訪問介護における業務日誌とは？メリットから書き方、内容まで紹介【テンプレート付】

訪問介護サービスにおいて、業務日報・日誌は欠かせない重要なツールです。
本記事では、訪問介護における業務日報・日誌の役割や作成のコツを詳しく解説します。さらに、日報管理ツール『日報アプリgamba!』を導入し、わずか3ヶ月で新規受注件数を2倍に拡大させた企業の成功事例をご紹介します。効果的な日報管理が、どのようにして生産性向上とサービス品質の改善につながるのか、具体的な事例を交えてお伝えします。

訪問介護における業務日報・日誌とは何？

訪問介護における業務日報・日誌は、介護サービスの提供内容や利用者の状態を記録する重要な文書です。これらの記録は、介護サービスの質の維持向上と適切なケアプランの作成に不可欠です。

例として以下のような情報が含まれます。

1. 利用者の体調や様子
2. 提供したサービスの内容と時間
3. 特記事項や気づいた点
4. 次回の訪問に向けての注意点

日報・日誌は、介護スタッフ間の情報共有ツールとしても機能します。適切に記録された日報・日誌は、サービスの透明性を高め、利用者家族にとって安心材料にもなるでしょう。

訪問介護における業務日報・日誌の役割

訪問介護における業務日報・日誌は、ケアの質を向上させ、サービスの透明性を確保するための重要なツールです。以下に、その主要な役割を説明します。

サービス提供の記録と証明

業務日報・日誌は、実際に提供されたサービスの内容と時間を正確に記録する役割を果たします。これは、介護保険制度における請求の根拠となるだけでなく、サービスの適切性を証明する重要な文書です。利用者や家族、そして監査機関に対して、提供されたケアの内容を明確に示すことができます。

利用者の状態把握と経過観察

日々の業務日報・日誌を通じて、利用者の健康状態や生活状況の変化を継続的に観察し、記録することができます。日々の変化を追うことができるので、早期に適切な対応を取ることが可能になります。また、長期的な経過を追うことで、ケアプランの評価や見直しにも活用できます。

スタッフ間の情報共有

複数のスタッフが関わる訪問介護において、業務日報・日誌は重要な情報共有ツールです。前回の様子や特記事項を確認することで、一貫性のあるケアを提供し、チームとの連携を強化できます。これは、利用者に対するサービスの質の向上につながります。

ケアプランの評価と改善

定期的に業務日報・日誌を振り返ることで、現在のケアプランの有効性を評価し、必要に応じて改善点を見出すことができます。利用者のニーズの変化や新たな課題を適時に把握し、より適切なケアプランの作成につなげることが可能になります。

リスク管理とトラブル防止

業務日報・日誌に詳細な記録を残すことは、潜在的なリスクの早期発見やトラブルの予防に役立ちます。万が一問題が発生した場合にも、記録を基に適切な対応を取ることができ、説明責任を果たす上でも重要です。

訪問介護の業務日報・日誌の記載項目

訪問介護の業務日報・日誌に記載する項目の例を紹介します。

訪問介護の業務日報・日誌を作成するコツ

訪問介護の業務日報・日誌を効果的に作成するためには、いくつかのコツがあります。以下に、重要なポイントを紹介します。

1.事実を具体的に記載する

業務日報・日誌の作成において最も重要なのは、事実を具体的かつ正確に記載することです。主観的な解釈や推測はなるべく避け、観察した事実や、行ったケアの内容を記録します。

例えば、「元気がなかった」という曖昧な表現ではなく、「食事摂取量が通常の半分程度で、会話も少なかった」というように具体的に記述します。このような具体的な記録は、他のスタッフが状況を正確に理解し、適切な対応を取るのに役立ちます。

2. 5W1Hを意識して作成する

5W1H（Who、What、When、Where、Why、How）を意識して記録することで、必要な情報を漏れなく、構造的に記載できます。

• Who：誰が（利用者、家族、スタッフなどが）
• What：何を（どのようなサービスや観察を）
• When：いつ
• Where：どこで
• Why：なぜ
• How：どのように（具体的な方法や手順）

例えば、「10:30に居間で利用者Aさんの血圧測定を行った。収縮期血圧が通常より10mmHg高かったため、30分後に再測定することにした。」というように記録します。

このように5W1Hを意識することで、読み手にとって分かりやすく、必要な情報が網羅された記録を作成できます。また、この方法は、後で記録を振り返る際にも役立ち、ケアの質の向上や問題の早期発見につながります。

3.日報管理ツールの活用

近年、スマートフォンやタブレットを使用した電子的な日報管理ツールが普及しています。これらのツールを活用すると以下のようなメリットがあります。

1. リアルタイムでの情報共有：訪問先で即座に記録を入力し、事務所のスタッフとリアルタイムで情報共有できます。
2. テンプレートの活用：あらかじめ設定されたテンプレートを使用することで、記入漏れを防ぎ、効率的に記録を作成できます。
3. データの分析と活用：電子化されたデータを用いて、ケアの傾向分析や業務改善につなげやすくなります。
4. ペーパーレス化：紙の使用量を減らし、保管スペースの削減にもつながります。

