「業務のスリム化」は作業目的の明確化から!うまくいく3つのステップ

最終更新日:2022年11月21日
  • そもそもこの仕事、やる必要があるのだろうか?
  • この方法が本当にベストなのか?

日々なんとなくこなしている業務に対して、改めて考えたことはありますか?業務改善をしたいと思うなら、まずは今の働き方をゼロベースで考える視点が必要です。

既存業務のスリム化を意識してください。ここでは働き方改革に必要な、業務改善の3ステップについて解説します。

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働き方改革の画像

まずは目的を見える化する

業務の目的の見える化というのは、全てのビジネスパーソンにとっての課題。お互いの仕事が見えないと、方向性のあったKPIの設定ができず、結果、業務改善もされず、目標達成に追われるばかりの日々を送ることになってしまいます。

人は変化を嫌う生き物。昔からやっているから、そのように教わったから、この方が楽だからといった理由で、漫然とやっている仕事が存在してしまうのが実態。なかなか自分だけの視点では業務改善は進まないことが多く、見直す機会もなければ、冷静な目線で見直すことも難しくなっているのです。

逆に言えば、第三者の視点によって、新しい目線で見ることで業務改善は進むといえます。その前提としての仕事の見える化が重要です。業務時間の短縮や早帰りデーの設置など、制度改革をしている企業も多くあります。まずは現在の仕事を見直すことから働き方改革は始まるということを覚えておきましょう。

業務改善の3ステップ「止・減・変」とは

最も非効率な仕事は、本来やらなくても良い仕事を効率化すること。まずは、今まであった仕事を一度思い切って止める勇気を持ちましょう。やめた後で、必要性が明らかになればまた復活すればいいのです。その仕事が本当に必要な業務であったということに気づくことができます。

次は、減らす。回数、時間、種類、量を検討し、部分的にやめてみるということを実践してみましょう。案外ムダに在庫を抱えていたり、必要のないサービスをしていることが多いことに気が付くはずです。

最後が、変える。量や質、方法を変えるのです。同じ目的、同じ効能が得られるのなら、IT化、あるいは、外部委託して、最新の技術やサービスを活用することで業務改善することを目指すのも効率的な方法で、業務改善に大きく効果をもたらしてくれます。

 業務改善の3ステップ「止・減・変」の画像

物が言いやすい組織を作る

モノを言えない雰囲気であれば、たとえいいアイディアが浮かんだとしても、誰も改善提案を言い出せずに終わってしまいます。管理職と社員との間に壁が無く、何でも言い合えるフラットな組織にしましょう。

まとめ

まずは既存業務のスリム化を

全ての業務をいったんゼロベースで考え、本当に必要かを考えていくという作業をしてみましょう。既存の仕事を中心に、減らしていく方向で見直すことが大切です。

本当に大切なのは、いまどんな仕事をしているのかではなく、「その仕事により、何がもたらされるのか」を意識するように導くこと。紹介したステップで、既存の業務を見つめなおすことから始めてみましょう。

業務改善に欠かせないのが、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し、習慣化すること。オススメの手法は「日報」です。あなたのチームでも、日報を試してみませんか?

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