面談記録の書き方やフォーマット、コツを解説【例文・テンプレートあり】

最終更新日：2025年7月7日

面談はビジネスの現場で頻繁に行われるコミュニケーションの一つです。プロジェクトの進捗確認、個人のパフォーマンス評価、クライアントとの関係構築など、多岐にわたる目的で利用されます。しかし、面談の効果を最大化するためには、その進行方法や準備、フォローアップなど、様々な要素が重要となります。

特に、面談記録の取り方やその活用方法は、後の業務の進展に大きく影響を与えることがあります。この記事では、面談をより効果的に行うためのコツを3つの観点で解説し、面談記録の重要性とその活用方法、おすすめのテンプレート（フォーマット）についても深掘りしていきます。

面談が必要なシーン3選
面接と面談の違いは？
面談を成功させる３つのコツ
面談記録を書く際のポイント
面談記録の書き方・例文
おすすめの面談のテンプレート（フォーマット）
面談記録はなぜ重要なのか？
まとめ

面談が必要なシーン3選

ビジネスにおいて、面談は様々な目的で活用されます。以下では、特に重要な3つのシーンについて、その特徴と効果的な進め方を解説します。

採用面談

採用面談は企業にとって優秀な人材を確保するための重要なプロセスです。採用面談では、応募者のスキルや経験、人柄などを総合的に評価します。

主な特徴：

選考を目的とした構造化されたプロセス
応募者の能力・適性・意欲の評価
会社の文化や価値観との適合性確認

効果的な進め方：

事前に質問事項を準備する
具体的なエピソードを引き出す質問を用意する
応募者にとって快適な環境を整える
会社の魅力や仕事内容を適切に説明する

採用面談では、一貫した評価基準を設け、複数の面接官による多角的な評価を行うことが、適切な人材の選定には効果的です。また、応募者が自社について理解を深める機会としても活用しましょう。

営業面談

営業面談は、顧客との関係構築や商談を進めるための重要な機会です。顧客のニーズを把握し、適切なソリューションを提案することが成功への鍵となります。

主な特徴：

商品・サービスの提案
価格交渉
契約条件の確認
関係性の構築

効果的な進め方：

事前に顧客情報とニーズを調査する
明確な提案資料を準備する
顧客の質問や懸念に対応できるよう準備する
次のステップを明確にして終了する

営業面談では、一方的な製品説明ではなく、顧客の課題に焦点を当てた対話を心がけましょう。また、面談後の迅速なフォローアップが成約率を高める重要な要素となります。

人事面談

人事面談は、社員のキャリア開発やパフォーマンス評価、職場環境の改善などを目的とした面談です。1on1ミーティングもこのカテゴリーに含まれます。

主な特徴：

定期的（週1回〜月1回程度）に実施
30分〜1時間程度の時間設定
キャリア開発の支援
業務上の課題の早期発見
メンタルヘルスケア
信頼関係の構築

効果的な進め方：

固定の曜日・時間を設定し、定期的に実施する
オープンな対話を促進する環境を作る
具体的なフィードバックを提供する
明確なアクションプランを立てる

人事面談では、社員が安心して意見や懸念を共有できる信頼関係の構築が重要です。また、面談内容を適切に記録し、継続的な成長や改善に活かすことが効果的です。

社員の持つ能力を引き出す。着実に成果を出す「正しいプロセス」を構築する方法とは？

面接と面談の違いは？

面接（Interview）と面談（Meeting）は、ビジネスシーンでよく使用される用語ですが、その目的や性質には明確な違いがあります。

面接は主に採用や評価を目的とした一方向的なコミュニケーションです。面接官が質問し、応募者が回答するという形式が一般的で、明確な評価基準に基づいて判断が行われます。例えば、新卒採用における就職面接や、資格試験における口頭試験などが該当します。

一方、面談は双方向のコミュニケーションを重視した対話です。上司と部下の1on1ミーティング、営業担当者と顧客との商談、教師と保護者との個人面談など、相互理解や問題解決を目的としています。

