面談記録の書き方・コツと活用法を徹底解説！【無料テンプレートあり】

面談はビジネスの現場で頻繁に行われるコミュニケーションの一つです。プロジェクトの進捗確認、個人のパフォーマンス評価、クライアントとの関係構築など、多岐にわたる目的で利用されます。しかし、面談の効果を最大化するためには、その進行方法や準備、フォローアップなど、様々な要素が重要となります。

特に、面談記録の取り方やその活用方法は、後の業務の進展に大きく影響を与えることがあります。この記事では、面談をより効果的に行うためのコツを3つの観点で解説し、面談記録の重要性とその活用方法、おすすめのテンプレート（フォーマット）についても深掘りしていきます。

面接と面談の違いは？

面接（Interview）と面談（Meeting）は、ビジネスシーンでよく使用される用語ですが、その目的や性質には明確な違いがあります。

面接は主に採用や評価を目的とした一方向的なコミュニケーションです。面接官が質問し、応募者が回答するという形式が一般的で、明確な評価基準に基づいて判断が行われます。例えば、新卒採用における就職面接や、資格試験における口頭試験などが該当します。

一方、面談は双方向のコミュニケーションを重視した対話です。上司と部下の1on1ミーティング、営業担当者と顧客との商談、教師と保護者との個人面談など、相互理解や問題解決を目的としています。

主な違いは以下の3点です：

1. 目的：面接は評価と選考が主目的、面談は相互理解と課題解決が主目的
2. コミュニケーションの方向性：面接は一方向的、面談は双方向的
3. 関係性：面接は評価者と被評価者、面談はより対等な立場での対話

面談が必要なシーン3選

ビジネスにおいて、面談は様々な目的で活用されます。以下では、特に重要な3つのシーンについて、その特徴と効果的な進め方を解説します。

1. 1on1ミーティング（定期面談）

1on1ミーティングは、上司と部下の間で定期的に行われる面談です。主な特徴は：

• 頻度：週1回〜月1回程度
• 所要時間：30分〜1時間
• 目的：
• キャリア開発の支援
• 業務上の課題の早期発見
• メンタルヘルスケア
• 信頼関係の構築

効果的な1on1を実施するためには、固定の曜日・時間を設定し、定期的に実施することが重要です。

2. 顧客商談（営業面談）

顧客との商談は、ビジネスの成否を左右する重要な面談です。特徴として：

• 商品・サービスの提案
• 価格交渉
• 契約条件の確認
• 関係性の構築

顧客のニーズを正確に把握し、適切なソリューションを提案することが成功のカギとなります。

3. プロジェクトキックオフ（初回面談）

新規プロジェクト開始時の面談は、以下のような特徴があります：

• プロジェクトの目的・目標の共有
• 役割分担の明確化
• スケジュール確認
• リスク要因の洗い出し

面談記録とは？

面談記録とは、ビジネスや教育の現場で行われる面談の内容を文書化するプロセスです。面談の目的や議題、参加者の発言内容、合意事項、次回のアクションプランなどを記録します。この記録は、後日の振り返りや進捗管理、責任の所在の明確化などに役立ちます。例えば、プロジェクトの進行中に何が話されたのか、どんな決定が下されたのかを明確にするために使用されます。

また、個人のパフォーマンス評価やキャリアの方向性を話し合う際にも、面談記録は重要な役割を果たします。面談記録を取ることで、参加者間の認識の共有が図られ、後の業務の進展においてもスムーズなコミュニケーションが可能になります。適切なテンプレートやツールを使用することで、効率的に記録を取ることができ、面談の質を一層高めることができるでしょう。

面談記録はなぜ重要なのか？

面談記録の重要性は、以下の3つの観点から説明できます。

1. 情報の正確な記録と共有

面談記録は、組織の重要な知的資産として機能します。実際に、記録を適切に残すことで以下のような効果が期待できます：

• 合意事項の明確化：
  研究によると、人は会話の内容を72時間後には約75%忘れてしまうと言われています。面談記録があれば、重要な決定事項を正確に思い出すことができます。
• 情報共有の効率化：
  チーム間での情報共有において、面談記録があることで伝達の正確性が約40%向上するというデータもあります。

2. 業務効率の向上

面談記録は、業務プロセスの最適化に貢献します：

• 時間の節約：
  同じ議論を繰り返す必要がなくなり、一般的に会議時間を約30%削減できます。
• PDCAサイクルの促進：
  過去の面談記録を分析することで、より効果的な改善策を見出すことができます。実際に、定期的な振り返りを行う組織では、目標達成率が平均20%向上したという報告もあります。

3. コンプライアンスとリスク管理

面談記録は法的保護の観点からも重要です：

• 法的証拠としての価値：
  人事案件や契約交渉において、面談記録は重要な証拠となります。
• リスク管理：
  問題発生時の原因究明や責任の所在の確認に役立ちます。企業の約65%が、重要な意思決定の証跡として面談記録を活用しているとされています。

