2020年7月15日ウェビナーレポート「日報は業務報告ではない。業績拡大を実現するコミュニケーションツールだ！」

もともと創業が父で自分が専務という形で始まった会社なんですが、私が専務だった時代は、社員からすごく報告が上がってきたんですよ。
 
仕事の内容だけでなく、誰がフラれたとか、誰が結婚するらしい、といったプライベートなことまで。（笑）

ところが、3年前に自分が代表になった瞬間から、そういった報告が全く上がってこなくなったんです。
 
ことあるごとに『何かあったら言ってくれ』と言っていたにもかかわらず…。
 
報告がないからうまくいってるのかと思いきや、実は現場の方で離職やクレームなど色々問題が起きていて。

今までこんなことなかったんですよ。　だから、
 
『このままではいかん！報告する習慣をつけないと』と思い、まずは紙の日報を始めました。

『まーた、二代目の馬鹿息子が日報なんかを始めよった。』と思われたようで（笑）、最初はまったく書いてくれませんでしたね。
 
だんだん書いてくれるようになった頃、自分が出張で2~3日会社を不在にしていると、机の上が山のように日報が溜まっていて。
 
当然、その日報には返信しないとなると、自然とみんな書かなくなりました。

その通りでした。それで次にLINEでやってみることにしたんですが、夕方になるとみんながババっと一気に報告してくるので、ひとつひとつ返信ができなくて。
 
従業員が23人もいると誰が出したか出してないかがチェックできないし、真面目に書いている人が馬鹿を見るような感じになってしまい、これまた続かなかった。 
 
そんなときにgamba!を見つけたんです。

ひとつです。
 
最初は分けていましたが、みんなで互いの頑張りを見た方がいいと思ったからです。

はい、職種によって変えています。
 
例えば、現場の職人の場合は複数名で作業するので、『○○に感謝』という項目を設定して、感謝に重きを置いています。
 
営業は『断りワード』という項目を設定して、お客様の声を拾うようにしています。

私が毎月更新しています。
 
例えば、この営業担当者は次のステージへ行かせようと思ったら変えています。
 
上席になるほど内容が深くなるという感じですね。

うちも最初はなかなか書いてくれなかったので、賞与の評価制度に「日報の提出」という項目を入れたんです。

 
3ヶ月で10回以上出さないとマイナス10ポイント、5回以内ならマイナス5ポイントというポイント制にして、全体のポイントを賞与額で割って「1ポイント幾ら」という形でやっています。
 
