部下に言いにくいことを上手に伝える方法

最終更新日：2022年7月15日

オフィスの会話のスキルは、普段の話が上手か下手かという単なるコミュニケーション能力だけではなく、会話のルールを知っているかで決まります。会話のルールさえ身に付ければ、思ったことを上手に伝えられるようになり、コミュニケーションも円滑に取ることができるようになるでしょう。

特に、お願いや不満など、「言いづらいこと」がある時ほど、ルールを知っているかどうかは真価を発揮するようになります。では、そのルールとはいったいどのようなものでしょうか。3つ紹介します。

部下に言いにくいことを伝える①言いにくいことを伝えるクッション言葉
部下に言いにくいことを伝える②自分の気持ちを正しく伝える
部下に言いにくいことを伝える③ワンランク上のコミュニケーション術で毎日が少しラクに
普段の言葉に一言付け加えるだけで大きく印象が変わる

部下に言いにくいことを伝える①言いにくいことを伝えるクッション言葉

例えば、忙しい人に頼み事をする際に「お忙しいところ恐縮ですが」と最初に付けるだけで、相手の「嫌だな」という気持ちが薄れます。こちらの都合をお願いする際には、「図々しくて申し訳ありませんが」「図々しいことをお伝えしていることは重々承知しておりますが」などといった自分を下げる言葉も効果的です。

さらに、提案には「もしよかったら」「あくまでも、私の意見ではありますが…」と要望を伝えながらも、最終的な判断は相手に求めるような言葉を使うと、相手もこちらのアドバイスを受け入れやすくなり、コミュニケーションがうまくいくようになります。

部下に言いにくいことを伝える②自分の気持ちを正しく伝える

部下の仕事の進行状況を尋ねたいときは「念のため、どこまで進んでいるか教えてくれない？」という具合に聞いてみてはどうでしょうか。突拍子もなく上司からいきなり「どこまで進んでいるか」と聞くと、高圧的に聞こえ部下を怖がらせてしまったり、委縮させてしまったりするため、かえって不都合な真実を隠そうとされることもあり得ます。

「念のため」という一言を付けるだけで、「信用しているけど一応教えて」という雰囲気を演出することができ、聞かれた部下にとっても「進捗状況の確認をしているだけだな」という印象を持つことができ、むしろ上司から見守ってもらっている安心感を得ることができるようになります。

部下に言いにくいことを伝える③ワンランク上のコミュニケーション術で毎日が少しラクに

期日を守らない、遅刻が多いなど、ルーズな後輩や部下を叱るときに、ただ単にその事実に対して「ダメだろう」と叱るをぐっとこらえてみましょう。ほかの部分を持ち上げて、相手の立場に立って伝えるように心がけましょう。

例えば、「仕事はきちんとしているのに、遅刻一つで評価を落としちゃうなんてもったいないよ」という言い方。ルーズなままだと自分が損だと話し、危機感や、それによって自分がどれだけ自分の頑張りにもったいないことをしているかを自覚させることがポイント。

大量の仕事を後輩・部下にお願いしたいときは「すごく大変だと思うけど、○○さんにどうしてもお願いしたい仕事」と、部下の不満が募らないよう、「あなたの能力を買っている」というニュアンスを出し、相手のやる気を引き出すのも大切です。「分からないことは聞いてね」と、自分も常に気にしているとアピールも欠かさないようにしましょう。

普段の言葉に一言付け加えるだけで大きく印象が変わる

一見面倒に思うかもしれませんが、人とコミュニケーションを取る中で、「大切な一言」というのがあります。それを付けるのを怠るか否かで、受け取る側の印象も大きく変わり、その言葉を上手に機能させることができれば、コミュニケーションの深さは格段と変わります。

日頃のコミュニケーションは、上司、部下、取引先などどのような相手であっても、業務に響いてくる大切なことですから、面倒くさがらずに意識し続けることが大切です。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。