ただし、ツールの導入には適切な研修と慣れが必要です。また、セキュリティ面にも十分な配慮が必要となります。

訪問介護における日報管理ツールの導入事例

訪問介護サービスにおける日報管理ツールの導入は、業務効率化とケアの質向上に大きな影響を与えています。以下に、ある訪問介護事業所での導入事例を紹介します。この事例を通じて、日報管理ツールの効果と導入のポイントを理解することができます。

導入前に、解決したかった課題はどのようなものでしたか？

課題は、ずばり「生産性の向上」です。新規の利用者数を拡大する必要がありましたが、相談員の多くが新規利用者の開拓に抵抗感があり、伸び悩んでいました。その解決のカギになるのは「社員一人一人が日々仕事を改善し、結果を出し続ける仕組みをどう作るか」だと考えました。

その仕組み作りとして「日報」に着目しました。社員をイキイキと活躍させ、一人一人が「お客さまから「ありがとう」を言っていただく」という理念を日々の業務を通じて実現することにより、業績を拡大することが目的です。

導入に至った決め手は何でしたか？

まず、無料トライアルに登録しました。成績上位20％の社員をあるべき像にして、他の社員のお手本にする、社員同士が相互に影響し合う事で、自律的に生産性を向上させていくような仕組みを構築するには、「いかに上位20%のトップパフォーマーの仕事のやり方を残り80%の社員に横展開するか」でした。

日報に特化したgamba!ならそれができると確信しました。トップパフォーマーとして成績上位の社員がどの程度の量の仕事をこなしていて、お客様とどのようなやり取りをしているのかといった、あるべき社員としての具体像を明確化する必要がありました。

そこで、トップセールス3名と管理職2名を「トップガン」として選抜し、勉強会を開催しました。

導入・移行はいかがでしたか？

トップパフォーマーに導入主旨を理解してもらった上で効果測定を行うと同時に、テンプレートの改良及びルールの改善をしていきました。

ねらいは、高いパフォーマンスを出している担当者あるいは管理職がどのような行動をしているのか、「あるべき社員像」「目指すべき社員像」を明確にするためです。

「トップガン」メンバーで日報を運用してわかったことは、

• トップガンは朝一の計画できちんと目的意識を持っている
• 優れた管理職はメンバーへのフィードバック、特に称賛を与えるのが上手い

つまり、トップガンの1日の行動を見える化することで、何を目的にどんな行動を取れば良いのか、明確になりました。同時に、我々はテンプレートの重要性に気づいたのです。

＜トライアル段階での日報テンプレート＞

今日の計画
「ありがとう」と言われる為に今日は何をしますか?
 
今日の実績
「ありがとう」と言われる為に何ができましたか?
 
課題点と改善策
出来たことで続けるべきこと、改善点は何でしょうか?
 
連携事項
共有したい事項はありますか?  

＜本格導入段階での日報テンプレート＞

今日の目標
新規訪問◯件
 
今日の結果（結果/目標）
◯件／◯件
 
良かった点
出来たことで続けるべきことは何でしょうか?
気づいたこと・思いがけずうまくいったこと
 
課題点と改善策
出来なかったことで、明日から課題解決策としてすぐで きそうなことはありますか?
 
連携事項
 
競合情報
 
相談したいこと
 
翌出社日の目標
 
翌出社日のスケジュール
 

使い始めてから、どのような効果がありましたか？

目的ー目標ー行動が一致したテンプレートを用意すれば、社員はテンプレートに沿って日報を書くだけで「計画・行動・検証・改善」をし、自ら学び成長する組織になります。

日報は管理するための手段と思っていませんか？そうではありません。日報とは自己管理（セルフマネジメント）の手助けをするためのものです。

テンプレートに必要なのは「良い結果に結びついた理由（続善点）』と『出来なかったことで改善すべき行動（改善点）』です。良かったことはアピールし、うまくいかなかったことは正直に書くのです。すると、日々の成功や失敗が共有できます。

チーム全体で相手を見守り、励まし、助け合う仕組みを作ることで縦と横の繋がりを強化し、みんながセルフマネジメントできる状態になります。

次第にメンバーの営業魂にも火がつき、導入前に比べて新規営業訪問件数は２倍に、受注件数も２倍にアップしました。

上司として気をつけていることはありますか？

相手を認めることが大事だと思っています。さらに、行動したことに反応するのは大変効果的です。

書かされた日報というのは、ほんの数行で終わっていたり、完璧に義務として、適当に書かれていることが多々あります。

しかし誰かから褒められたらどうでしょう。モチベーションが上がり、書かされている日報から書きたくなる日報に変わっていきます。

導入を検討されている方にひとことお願いします

Aknowledge（認める）Admire（賞賛する）Advise(助言する）これら3つのAをみんなで共有すると、自ら学び、成長する組織になるのです。テンプレートは常に改善を続けましょう。

私たちは3ヶ月でテンプレートを完成させました。何を成し遂げたいのか明確にする、目標達成率を可視化し、テンプレート化することが最も重要です。常に改善をする、進化し続ける企業だけが生き残れるのです。

日報アプリgamba!とは？

日報アプリgamba!(ガンバ)には、テンプレート機能や、Googleカレンダー連携機能など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能が満載です。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

株式会社gamba

2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。