主な違いは以下の3点です：

目的：面接は評価と選考が主目的、面談は相互理解と課題解決が主目的
コミュニケーションの方向性：面接は一方向的、面談は双方向的
関係性：面接は評価者と被評価者、面談はより対等な立場での対話

面談を成功させる３つのコツ

面談を成功させるためには、いくつかの重要なコツがあります。

1. 事前準備

面談の成功には、事前の準備が欠かせません。面談の目的や議題を明確にし、必要な資料や情報を整理しておくことで、スムーズな進行が可能になります。相手の背景や関心事についてもリサーチしておくと、より具体的な話ができるでしょう。

2. コミュニケーションを強化するための具体的な方法

効果的な面談を実現するために、以下の4つのコミュニケーション技術を意識的に活用しましょう。

積極的な傾聴の技術

相手の発言を遮らず、最後まで聞く
適切なタイミングで相槌を打つ
メモを取りながらも、適度なアイコンタクトを維持する

適切な質問の仕方

オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分ける
「なぜ」から始まる質問は控えめにし、「どのように」「具体的には」という質問を活用する
相手の発言を言い換えて確認する

非言語コミュニケーションの活用

前のめりの姿勢で話を聞く
腕を組まないなど、開かれた態度を示す
表情や声のトーンに気を配る

共感的理解の示し方

相手の感情を認識し、言葉で表現する
具体的な体験を共有し、理解を深める
批判や否定を避け、建設的な対話を心がける

3. フォローアップの重要性と具体的な方法

フォローアップの手順とタイミング

面談終了直後（24時間以内）
- 面談記録の作成と共有
- 合意事項の確認メールの送信
1週間以内
- アクションアイテムの進捗確認
- 必要に応じて支援の提供
1ヶ月以内
- 中期的な目標の進捗確認
- 新たな課題の有無の確認

フォローアップ実践チェックリスト

□ 面談記録の作成と共有
□ 合意事項の明文化
□ アクションアイテムの期限設定
□ 進捗確認の日程調整
□ サポート体制の確認
□ 次回面談の日程調整

面談記録を書く際のポイント

面談記録を効果的に作成するためには、一定のルールやポイントを押さえることが重要です。記録は後から参照される重要な資料となるため、読みやすく、理解しやすい形式で作成することが求められます。以下では、面談記録作成時に意識すべき主要なポイントを解説します。

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表記を統一する

面談記録の可読性と一貫性を高めるには、表記の統一が不可欠です。一貫した表記スタイルを使用することで、読み手が内容に集中しやすくなります。

統一すべきポイント：

日付の表記方法（例：2025年3月4日 or 2025/3/4）
時間の表記方法（例：14:00〜15:00 or 午後2時〜3時）
人名の敬称（例：山田様 or 山田氏）
専門用語や略語の使用（初出時にフルスペルと略語を併記）

理由と効果： 表記が統一されていないと読み手は混乱し、重要な情報を見落とす可能性があります。また、表記の統一は文書の専門性と信頼性を高め、組織内での情報共有をスムーズにします。

具体的なアドバイス： 社内で標準となる表記ルールを設定し、テンプレートとして共有することで、誰が記録を作成しても一貫性を保つことができます。

面談の流れに沿って記述する

面談記録は、実際の面談の流れに沿って時系列で記述することが重要です。これにより、議論の展開や決定に至るプロセスが明確になります。

効果的な時系列記録のポイント：

議題ごとに区切りをつける
各議題の開始時間を記録する
重要な発言や決定がなされたタイミングを明記する
議論の分岐点や転換点を明確に示す

理由と効果： 時系列での記録は、後から面談の流れを再現する際に非常に役立ちます。特に決定事項に至るまでの経緯を理解する必要がある場合、議論の流れがわかるように記録されていることは重要です。

