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モチベーションを上げる!日報のフィードバックの書き方

2022年7月15日

日報を読んだ後、フィードバックは欠かさずできていますか?
この記事では部下のモチベーションを向上し、成長を支援する「効果的なフィードバック」の書き方をご紹介します。

フィードバックが必要な理由

  • 部下のモチベーション向上
    基本的に人はリアクションが無いとその行動を辞めてしまいます。
    あなたのメッセージが既読無視された状況を想像してください。嫌な気持ちが湧いて今後メッセージを送るのをやめよう、と感じるでしょう。
    フィードバックは日報を提出することへのモチベーション向上に作用します。

  • 部下の成長を支援する
    フィードバックは、部下にとって第三者の意見として写ります。自分だけでは気づけなかった新たな視点に気づくことによって、部下の成長を促すきっかけを作ります。

 

  • 部下との関係構築
    フィードバックを通してお互いを知り合うことができます。関係構築にも役立てることができます。

こんなフィードバックはよくない

  • 「ダメ出し」
    一番やってはいけないフィードバックです。本人だけでなく、そのようなフィードバックを見ていた他の部下にも伝播し、チーム全体のモチベーションが停滞してしまいます。
    たくましく育って欲しいと思ってのフィードバックかもしれませんが、「よし、やってやる!」と奮発するだけの気概を一方的に相手に求めても空回りしてしまいかねません。
  • 一方的な指示
    「もっとこういう提案をして。」「アポイントを取る時にはこの点を気をつけて。」部下は、何も考えずに言われたことを無批判にその通りにやろうとします。そのような一方的なやり方が繰り返されると、部下は指示がないから何もしない、自分で物を考えようとしなくなってしまいます。また、何か問題が起きた場合も、リーダーの指示が悪いと責任を転嫁するようになってしまいます。

効果的なコメントのポイント

  • 基本的にはポジティブな面に着目してコメントする
    基本的にはポジティブな要素を取り上げ、フィードバックをするようにしましょう。後述する「共感」にも共通しますが、承認欲求を満たすことで、指導や改善点に対しても受け入れやすくなります。
  • プロセスに着目してコメントする
    上記に関連してポジティブな面に着目する際には結果よりも、結果に至るプロセスに着目するとコメントがしやすいです。ここまでの経過を見てくれているんだ、という思いと、今後の改善を考えるヒントにもなります。
  • ダメ出しではなく共感で改善を促す
    フィードバックで重要なことは、気づきを促し、自分で行動してもらうこと。その第一歩は、部下の成果に共感することです。
    共感により部下は自分の行動や態度、成果を認めてくれているという安心感を持ち、モチベーションが上がります。
    具体的な指示を与えたいときも、共感があるかないかで、部下がそれを素直に受け入れられるかがまったく異なってきます。
    「この点は良かった。ただここは問題。次回はこうするともっとよくなるのでは?(こういう方法はできないか?)」といった表現を使ってみましょう。
    • お客様への提案に再考を促したいとき
      「〇〇な点では評価してくれると思いますが、○○な点ではどうでしょうか?そうした点も考慮するとより良い評価を頂けそうです。」
    • 業務内容の改善を促したいとき
      「プロセスは順番を踏まえていてよかった、タイミングや、事前の情報収集など、改善の余地がありそうですね。より良く出来るために考えてみましょう。」
  • 「質問する」ことで成長を促す
    部下の仕事に共感した上で、「質問」で相手の気づきを促します。
    なぜ質問なのか。それは「答えは相手の中にある」から。
    いくら「こうしたほうがいい」「それはダメだ」といったところで、本人がそれに気づいて納得し、やり方を変えなければ意味がありません。
    質問により考えるきっかけを与え、自分で問題に気づき、行動を促すことが大切です。

    部下の成長を促す質問には大きく2種類あります。
    1. 行動の結果や未来への気づきを与える質問
      • いまのまま順調にいけば目標は達成できそうですか?
      • もし課題があるとしたら何を改善すればいいと思いますか?
    2. 自分自身の内面への気づきを与える質問
      • なぜそう思うのですか?
      • お客様はどう感じていると思いますか?
      • このプロジェクトの成功のポイントは何だと思いますか?

  • PDCAサイクルを促す
    部下が自分で考え、行動できるためにはPDCAサイクルのような自己改善サイクルを自分で回せるようになることが必要です。特に新人に対してのフィードバックは、上司であるあなたがPDCAサイクルに則った振り返りを促すコメントも有効です。

    今回の目標は○件、結果は○件でしたが、自分ではどう受け止めていますか?改善できる点、より良い結果を出すにはどうすればよいか、自分なりに考えてみてください。

部下のタイプに合わせたフィードバック方法も

まとめ

日報は、目標→結果→改善策といったように、振り返りができます。それに対して、上司
がアドバイスや激励のコメントをするれば、部下のモチベーションもアップします。

この仕組みこそが、PDCAサイクル(Plan計画 Do成果 Check振り返り Action改善行動)の基本であり、
部下の成長、ひいては会社の業績アップに繋がります。

部下をやる気にさせるのはあなたのフィードバック次第。この記事が参考になると幸いです。

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