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エクセルの日報は時代遅れ!いますぐ日報アプリを導入すべき3つの理由

2018年1月24日

日報をExcelで運用していると、さまざまな問題点がでてきます。

せっかく日報といういい仕組みが、Excelを選択してしまったがためにうまくいかされず、挫折してしまったという事例は枚挙にいとまがありません。

日報を導入して失敗してしまったという経験は、組織の中で大きなトラウマになりかねません。しかし、日報アプリは、Excelにはない多くのメリットがたくさんあります。

今回は、日報アプリを導入すべき理由について解説します。

日報アプリの画像

エクセルの日報がダメな理由① スマートフォンから手軽に使えない

エクセルの日報はスマートフォンから手軽に使えません。今や、社員のほぼ全員がスマートフォンを使っています。ですが、エクセルファイルでの日報の入力の場合、会社に戻ってパソコンを開き、入力する必要が出てきます。

直行直帰のような効率的な働き方が求められている昨今、日報の提出のためだけに帰社するというのはとても非効率。せっかく便利なスマートフォンがあっても、有効に活用していなければ意味がありません。

さらに、エクセルの日報には、出先から部下の日報に目を通して返信することもできません。上司は部下の日報を確認するためだけに、会社のパソコンの前に縛り付けられることになってしまいます。

スマートフォンの画像

エクセルの日報がダメな理由② 誰が読んだかわからない

エクセルの日報は、誰が読んだかわからないことも大きな問題です。レスポンスがなければ、社員は、「本当に社長はこの日報に目を通してくれたのだろうか?」と不安になります。

エクセルの日報でもコメントを返すなど、日報にきちんとしたレスポンスを返すことができれば理想です。しかし忙しい管理職に就いていると、なかなかそうもいきません。

日報は「読んでいるよ」ということが本人に伝わる仕組みが必要です。

誰が読んだかわからない画像

エクセルの日報がダメな理由③ とにかく使いづらい

エクセルの日報は、とにかく使い勝手がよくありません。仕事ができる同僚の日報が、共有フォルダに置いてあったとしましょう。

仕事ができる同僚の日報は仕事の参考になります。しかし、誰も自分に関係ない日報は、わざわざエクセルファイルを開いて、読みたいという気にはなりません。

日報を読んでコメントが求められている上司にとっても、パソコンでエクセルが起動する時間を待つのは苦痛です。

日報で仕事の生産性を高めるためには、上司部下だけではなく、部署内・他部署との間で気軽な情報のやりとりの手段として使えることが必要です。

使いづらい画像

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日報はエクセルではなく日報アプリを導入しよう

エクセルファイルは開くだけでも時間がかかり、とにかく使いやすくありません。そこで今回ご紹介したいのが、日報アプリgamba!(ガンバ)です。

日報のテンプレート機能や、Googleカレンダー連携機能など、毎日のたった5分で仕事のレベルが確実に高まります。

devices (1)

 

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば、更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

みんなの日報_-_gamba_

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

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