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長時間労働をなくして生産性を高める3つのカギ

2018年1月13日

長時間労働によるうつ病や、自殺、過労死など大きな社会問題となっています。そのため長時間労働を規制するよう、労働法の改正が検討されています。しかし、法律を改正するだけでは長時間労働の本質的な改善にはなりません。

長時間労働を改善するには、原因を探り、解消することが必要です。長時間労働をなくすには「生産性を高める」ことがカギ。生産性を高めるためには、どのようなポイントを見直せばよいのでしょうか。

生産性を高める画像

生産性を高める① いまある「何か」を捨てる

いくら規制を強化しても、本来の業務が減るわけではありません。認められた労働時間が減っているのに業務の量がそのままであれば、時間内に、やるべき業務が終わらなくなってしまいます。そうすると残った業務はサービス残業で賄わなければならなくなります。これでは本末転倒です。

本気で長時間労働をなくそうとするのであれば、現在おこなわれているすべての業務を見直し、無駄な業務をなくすことが必要です。例えば、社内ミーティング。これに時間をかけている会社も多いのではないでしょうか。

しかし、形ばかりのミーティングが増えていたり、ミーティングをしたものの、何も決まらなかったりということも。これでは仕事の効率は悪くなるばかりです。「これをしないと業務が滞るのでは」という固定概念は一度捨てて、本当に必要な業務だけを厳選して取り組むようにすると、生産性が高まりますし、長時間労働を減らすことができます。

いまある「何か」を捨てる画像

生産性を高める② 社員のスキルアップの方法を見直す

生産性が上がると労働時間の短縮につながりますが、製造業の現場など、もともと生産性を高めることにこだわっているような職種の場合、業務内容には改善の余地がない場合もあります。その場合、社員のスキルアップを図ることでさらなる生産性のアップが見込めることも。

しかし、経験がものをいう製造業の現場では、長時間労働が規制されている中でスキルアップを目指すのは、難しいことです。社員のスキルアップにより、さらなる生産性の向上を目指すためには、これまでのようにスキルアップを経験のみに頼るのではなく、経験以外のスキルアップの方法を検討する必要があります。

社員のスキルアップの方法を見直す画像

生産性を高める③ 社員の能力・適性を見極める

業務に対し能力が不足している従業員がいる場合、そのカバーを誰かがおこなわなければならず、その分業務が滞ってしまいます。能力不足には、その業務がたまたま不向きである場合と、もともとの能力が低い場合があります。

「適材適所」という言葉がありますが、人にはそれぞれ向き・不向きがあります。不向きな業務を担当させてしまった場合、業務に時間がかかったり、仕事の完成度が低くなってしまったりしてしまいます。

例えば、今まで研究職についていた方に突然営業を命じたらどうでしょう。研究職では高い能力を発揮していたとしても、営業では力を発揮できない可能性が高いのではないでしょうか。もともとの能力自体が低い従業員の場合は、たとえ適性に合った業務を割り振ったとしても、仕事の完成度が求めているレベルには達しないこともあります。

その場合は、指導の仕方や業務の任せ方など、向き合い方を考える必要があります。生産性を高めるためには社員の能力や適性を見極め、それに見合った対策や仕事の割り振り方を考えることが重要なのです。

適性を見極める画像

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長時間労働をなくして売上を向上させよう

長時間労働をなくすためには、法の改正だけではなく業務のあり方そのものを見直す必要があります。業務の内容を見直し業務を効率的におこなうことができると、生産性が高まり、その結果労働時間を短縮することができるのです。生産性がアップすることでもちろん会社の業績もアップします。

さらに、長時間労働をなくし職場環境を向上させることは、従業員のモチベーションアップにもつながります。従業員のモチベーションがアップするとさらに会社の業績がアップするというよい循環が生まれます。長時間労働をなくす努力をすることは、結果的に会社のためにもなるのです。

残業を減らして快適な職場環境に

残業が多いのは仕事の量が多いせいだと考えがちですが、実は作業効率を上げる工夫をすることで、解消することも多いのです。つまり、残業を減らすことが、業績アップにつながる可能性があります。

ここでは業務の効率化にオススメな、今話題の日報アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定され、日報でPDCAを習慣化させる機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

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