業績アップにつながる日報の書き方
日報を書かせることが、単なる「ルーチン」になってはいませんか？日報を見て部下の1日の行動を確認し、簡単なコメントを書く。これでは日報を効果的に活用することはできません。
日報を有効活用し、業績アップにつなげるための日報の書き方とはどのようなものなのでしょうか。
日報は事実だけを書くことで形骸化する
読む方にとっても書く方にとっても、日報が形骸化してしまっている例は少なくありません。これは日報の書き方が「事実の羅列」になっているためです。
日報に「事実のみ」しか書かなければ、部下は日報を書く目的を「上司が行動を管理するため」ととらえ、「あとでまとめて書けばいいや」と思ってしまいます。
上司も特に新しい情報が得られず、「とりあえず目を通せばいいや」となってしまいます。これでは日報が効果的に生かされません。
日報の本来の目的は、部下の行動を把握することではなく、その日の業務や成果を検証して次の業務に生かし、上司と部下が情報を共有し、上司が経営戦略を立てる際の参考にすること。
形骸化させないためには、日報の書き方を「事実の羅列」から「次の業務に生かせる内容」のものに変化させることが大切なのです。
日報に重要なことは「仮説」と「計画」
日報を次の業務に生かすためには、事実をもとに仮説・検証を行った結果と、それをもとに立てた次の業務の計画も書くことが必要。とはいってもたくさんの内容を書く必要はありません。日報に書く内容は簡単でもいいのです。重要なのは、「仮説・検証をして、次の計画を立てること」。
営業先で良い返事が得られなかったとき、「〇〇を提案しましたが良い返事を得られませんでした。」と書くだけにとどまっては、仮説・検証をして、次の計画を立てるという作業には至りません。
「お客様の感触が良くなかった原因は〇〇だと思われます」「次回は〇〇のようにしてみたいと思います。」という言葉を書き加えることで、業務内容を振り返り検証するきっかけになります。これが、日報を次の業務に生かすことにつながるのです。
日報により「行動」ではなく「考え方」を共有する
事実のみを書かせる日報では、ただの「行動管理表」になってしまいまい、成果につなげることはできません。部下の日報を書く意欲もそがれてしまいます。
しかし「仮説」や「計画」が書かれていると、部下の「考え方」を知ることができ、抱える課題や問題点を共有することができます。これが仕事の成果やモチベーションのアップ、さらには会社の業績アップにもつながるのです。
また、新しい情報を得ることは少なくなってしまいます。そのため日報のコメントも「お疲れ様」など適当なものになりがち。しかし部下の考え方がわかれば、日報のコメントをもっと具体的に書くことができます。
例えば、仮説や計画に書かれている内容が良かったときは、「この考え方はいいね」と具体的に褒めることができ、問題点が見つかったときは、「ここはもっとこうしたほうが良くなるよ。」と的確なアドバイスをすることもできます。
上司がしっかりとコメントを返すことで、部下は「きちんと見てくれている」と感じ、「内容のある日報を書こう」という意欲につながります。また、上司のアドバイスによって成果をあげることができれば、それが自信につながり、モチベーションもアップします。
日報の内容が充実することで、上司は部下とより深い情報を共有し、経営戦略を立てる際の参考にできます。部下にとっても上司にとっても、日報により考え方の共有をすることはプラスになるのです。
日報アプリを使って会社の業績アップにつなげよう
日報の内容を充実させることは、部下のモチベーションアップや会社の業績アップにつながります。日報を形骸化させず、有効に活用してみてください。
ここでは、国内最大級の登録実績を誇る日報アプリ「gamba!(ガンバ)」を例に、業績アップにつながる日報をご紹介します。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
日報アプリを活用して業績アップを目指そう
外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。
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2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