出さないメンバーには、『とにかく出せと。なんでもいいから書くように！』と口すっぱく粘り強く言い続けてきましたね。

ちゃんと書いてくれた人には、いいね！やコメントで即レスしました。
 
内容についてはあまり言わなかったですね。
今日がんばったこと、今日覚えたこと、お客様の声とか、何でも良しとしました。
 
すると、次第に内容の精度が上がってきたんです。

当然、夜は会食や飲み会、キャバクラとかも行きますよ（笑）。
 
でも帰りの代行車の中だったり、それこそトイレに入っている時間を使って返信しています。

今は便利ですよ、スマートフォンでボイス入力ができますから。
 
スマホにに向かって『雨の中ありがとう！』とか『暑い中ありがとう！』『明日もよろしく！』とコメントをしています。
 
そうすると、社員は『社長、こんな時間までがんばって働いてるんだ！』と思ってくれるんですよ。
 
まさかキャバクラから返信してるとは思っていないでしょうね。（笑）

やっぱり社員は社長のことを見てますよ。特に新卒メンバーは、社長から直接コメントもらうことってないと思うんですよね。
 
だからこそ、自分に関心を持ってもらっていると思わせるのが大事だと思うんです。
 
『頑張ったことをアピールしなさい！』と常に言っているので、「今日こんなことがんばりました」という報告には『ありがとう』と感謝を伝えるようにしています。
 
泥臭くやることが大事だと思いますね。『君の頑張りをちゃんと見てるよ』というメッセージが必要だと思います。

もちろん、私も日報書きます。
 
社長が日報を書いてるのに、自分も書かないわけにはいかないと思うんでしょうね。

たいていの場合、職人と営業って、仲が悪いんですよ。
 
そして、営業と内勤の仲も悪い（笑）

昔もうちはそうでした。でも、仲が悪いんじゃなくて、お互いの仕事の内容を知らないだけなんですよ。
 
『ここの現場、こういう苦労があったんだ』とか、『営業の数字報告って毎日こんなに大変なんだ』という、”知らない不満”というのが大きような気がして。

職人が太陽光をつける工事をしていたところ、お客さんが『実は給湯器も買い換えようとしてるんだよね』という話をぽろっとしてきたそうなんです。
 
そこで、「お客さんが給湯器の買い替えを検討しているそうです」という声を日報にあげて、営業に繋いでくれたんですね。
 
後日、営業がお客様のもとへ請求書を届けに行ったときに、『給湯器をご検討されているんですか？』と声かけして実際に購入が決まりました。

お客さんと一番距離が近いのは職人なんですよ。
 
営業には「なにか売りつけられるんじゃないか」と思ってなかなか本音を言わない。
 
でも職人さんには本音を話しやすいんでしょうね。

だからうちでは、日報テンプレートに『お客様の声』を設定しています。 例えば、営業が『職人さんが暑い中がんばってすごく丁寧にやってくれました。ありがとう。』というお客様の声を上げることもあります。
 
普段そういったことは聞けないから、すごく励みになるんですよね。お互いが、知らないところで他者から褒められていることを知るのってすごく嬉しいみたいです。

クレーム報告も大事です。
 
全社で共有されるので、職人のミスなのか、製品の欠陥なのかがわかる大事なポイントです。
 
うちも最初は上がってきませんでしたよ。
 
そのたびに「なぜ書かないんだ？」と言い続けた結果、書いてくれるようになりました。クレーム自体は仕方がないけど、報告のスピードが大事ですから。

うちは職人同士仲がいいので、ネタとして「○○先輩がこんなミスをしました」と、わざと日報に上げてくるんですよ。（笑）
 
SNS形式の日報ならではの遊び心ですね。紙だったらわざわざそんなこと書きませんから。

　上がってきたクレームには、『ありがとう！』と返信しています。　

感謝を形にすることが増えました。
 
全員の頑張りを共有しすることで、「現場対応ありがとうございました！」など、当たり前のことに感謝するだけで、コミュニケーションがスムーズになり、職場の雰囲気はグンと良くなりましたね。

A.寝る前にコメント返信すると決めています。
 
時間がない時はスタンプ。出張でどうしても時間がない時は、妻に返信を手伝ってもらっています。

A.やはりコメント機能ですね。コメントできないと寂しいです。レスポンスが大事ですから。

A.工事現場は天気によって変わるので、gamba!で配置転換の連絡をしています。工数削減できれば1人区減らせると何万円と変わってきますから。
 
また、災害で物の納期にが遅れることもあるんですが、そういった細かな情報共有が経費削減に繋がったりもしています。
 
gamba!は1人980円ですから、だいぶ元は取れてます（笑）。
 
あと、営業の数字が悪いときに職人が励ましの言葉をかけたり、些細なことかもしれませんが、支え合う気持ちは売上にも影響していると思います。

A.課題は、日報に対する上席のコメントが足りてないことですね。　　『もっともっとレスポンスしてあげなきゃ、部下は育たないよ。』と日々伝えています。
 
今後は、日報テンプレートやKPIは部門長が作っていくようにシフトしたいですね。

最初から完璧を求めるのではなく、まずは社内コミュニケーションツールとしてやってみることが大事かなと思います。
 
社員も、社長や上司に評価してほしいと思っているはず。1日10分くらいで30人分はレスポンスできるから、そこは頑張ってほしいですね。
 
社員に正しさを求めるのではなく、遊び感覚で始めてみるのがいいと思います。
まずは日報を習慣化すること。それから内容の精度を上げていくといったように、段階を踏んでいくことが大事だと思いますね。