面談記録・報告書の書き方とは？

面談記録を効果的に作成するためには、適切な構造化と重要ポイントの把握が不可欠です。以下では、基本的な書き方と注意点を解説します。

記載すべき必須項目

面談記録を書く際のポイント

1. 客観性の維持

• 事実と意見を明確に区別する
• 感情的な表現を避け、中立的な記述を心がける

1. 簡潔性と正確性のバランス

• 重要なポイントを漏らさず記録
• 冗長な表現を避け、要点を簡潔に記載

1. 時系列の明確化

• 議論の流れが分かるように記録
• 重要な決定がなされた時点を明記

1. 確認プロセスの実施

• 参加者全員で内容を確認
• 修正が必要な場合は速やかに対応

面談を成功させる３つのコツ

面談を成功させるためには、いくつかの重要なコツがあります。

1. 事前準備

面談の成功には、事前の準備が欠かせません。面談の目的や議題を明確にし、必要な資料や情報を整理しておくことで、スムーズな進行が可能になります。相手の背景や関心事についてもリサーチしておくと、より具体的な話ができるでしょう。

2. コミュニケーションを強化するための具体的な方法

効果的な面談を実現するために、以下の4つのコミュニケーション技術を意識的に活用しましょう。

積極的な傾聴の技術

• 相手の発言を遮らず、最後まで聞く
• 適切なタイミングで相槌を打つ
• メモを取りながらも、適度なアイコンタクトを維持する

適切な質問の仕方

• オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分ける
• 「なぜ」から始まる質問は控えめにし、「どのように」「具体的には」という質問を活用する
• 相手の発言を言い換えて確認する

非言語コミュニケーションの活用

• 前のめりの姿勢で話を聞く
• 腕を組まないなど、開かれた態度を示す
• 表情や声のトーンに気を配る

共感的理解の示し方

• 相手の感情を認識し、言葉で表現する
• 具体的な体験を共有し、理解を深める
• 批判や否定を避け、建設的な対話を心がける

3. フォローアップの重要性と具体的な方法

フォローアップの手順とタイミング

1. 面談終了直後（24時間以内）
   • 面談記録の作成と共有
   • 合意事項の確認メールの送信
2. 1週間以内
   • アクションアイテムの進捗確認
   • 必要に応じて支援の提供
3. 1ヶ月以内
   • 中期的な目標の進捗確認
   • 新たな課題の有無の確認

フォローアップ実践チェックリスト

□ 面談記録の作成と共有
□ 合意事項の明文化
□ アクションアイテムの期限設定
□ 進捗確認の日程調整
□ サポート体制の確認
□ 次回面談の日程調整

おすすめの面談のテンプレート（フォーマット）

効果的な面談記録のために、目的別の3種類のテンプレートをご用意しました。

各テンプレートの特徴と使用方法

無料テンプレートのダウンロード

各テンプレートは以下のボタンからダウンロードいただけます。

※テンプレートは、Microsoft Excel形式、およびMicrosoft Word形式でご提供しています。

一般面談用テンプレート

基本的な面談記録用のフォーマットで、シンプルで汎用性が高いのが特徴です。1on1ミーティングやプロジェクトミーティングなど、日常的な面談記録に最適です。

• 基本的な面談記録フォーマット
• シンプルで汎用性が高い設計
• 議事録作成がしやすい構造

主な使用シーン：

• 1on1ミーティング
• プロジェクトミーティング
• チーム内の定例会議

評価面談用テンプレート

評価項目のチェックリストと目標設定/振り返りシートが統合されたテンプレートです。人事評価や昇進面談などで活用できます。

• 評価項目のチェックリスト付き
• 目標設定と振り返りが一体化
• キャリアプラン策定サポート機能

主な使用シーン：

• 昇進・昇格面談
• 期末評価面談
• キャリア開発面談

採用面談用テンプレート

選考基準が明記され、評価点数の入力や候補者比較が容易な構造となっています。採用プロセスの標準化に役立ちます。

• 明確な選考基準
• 評価点数入力機能
• 候補者比較表作成機能

主な使用シーン：

• 採用選考面接
• 内定者面談
• キャリア採用面接

下記にご記載の上、ダウンロードをして下さい。

まとめ

面談記録は、ビジネスコミュニケーションを効果的に進めるための重要なツールです。
本記事で解説した内容をまとめると：

• 面談と面接の違いを理解し、適切な場面で活用することが重要
• 面談記録は、情報共有、業務効率向上、リスク管理の3つの観点で重要な役割を果たす
• 効果的な面談には、準備、コミュニケーション、フォローアップの3要素が不可欠
• 目的に応じた適切なテンプレートを活用することで、より効率的な面談記録が可能

これらの知識とツールを活用することで、より効果的な面談運営と記録の作成が可能になります。

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