具体的なアドバイス： 面談中にリアルタイムでメモを取る場合は、時間を併記することで、後から整理する際に役立ちます。音声録音が許可されている場合は、補助的に活用するのも効果的です。

細部にこだわらない

面談記録は、すべての発言を逐語的に記録するものではありません。重要なポイントを中心に、簡潔かつ明確に記述することが大切です。

簡潔な記録のポイント：

重要な発言や決定事項に焦点を当てる
冗長な表現や繰り返しを避ける
要点をまとめる技術を使う
箇条書きを活用して視認性を高める

理由と効果： 細部にこだわりすぎると記録作成に時間がかかり、また読む側も重要な情報を見つけにくくなります。簡潔な記録は、必要な情報を素早く見つけられる利点があります。

具体的なアドバイス： 面談の目的を常に意識し、その目的に関連する情報を優先的に記録しましょう。また、記録を読み返し、不要な情報を削除する編集作業も重要です。

事実と意見を分けて記述する

面談記録では、客観的な事実と主観的な意見や解釈を明確に区別することが重要です。特に、後日参照される可能性がある場合、この区別は非常に重要になります。

事実と意見を区別するポイント：

事実は「〜した」「〜があった」など、具体的かつ客観的に記述
意見や解釈は「〜と思われる」「〜と考えられる」など、主観であることを明示
発言の引用は「」や『』を使用して明確に示す
必要に応じて「事実」「所感」などのセクションを分ける

理由と効果： 事実と意見の混同は、記録の信頼性を損ない、誤解や混乱を招く可能性があります。明確に区別することで、記録の客観性と信頼性が高まります。

具体的なアドバイス： 面談記録を作成する際は、まず客観的な事実を記録し、その後で必要に応じて自分の意見や解釈を追加するというアプローチが効果的です。また、複数人で面談記録を確認することで、客観性をさらに高めることができます。

面談用テンプレートを準備する

担当者による質のバラつき、いわゆる「属人化」を防ぎ、貴重な面談記録を情報資産として蓄積できます。テンプレートは面談の質と報告及び共有の質を標準化し、チーム全体のパフォーマンスを底上げすることで、組織全体の成果を最大化するための重要な仕組みです。

テンプレート作成で気を付けるポイント

評価や目標設定など、その面談で達成したい目的を最初に明確にできるように作成しましょう。
後から誰が見ても状況を客観的に理解できるよう、必須の確認項目を設定します。
数値化しにくい本音や個別の課題感を拾うため、柔軟な項目も設けましょう。

理由と効果

担当者ごとの評価基準のブレを防いで公平性を担保します。必要な情報共有がスムーズになり、組織全体で面談の質と効果を高め、人材育成を加速させることができます。

運用の注意点

一度作ったら終わりではありません。事業や組織の変化に合わせ、現場の意見も取り入れながら定期的に見直し、形骸化させない運用を心がけましょう。

面談記録の書き方・例文

面談記録とは、ビジネスや教育の現場で行われる面談の内容を文書化するプロセスです。面談の目的や議題、参加者の発言内容、合意事項、次回のアクションプランなどを記録します。この記録は、後日の振り返りや進捗管理、責任の所在の明確化などに役立ちます。例えば、プロジェクトの進行中に何が話されたのか、どんな決定が下されたのかを明確にするために使用されます。

また、個人のパフォーマンス評価やキャリアの方向性を話し合う際にも、面談記録は重要な役割を果たします。面談記録を取ることで、参加者間の認識の共有が図られ、後の業務の進展においてもスムーズなコミュニケーションが可能になります。適切なテンプレートやツールを使用することで、効率的に記録を取ることができ、面談の質を一層高めることができるでしょう。

