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日報のペーパーレス化の進め方 | おすすめアプリや事例を紹介

2022年12月16日

日報のペーパーレス化の進め方 おすすめアプリや事例を紹介

働き方改革やテレワークの普及に伴って、様々な業界でペーパーレス化が進行しています。

日々の業務活動を共有する日報も電子化されています。

この記事では「日報のペーパーレス化を検討しているが進め方がわからない」といった方のために、ペーパーレス化の定義から、ペーパーレス化の進め方まで解説。社内共有用の「ペーパーレス化かんたんガイド」も提供していますので、ぜひ最後までご覧下さい。

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ペーパーレス化とは

2019年4月1日から施行されている「働き方改革」の取り組みの1つとして「ペーパーレス化」が推奨されています。

「ペーパーレス化」とは、言葉どおりではありますが「ペーパー(紙)」を利用した業務を可能な限り減らし、「電子化」されたデータファイルなどを用いて “業務改善” をうながす取り組みです。

ペーパーレス化のメリット

コスト削減

  • 「紙代」「印刷代」「保管場所」「廃棄費用」などのコストを削減します。
  • 紙媒体から、PDFファイルなどの電子媒体に切り替えることで、業務に必要な情報を探す時間など、目に見えないコストも削減できます。

業務標準化

  • 「電子媒体」に移行すると、情報共有がより容易になります。特定の従業員に業務が集中する「属人化」を防ぎます。現状をチームで可視化できるため、従業員による業務の質のばらつきを抑制する「業務標準化」を促進する土台を築きます。

情報の一元管理

  • 異なる種類の書類データを、”クラウド” などのデジタルツールにまとめることで、情報の「一元管理」が可能になります。企業の資産データが一元化されることで、業務の全体像を把握しやすく、効率化はもちろん、新たな発見・新たなアイデアの発想を促進します。

バックアップ・セキュリティ強化

  • データの自動保存やバックアップ機能を活用することで情報の紛失や焼失のリスクを軽減します。建物の侵入や書類持ち出しによる “盗難” のリスクを軽減することができます。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化を進める上で注意するべき事柄を紹介します。

運用コスト

  • 「紙の媒体」に変わる「電子媒体」を管理する道具として、新しいツールを導入するための初期費用、及び継続費用が発生します。
    ”投資対効果” を踏まえて適切な投資であるかを検討する必要があります。

社員のITリテラシー

  • ペーパーレス化にはメンバーに少なからずITの知識が求められます。メンバーによってはITを用いた業務に負担を感じることも。ITが苦手なメンバーへの教育体制を用意する必要があります。

オンライン環境

  • 「紙の媒体」を「電子媒体」に変換した場合、オンライン環境に大きく依存するため、”停電” の発生時や “電子機器” の不具合があれば、業務を遂行できません。頻繁に起こるリスクではありませんが、留意すべき課題の1つです。

移行の負担

  • 紙媒体から電子媒体に移行する初期は、はじめに対象メンバーへのルール説明が必要です。さらに移行後も継続的にメンバーからの質問や困りごとに対応するための体制を準備する必要があります。

ペーパーレス化の進め方

ステップ01: 現状を把握する

  • ペーパーレス化を検討する前準備として、現在の業務がどのように進んでいるのか、プロセスを洗い出しましょう。
  • 自社の現状を把握するうえで重要なことは、単にペーパーレス化が適用できる「部分」を探すだけではなく、「一連の業務プロセス全体」を洗い出すことです。”自社業務” の独自性があらわれる “業務プロセス” の中で「ペーパーレス化」を捉えることが、本当の意味で ”自社に使えるペーパーレス化” になります。

業務プロセス洗い出し例
この例では簡略化していますが、実際には全工程を細かくすべて洗い出すことがポイントです。
(例えば、「誰がどの作業を行うのか」など)

ステップ02:ペーパーレス化の対象範囲を決定する

  • 自社の現状である「既存の業務プロセス」を把握したあとは、その業務プロセスに組み込まれている「紙(ペーパー)」を利用している工程が、「紙(ペーパー)でなければならない理由があるかどうか」をさぐります。
  • 確認のポイントは「紙が必須」でない場合はすべて置き換えるつもりで、新しい業務プロセスを想定してみることです。そして、”既存” と” 新しい業務プロセス” を比較し「業務効率化・生産性向上・企業価値向上につながる環境への配慮」などに効果が得られるかを予想します。
  • 見えてくるのは、単純に「紙」をPDFファイルなどの「デー タ」に置き換えるだけで効果があるのか「業務プロセス自体」を “新しいツールやシステム” に変更しないとあまり効果がないのか、などの“自社の対象範囲(スコープ)”です。
  • 会社全体の効果を期待するには、各部署の橋渡し役になる人を必ず含め、「ペーパーレス化推進チーム」をつくる必要があります。そこで ”いつ・何を・どのくらい改善” していくのかを計画し、実際の行動へとつなげていきます。

