新入社員教育 日報の活用ガイド

既存の社員に変化を起こす!新入社員が会社を進化させる3つの理由

2020年8月24日

新入社員が入社するということは、新しい考え方や、フレッシュな視点を持った社員が増えることで、今まで見えなかった課題点が見えてくることも多くあります。

新入社員の入社を、会社の組織を進化させるきっかけと捉えてみてほしい3つの理由を紹介します。

新入社員が会社を進化させる画像

① 相性ではない!化学反応を期待せよ

今年の新入社員とは相性がいい、悪いといった会話を耳にします。ですが、仕事をするにあたって相性は関係ありません。新入社員は基本的に社会人1年目ということもあり、これからどんどんと変わっていき、人としても大きくなっていく伸びしろのある人材です。

指導をいかに上司がうまくこなすかで、新入社員の今後の会社生活が変わります。相性云々ではなく、まずは上司と部下としての関係を大切にし、新入社員にとって「この人と一緒だから頑張れるし、やる気も起きる」という双方の「関わり合いの仕方」に注目することが大切。

「新入社員」とひとくくりにして一辺倒に指導するのではなく、一人一人としっかりかかわりを持ち、信頼関係を築いていけば、たとえ「相性が悪い」と思っていた新入社員であっても、その信頼関係によって化学反応を起こし、いいパートナーとなることも十分にあり得るのです。

化学反応を期待する画像

② 配置を千差万別に

配置について、新入社員を敢えて既存メンバーとは正反対のメンバーにするということも、会社を進化させるにはいいきっかけとなります。

一見、「既存社員VS新入社員」になってしまわないか、と思うかもしれませんが、新入社員がもたらす刺激や軋轢は既存の概念が打ち崩されて組織を変化させるチャンスでもあるのです。

もちろん、それと同時に新入社員だけでなく既存社員への指導も必要です。今までの概念にばかりとらわれず、新しいことへの挑戦や自由な発想を受け入れる態勢が整っていなければ、新入社員の大切な「気づきの芽」をつぶしてしまいかねません。

だからと言って、何でもかんでも新入社員のいうことを受け入れるということでもなく、それらの提案には分別が必要です。そういった分別の付いた提案をしっかりできるよう、常日ごろから新入社員への指導はもちろん必要となります。

今までなんとなくそうしてきた会社のやり方を指摘してもらうという意味で、新入社員の指導の仕方や、配置の仕方は、会社の進化に大きくかかわってくるのです。

配置を千差万別にする画像

③ 変化を進化に変える

新入社員の指導に伴い、新しい目線での意見を聞くことで、既存の社員の考え方も変化します。それに伴い、会社全体の仕事の仕方についても変えていく必要があります。それが、ひいては会社の進化につながるのです。

もし、新入社員に今の仕事があっていないということであれば、上司がその人に合った指導を考える必要があります。どういった仕事ができるのか、どういった仕事を任せれば持ち味を生かしてスキルアップできるのか、という分析をすることが上司として大切な仕事です。

それらをしっかりと汲み取り、新入社員が自分の強みを発揮しながらイキイキと働ける会社を作っていくことで、社内には自由な発想を提案できる環境が生まれ、会社自体の進化へとつながるのです。

 

新入社員の育成がうまくいく3つのポイント

①仕事の目的や全体像を理解させる

新入社員のやる気が奪われる理由の多くは、仕事をする意味を見失うこと。最初は地味で簡単な仕事の繰り返しのことが多いので、業務の全体像や目的が見えないと、単なる作業になってしまいます。

結果的に、やる気がある新入社員ほど「こんな仕事をするために、この会社に入社したわけではない」と考えてしまうのです。そのため、いま取り組んでいる仕事が、会社や本人にとってどういった意味を持つのか説明したり、将来の大きな仕事につながるのだ、ということを理解させましょう。そうすることで、新入社員に目的意識を持たせることができます。

 

②対話を交える

「一度しか言わないからよく聞いて」このセリフはプレッシャーをかけるだけです。途中でわからなくなってしまっても言い出せず、結果として大きなミスに発展する可能性があります。

例えば…

ここは重要なのでよく聞いてね。もし分かりにくい点があったら、いつでも質問していいから。

というセリフの方が、新入社員は落ち着いて説明を聞くことができます。

 

また、説明途中に

ここまでで、何か分からないことはある?