面談記録の例文

1on1ミーティングの例文

面談記録

【基本情報】日時：2025年3月4日 10:00～11:00 場所：会議室A 参加者：山田太郎（マネージャー）、佐藤次郎（メンバー）

【面談の目的】四半期目標の進捗確認と今後の課題の洗い出し

【議題と討議内容】

前のアクションアイテムのフォローアップ
- プロジェクトAの納期調整：予定通り3月末に完了見込み
- 新規クライアント対応研修：2月25日に受講完了
四半期目標の進捗状況
- 売上目標：現時点で85%達成。残りの15%も見込み顧客からの受注で達成見込み
- スキルアップ：API設計の基礎研修は完了。実践的なワークショップ参加が必要
今後の課題
- プロジェクトBの人員リソース不足
- 新システム導入に伴う業務フローの変更対応

【決定事項】

プロジェクトBに関して、田中部長に追加リソースの相談を山田が3/7までに実施
新システム導入についての説明会を3/15に開催する。佐藤が資料作成を担当

【フォローアップ事項】

次回1on1：3月18日 10:00～11:00
次回までに佐藤は新システム説明会の準備進捗状況を報告

キャリア面談の例文

キャリア面談記録

【基本情報】日時：2025年3月5日 13:30～14:30 場所：ミーティングルームC 参加者：鈴木部長（人事部）、高橋花子（マーケティング部）

【面談の目的】年次キャリア開発計画の策定と中長期的なキャリアパスの確認

【討議内容】

現在の業務と満足度について
- デジタルマーケティングチームでの業務に高い満足度
- データ分析スキルをさらに向上させたいという希望あり
今後のキャリア展望
- 3年後：マーケティング戦略の立案ができるレベルになりたい
- 5年後：マーケティングチームのリーダーを目指したい
必要なスキル開発
- データ分析の高度な知識（統計学、機械学習の基礎）
- プロジェクトマネジメントスキル
- リーダーシップ開発

【アクションプラン】

高橋：データサイエンス基礎講座の受講申込（3/15まで）
鈴木：社内メンター制度への登録手続き（3/10まで）
高橋：四半期ごとの小規模プロジェクトリード機会の創出

【次回面談】 2025年6月5日 13:30～14:30

営業面談の例文

営業面談記録

【基本情報】日時：2025年3月6日 15:00～16:00 場所：ABCクライアント本社会議室参加者：当社：伊藤営業部長、中村営業担当　　　　先方：渡辺部長（購買部）、小林課長（システム部）

【面談の目的】新規サービス「クラウドERP」の提案と導入検討

【議題と討議内容】

クライアントの現状と課題
- 現行システムの保守期限が2025年12月で終了
- データ連携の手動作業が多く、業務効率化が課題
- リモートワーク環境でのアクセシビリティ向上が必要
提案内容の説明
- クラウドERPの主要機能と特長を説明
- 導入事例（同業他社3社）の成功ポイント共有
- 初期費用および月額利用料の見積もり提示
クライアントからの質問・懸念事項
- データ移行の工数と期間
- セキュリティ対策の具体的内容
- カスタマイズの可能性と追加費用

【決定事項】

3月20日までに、データ移行に関する詳細見積もりを当社が提出
4月上旬に、クライアント側関係者向けデモンストレーションを実施

【次のステップ】

中村：詳細見積書の作成（3/20まで）
伊藤：デモ環境のセットアップと日程調整（3/15まで）
小林：社内関係者の参加者リスト提供（3/13まで）

記載すべき必須項目

項目	記載内容の説明
基本情報	日時、場所、参加者名、所要時間
面談の目的	面談を実施した理由、達成したい目標
議題	討議された主要なトピック
討議内容	各議題における具体的な発言や決定事項
アクションアイテム	誰が、何を、いつまでに実施するか
フォローアップ事項	次回の面談予定、確認が必要な事項

テンプレート種類	特徴	主な使用シーン
一般面談用	・基本的な面談記録フォーマット・シンプルで汎用性が高い	・1on1ミーティング・プロジェクトミーティング
評価面談用	・評価項目のチェックリスト付き・目標設定/振り返りシート統合	・昇進・昇格面談・期末評価面談
採用面談用	・選考基準明記・評価点数入力機能・比較表作成機能	・採用選考・内定者面談