ステップ03: ツール導入を検討する

  • ステップ1〜2で、ペーパーレス化の対象となる既存の「業務プロセス」の洗い出しと、スコープ、各部署に伝達する担当者を含めたチーム発足について紹介しました。最終のステップ3は、実際にペーパーレス化を実現するために必要な「ITツールの導入を検討すること」です。
  • チーム内でメンバーが提案したツールを検討したり、検索して表示されるツールの資料を請求してもよいでしょう。  “適当なツールをどうやって探したら良いのかわからない” という場合は、ITツールでも比較的安価な「クラウド」というワードと、「業務プロセス」の一般的な名称(たとえば、「日報」)などのワードを2つ並べ、インターネットなどで検索すると、複数のITツールを探し出すことができます。
  • 自社にとって必要不可欠の機能が備わっているか、不要な機能が多く、複雑すぎてはいないか、費用面で適切か、複数の候補を比較・検討していきましょう。

ペーパーレス化促進のコツ

ペーパーレス化によって得られる効果を見える化する

  • ペーパーレス化は、端的に「従来の業務プロセスから、新しい業務プロセスへの転換をはかる」ことで実現しますが、その転換を実行にうつす人、つまり“従業員” の理解が重要です。
  • 企業内で新しい取り組みが定着するまでには、従業員の心中に一定数の “拒否反応” がみられるケースがあります。特に、トップダウン(上層部の意向を下部の方向へ浸透させる指揮命令)の場合は、”施策の良し悪し” とは別の問題で、これまでの慣れた手順を手放す抵抗感や、新しい工程に対する不安感、現場の意見を聞いていないのではないかという不信感に配慮する必要があります。
  • 「ペーパーレス化」を成功させるためには、「新しい取り組みで得られる効果を可視化」して示すこと、それが「どのように従業員に良い影響を与えるのか」を伝えることで、”いま企業に必要な転換である” と認識・理解してもらうことが大切です。

実際のペーパーレス化事例

日報アプリgamba!を導入したランドハウスさまでは、社内的な発表として日報のペーパーレス化によるコスト削減、生産性の向上効果を発表しています。こうした形で明確な成果を周知すると、ペーパーレスの促進に効果的です。

詳しくはこちら:現場の作業状況がすぐにわかるようになり、提出率も大幅にアップ!【株式会社ランドハウス様 gamba!導入事例】

代表的な電子日報アプリ

日報アプリgamba!

公式サイト https://www.getgamba.com/

日報アプリgamba!は株式会社gambaが提供する日報アプリです。

日報としての各種機能はもちろん、日報へいいね!やコメントが送れるようになっており、コミュニケーションの機能も充実しています。

gamba!では上司と部下の間だけではなく、日報をメンバー同士で共有することができます。メンバー同士でそれぞれの活動を把握して、コメントし合うことで社内コミュニケーションが活性化します。

無料トライアルを実施しているのでぜひお試しください。

・テンプレート機能をはじめとした日報としての機能を豊富に搭載

・日報へのいいね!やコメント機能で、社内コミュニケーションを活性化

・専用アプリを用意しており、端末を問わず便利に利用可能

日報アプリgamba!公式サイト⇨ https://www.getgamba.com/

NotePM

出典:NotePM公式HPより

NotePMは社内のナレッジ共有を促進する社内Wikiツールです。さまざまなテンプレートが用意されており、日報のテンプレートを使用することで日報ツールとして使用することができます。

・検索機能を通して欲しい情報をすぐに取り出せる

・豊富なテンプレートで簡単に日報共有

・外部ツールとの連携も柔軟に対応可能

ツール選びのポイント

コスト/料金

  • ITツールの中でも「クラウド」と呼ばれているSaaS(サブスクリプション系のサービス)は、使う期間だけ費用を支払うので導入コストが比較的低く抑えられます。無料の試用期間を設けているものも少なくありませんので、活用しましょう。

操作性(メンバーが使いこなせるか)

  • ビジネスで新しいツールを利用する時には、全社員が簡単に使いこなせるかどうかが特に重要です。従業員によって利用のばらつきがでると、共同作業に影響が出るだけでなく、人によって業務成果に違いが生じる一因となります。

ツール間の連携

  • 単体のツールの導入でも、業務の効率化は見込めますが、ツール間の連携が可能かどうかも重要なポイントです。ペーパーレス化したデータは、1ツール内で完結するのではなく、複数のツール間でデータ連携することで
    より活用できます。
  • 「API連携」に対応していれば、手作業でデータを連携しなくてすむかもしれません。

サポート体制

  • マニュアルを参照したり、「Q&A」を確認しても、よく理解できない・問題が解決しないことが起こりえます。事前にサポート体制がしっかりしているか確かめることも、継続利用に大切な要素です。

まとめ

日報に焦点をあて、ペーパーレス化の進め方、おすすめアプリをご紹介しました。

ツールを導入する際には単に高機能であるだけではなく、メンバーが使いこなせるが大事です。

多くのツールでは無料でお試しすることが可能です。事前にメンバーに使ってもらって、活用できそうか確認すると、失敗しないツール導入が可能です。

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