残業を減らして利益を出す働き方改革とは
昨今では、働き方改革が大きくうたわれ、行政も企業も残業ゼロへ減らす動きが急加速しています。残業ゼロへ一歩を踏み出す企業とそうでない企業とでは、1年後、大きな違いが生まれ、大きな格差となることでしょう。
時代の変化は、あなたの会社の都合を容赦なく置いていくことでしょう。手を打つのは今しかありません。人を大切にしながら社員の生産性を劇的に上げ、残業を減らして利益を出すには、専門のプロジェクトチームをつくることをおすすめします。
目次
自発的に残業を減らすカギ①早帰りの文化を根づかせる
残業を減らすため早帰り・ノー残業デーの設置などに取り組み、早帰りの文化を会社に根付かせることが大切。今、早帰りに取り組んでおけば、一時的に売上や生産性が下がっても、長期的には有利になるといえます。
人は財産であり、社員を大切にしない会社に未来はない、これは経営者や管理者であればだれもが理解しておかなければならない当然のこと。これからの時代、人を大切にする会社だけが生き残れるといっても過言ではありません。
人が辞めない会社をつくるには、早帰りの文化を根づかせることが急務といえるでしょう。最近の若者は根性がないからすぐに辞めてしまうといった声をよく耳にするが、本当に辞める側だけが悪いのか？社員が定着しないのは、会社側にも問題があるのです。
だからこそ、ブラック企業と言われないよう、残業を減らす努力をする必要が企業側にもあるのです。
自発的に残業を減らすカギ②早帰り推進プロジェクトチームを作る
社内に専門のプロジェクトチームをつくり、社員みんなでどのように働き方の改革を進めていくか、早帰りの推進をしていくかを考えるのも大切。経営者は「一時的に売上は下がってもいいから、残業時間を減らせ」と指示を出し、積極的な業務改善を任せてみましょう。
部門ごとに、「自分たちの部門は、どれだけ残業を削減できたか」ということを毎月、報告し合いましょう。同じような境遇の社員同士がうまく競い合うと結果が出やすいからです。例えば、夜9時以降の残業を禁止し、「9時前に帰るには、どうしたらいいのか」をメンバーで検討するといった流れで話を進めていきましょう。
警備会社と連携して施錠時間を徹底するのも良いですし、消灯システムを使うのもいいでしょう。すると、会社全体の考え方が「残業は問題である」「残業は悪である」という風にシフトしていき、働き方の改革がスムーズに行えるようになります。
自発的に残業を減らすカギ③自発的に問題を解決させる
経営者が早帰りを強制すると、どうしても抵抗勢力が出てきてしまいます。逆に、自発的に問題を解決するプロジェクトチームなら、幹部と社員の対立は起きにくい傾向に。
残業減の一定基準を満たした人には賞与で還元するなど、社員のベースアップや賞与の増加を図ると、離職率も大幅に下がったという事例がすでに出ています。残業すればするほどいいというものではなく、むしろ逆。
成績がよい社員ほど早く帰り、成績が悪い社員ほど遅くまで会社に残っている傾向があり、成績がよく残業をしない社員の仕事のやり方を一般化し、横に展開していくと、個々のスキルアップだけでなく、残業削減にも繋がります。
そうなれば会社全体の生産性アップで人件費激減、モチベーションアップで社内活性化、ダラダラ社員がキビキビ動く、新卒採用で最大の武器になる、社員が辞めない会社に変わる、明るく健康で家庭円満になるなど、まさに“一石七鳥”の効果を得られるのです。
働き方改革は、経営者や企業側がワンマンで行うものではない
大切なのは、企業や経営者がワンマンで「残業時間を減らすように」と指示するのではなく、どうすればそれを達成することができるか、ということを従業員自信が意識して取り組むこと、そして企業がどれだけその環境を提供してあげられるかということです。
働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を習慣化」すること。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。日報は、一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。
日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、日報のテンプレート機能やGoogleカレンダー連携機能など、毎日たった5分で仕事のレベルが確実に高まります。
①行動を振り返り、修正できる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。
書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。
gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。
メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。
さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。
そんななか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。
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