色の使用：過度な色使いを避け、重要な情報の強調に限定して色を使用する
- 表やグラフの適切な配置：文章の流れを損なわないよう、図表を適切に配置する
- ページ番号の挿入：長文の報告書では、ページ番号を挿入し参照を容易にする
これらの点に注意を払うことで、読み手が内容を理解しやすく、重要なポイントを素早く把握できる報告書を作成できます。例えば、Excelで作成した財務報告書では、重要な数値を太字にしたり、条件付き書式を使って特定の条件を満たすセルの背景色を変えるなどの工夫が効果的です。
Word文書では、スタイル機能を活用して見出しレベルを明確にし、目次を自動生成することで、文書の構造を分かりやすく示すことができます。また、長文の報告書では、要点をまとめた概要ページを冒頭に配置することで、読み手の理解を助けることができます。
レイアウトと可読性に配慮することで、報告書の内容がより効果的に伝わり、読み手の理解と意思決定を促進することができます。
報告書の作成なら専用ツールがおaすすめ
報告書作成の効率と品質を向上させるには、専用のツールを活用することが非常に効果的です。例えば、「日報アプリgamba!」のような専用ツールには以下のような利点があります：
- カスタマイズ可能なテンプレート：
業務や目的に応じてテンプレートを自由に編集できるため、必要な情報を漏れなく記録できます。 - インタラクティブなコミュニケーション：
投稿に対してメンバーがコメント、リアクション、いいね！を送れるため、リアルタイムでフィードバックを得られます。 - 柔軟なグループ管理：
目的や部署ごとにグループを自由に作成できるため、効率的な情報共有が可能です。 - KPI管理機能：
数値目標の設定と進捗管理が可能なため、パフォーマンスを可視化し、改善につなげやすくなります。
これらの機能により、報告書作成の手間を大幅に削減しつつ、チーム全体のコミュニケーションと業務効率を向上させることができます。従来のExcelやWordでの報告書作成と比べ、より効果的な業務管理と情報共有が実現できるでしょう。
まとめ
効果的な報告書作成は、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールです。本記事では、様々な種類の報告書テンプレートと、それらを活用するためのポイントを紹介しました。
しかし、真に効率的で効果的な報告書管理を実現するには、専用のツールを活用することが重要です。「日報アプリgamba!」のような専用ツールを使用することで、以下のような利点が得られます：
・テンプレートの自由な編集による柔軟な報告書作成
・メンバー間のインタラクティブなコミュニケーション
・目的別のグループ作成による効率的な情報共有
・KPI管理機能を活用した数値目標の管理
これらの機能を活用することで、単なる報告書作成にとどまらず、チーム全体の業務効率向上とコミュニケーション活性化を図ることができます。ビジネスの生産性を大幅に向上させたい方は、ぜひ専用ツールの導入を検討してみてください。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
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