部下の育成 日報の活用ガイド

「日報なんて要らない!」という部下に伝えて欲しい3つのこと

2020年8月5日

日報で業務状況を見える化したい、そのために日報を導入したいと考える経営者はたくさんいます。しかし、日報を導入したいという経営者の意向とは裏腹に、社内から「日報なんて必要ない」という反論に遭い、頓挫してしまうということも。

日報なんて要らないという反論の根拠は大きく3つ。どのように対処したらよいのか、ポイントごとに紹介します。

① 「日報に毎日書くことがない」

「日報に毎日書くことがない」このような反論をする背景には、日報はその日の事実を書くだけのものという誤解があります。

「お客様に◯◯を提案をしました」や「◯件アポイントを獲得し、◯件商談してきました」といった事実の羅列を報告することが、日報の目的ではありません。重要なことは、どのような計画で仕事に取り組んでいるのかを示すこと。

日報に仮説や計画を書くようにすることで、「お客様に◯◯を提案をしました」は「お客様の感触が良かったのはこのような理由だと思います」「なので、次回は◯◯をします」のように変わります。

PDCAサイクルをまわすことが、日報の目的であるということを伝えていきましょう。日報に次の目標や行動計画を書くことによって、担当者のやる気も生まれ、上司は具体的なフィードバッグを与え、次の仕事へとつなげることができます。

② 「日報を書く時間がもったいない」

「書く時間がもったいない。」という人も多いと思います。しかし日報を書くのにかかる時間は、せいぜい15分。これ以上日報にかけるのは時間の無駄。

1日の中でこの時間を捻出できないというのは、単なる言い訳。日報を書く時間は最大でも〇分と時間を決めておき、その時間内で書ける内容を吟味して書くように指導してください。

また、必要な項目をテンプレートなどであらかじめ決め、必要事項を書く形にすることで、費用と時間は大幅に削減できます。

③ 「行動を管理されたくない」

「行動を管理されたくない。」この反論に対しては「仮説検証というPDCAサイクルをまわすために日報がある。」としっかり伝えましょう。日報は個人の仕事を監視するためでなく、会社として次の行動へつなげるための大切なツールであることを理解してもらわなくてはなりません。

行動を管理されたくないという反論をする裏側には、報告するべき仕事をしていないケースがあるので要注意。何も新しい情報を得られなかったから、書けないのです。

特筆すべき充実した成果があれば、それを日報に書くこと自体にはまったく難しいことはありません。むしろ、日報に書くことでその日の成果の充実感を感じることができます。

成果がなく、もっともらしい日報を書くために逡巡するから日報が書けない、それが露見するのが嫌だから日報は要らないと言っているのかも。こうした反論があった場合、日報を書くことになった後も注意深く見守る必要があります。

日報の書き方のコツ

どうやって仕事を進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは1人で行うのではありません。上司と一緒に振り返ることが重要です。

 

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手(上司)が求めている情報は、あなたがどのようなPDCAを回しているのか、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

 

日報=心理状態が見えるようにする

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

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