と聞いてあげましょう。そうすれば、何ができて何ができないかを把握しやすく、教える側も楽になります。説明した後に、理解した内容を自分の言葉で言ってもらうというのも良いでしょう。

 

③ステップを追って教える

「とりあえずこのマニュアル見てやって、わからなかったら聞きに来て。」と、突き放すようなやり方では、新入社員が辞めてしまうのも時間の問題でしょう。新人の理解度をヒアリングするためにも、ステップを踏んで教えることも大切です。

例えば…

まずこれを覚えて、一人でこなせるようになってから次の工程へ進もう

という形で、一つずつ段階を追って教えましょう。新入社員もステップごとに「今日はこれができた」「これを覚えられた」と、自信をつけることができるでしょう。

 

また、新入社員がつまづきそうなポイントは事前に伝えてあげましょう。対応方法を事前に伝えておくと、新入社員が一人で悩むことなくスムーズに仕事を進めることができます。自分の失敗談があれば、それを話してあげるのも良いでしょう。

例えば…

私も新入社員の時にこんな失敗をしちゃってね〜だからこうするといいよ

と話せば、新人も説明が腹落ちするだけでなく、気持ちも楽になり場が和みます。こうした、話しかけやすい雰囲気を作ることで、新入社員も発言しやすくなり、積極性を促します。

新入社員のモチベーションを上げる方法

育成目標を設定する

育成目標を設定せず、単に教える側のスキル次第になってしまうような教え方では、3年以内に退職されてしまいます。いつまでに、どのくらいのレベルまで育てるのかを明確にしましょう。3ヶ月後、半年後、1年後といったように、育成目標を作ります。そして、それを会社や部署、チーム全体で共有しましょう。

「まずは半年目でこの程度はできるようになってもらおう」という共通理解が生まれます。そうすることで、教育担当者以外も声を掛けやすくなったり、新入社員への接し方に変化が出ます。『○○って書いてあったけど、大丈夫?』と話しかけるだけでも、新入社員は「この人は見てくれている。信頼できる」と感じるもの。

また、育成プランがあると、この会社は自分を大切に育ててくれようとしてくれている、自分に期待してくれている、と嬉しく感じます。さらに、いま自分がどこまで進んだかがわかるので、成長しているという実感を得ることができます。それは新入社員の大きなモチベーションとなるでしょう。

新入社員を着実に成長させる方法

日報で振り返る

上司や先輩から教わったことをメモにとるだけでは、成長できません。自分の言葉で記すことが大切です。言語化するのに最適なのが「日報」です。

日報は、自分の行動や考えを文字に落としてみるという、一番シンプルな内省手段です。1日を振り返ることで、新たな気づきを促進したり、問題意識を持ちながら仕事の進め方を改善できるようになります。また、目標に対していま自分がどこにいるのかも明確になります。

 

新入社員の成長を促す日報テンプレート

新入社員を育成するには、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せるテンプレートを設定すると良いでしょう。

PDCAサイクルの日報の画像

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。

実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

 

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものだと思っていませんか?大切なのは、日報を通じてコミュニケーションを図ること。新入社員がPDCAを回せるように手助けをしてあげましょう。一番ベストな方法は、毎日日報にコメントしてあげること。

励ましの言葉をかけたり、一緒に改善策を考えるのもいいでしょう。そうすれば、「上司はちゃんと自分を見てくれている」と安心し、承認欲求も満たされます。日頃からきちんとコミュニケーションが取れていれば、アドバイスも素直に聞き入れることでしょう。

毎日日報を読んでいると、ちょっとした変化も日報から読み取れるようになります。例えば、日報の内容が濃かったのに薄くなってきた場合、そこには3つの原因が考えられます。

  1. 忙しすぎる 
  2. モチベーションが落ちている
  3. 怠慢

その変化に気付くことができればすぐにフォローできるので、突然退職するということもありません。理想的なのは、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで新入社員の業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

まとめ

新入社員を即戦力にしたいなら、まずは育成目標を設定しましょう。目標達成状況を把握するには、日報がオススメです。コミュニケーションを取りながら毎日の行動を振り返ることで、新入社員だけだけでなく、教育担当者も成長することができます。

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