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「課長は辛いよ」中間管理職の負担を軽減する3つの方法

2018年1月11日

上司と部下の板挟みに合うことが多い中間管理職は、気苦労がたえません。部下からは「上に掛け合ってみてください」と頼まれ、上司からは「お前が何とかしろ」と言われ、八方ふさがりになることもしょっちゅうです。

負担が大きくなるとストレスがたまり、心身ともに疲れ果て、仕事へのモチベーションが奪われてしまうことも。そこで、中間管理職の負担を少しでも軽減させる3つのポイントを紹介します。

中間管理職の負担を軽減する画像

中間管理職の負担を軽減する① 部下と連携する

最近は、中間管理職といえども、通常業務もあります。そのため膨大な仕事量をこなさなければなりません。

仕事の負担を減らすためには、部下との連携が必要不可欠です。余裕がないと、部下に仕事を教える時間すらもったいなく感じ、つい「自分でやったほうが早い」と思いがち。

しかしこれでは、いつまでたってもあなたの仕事が減ることはありません。仕事の負担を減らすためには、部下に仕事を任せ、部下を育てることが必要です。

手間を惜しまず仕事を細分化し、部下に割り振ることで、部下は徐々に仕事を覚えていきます。部下が仕事を覚えるまで時間も手間もかかりますが、後の負担を確実に減らすことができます。

 部下と連携する画像

中間管理職の負担を軽減する② コミュニケーションを大切に

最近、「モラハラ」や「パワハラ」などのハラスメントが問題になることが増えています。中にはちょっと叱っただけで「パワハラだ」と訴える部下も。そのため部下の顔色をうかがう管理職が増えています。

部下に「ハラスメントだ」と言われる原因の一つに、「信頼関係がない」ことがあげられます。信頼関係がないため、ちょっとした指摘でも「叱責」ととられ、「ハラスメントだ」と騒がれてしまうのです。

部下との信頼関係をしっかりと築いていれば、根拠のある指摘や叱責であれば「ハラスメントだ」と騒がれることはありません。

部下とのコミュニケーションを大切にし、信頼関係の構築を心がけましょう。信頼関係ができれば、あなたからの指示やアドバイスを部下はしっかりと受け止め、成長の糧としてくれます。

コミュニケーションを大切にする画像

中間管理職の負担を軽減する③ 1人の時間を持つ

ストレスをうまく解消することができれば、心理的な負担を軽減できます。ストレス解消には、1人でリラックスできる時間を持ちましょう。

1人になり頭や心の整理をすることで、気分を切り替えることができます。自分の気持ちと向き合い心の整理をする方法には、以下のようなものがあります。

  • 瞑想する・・・体がリラックスする体勢で、30分ほど頭を空っぽにしてみましょう。これだけで気分がリフレッシュします。
  • 嫌なことを紙に書きなぐる・・・嫌なことを紙に書くことで、ストレスを外に吐き出す効果が得られます。
  • 自分が納得のいくように解釈する・・・嫌な気持ちになった原因を、自分以外に求めることもストレス解消には効果的です。例えば上司に叱責されたときは、「今日は何か嫌なことがあって機嫌が悪いのかな?」など、「自分が悪い」と考えるのではなく、「自分以外にも原因があったのかも」と考えることで、心理的な負担が軽くなります。

心が疲れてしまうと、仕事を頑張る活力はうまれません。少しでも1人で自分と向き合う時間を作り、心身の解放を心がけましょう。

1人の時間を持つ画像

日報アプリで中間管理職の負担を軽減しよう

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮するためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

今回は、国内最大級の登録実績を誇る人気の日報アプリgamba!(ガンバ)を紹介します。

1_営業部_-_gamba_

①行動を振り返り、修正できる

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

日報アプリは部下の管理がラクになる

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を、一掃できます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 

日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。

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