部下の育成 日報の活用ガイド

報連相は部下から上司への一方向ではない!正しい報連相とは?

2020年8月7日

報連相は、「報告」「連絡」「相談」のことで、社会人にとっての基本です。しかし報連相が効果的におこなわれていない例も少なくありません。

正しい報連相は、部下の成長を促し、業務を円滑に進ませます。では、効果的に報連相をおこなうためには、どのような点に配慮をすると良いのでしょうか。

報連相の画像

正しい報連相①部下にも報連相をする

報連相は、部下から上司にするだけのものではありません。できる上司は、部下に対しても報連相をします。

部下に業務の進捗状況を確認する際、納期と結果のみに関心を寄せることはよくあること。上司の方からも報連相をおこない、持っている情報を部下と共有しようとすることで、部下も自分から進んで報連相をするようになります。

そして報連相により部下から多くの情報を聞き出すことができれば、業務はスムーズに進みます。部下に対して的確なアドバイスを送ることもできます。それによって業務が上手くいくと部下の成長につながりますし、部下は「相談してよかった」と感じ、さらに上司への報連相がスムーズに行われるようになります。

正しい報連相②早く報告してよかったという実感がトラブルを回避する

トラブルがあった時こそ、できるだけ迅速に報連相をするよう促さなければなりません。ミスやクレームがあったとき、スムーズな報連相がトラブルを未然に回避できます。

しかし、ミスやクレームは部下にとって恐ろしいもの。「叱られるかも」と思うと、報告を躊躇します。普段から部下の失敗への対応の仕方に配慮をすることで、報連相を迅速にさせることが可能です。

「どうして失敗するんだ!」と責めるのではなく、失敗の原因を探り、一緒に解決することが大切です。責められないということがわかれば、部下はトラブルの報告も速やかにあげるようになります。

そして報告をしてくれた時には、まずは迅速な報告に対する感謝の言葉を添えましょう。「早く報告してよかった」と部下に実感させることが大切です。

正しい報連相とは③答えを部下が考えたかのように質問で導く

部下の報連相を受け、上司が部下にアドバイスを送ることがあります。このとき仕事ができる上司は、つい一から十まですべて指示を出してしまいがち。

上司からの一方的なアドバイスは、部下にとっては指示通りに動けばよいのでラクですが、これでは自分で考えて動く習慣がつかず、自主性が育たない恐れがあります。

自主性を育てるためには、報連相で一方的にアドバイスをするのではなく、部下の考えを導き出すことが大切。上司は「これをするには君ならどうしたらいいと思う?」とヒントを与えながら質問を繰り返し、部下を正しい答えに導きます。

部下は質問に答えることで「自分で考えて答えを導き出した」と感じて自信がつき、自分で考える習慣もつきます。

正しい報連相で部下を育成しよう

報連相は部下と上司、相互におこなうことを意識し、その内容を次の業務に活かしていくことが大切です。オススメなのが、日報を使った報連相です。

項目は、どうやって進めればよいかを自分で考えさせ(Plan)自分で行動し(Do)振り返り(Check)次に活かす(Act)という、いわゆるPDCAサイクルを回せる日報テンプレートを設定すると良いでしょう。

 

こうして毎日日報を書き続けると、表現力の引き出しが増えて、文章力がつきます。事実や考えを言語化できないと、顧客への提案もできません。実践を通じて得た学びをもとに、どうしたら次はうまくいくのかを自分で考えさせることで、主体性を持たせることができます。とはいえ、これらは新入社員が1人で行うのではありません。上司や教育担当者と一緒に振り返ることが重要です。

日報を通じてコミュニケーションを図る

「日報=部下が上司に報告する」という一方通行のものにするのではありません。大切なのは日報を通じてコミュニケーションを図ること。読み手(上司)が求めている情報は、業務の進捗はどうなっているのか、なにか困っていることはないか、ということです。

そういった情報を記載することで、上司がコミュニケーションをとりやすい環境が整い、マネジメントしやすい職場環境になります。

日報=心理状態が見えるようにする

毎日日報を書いていると定型化してきます。ただ、ちょっとした心理的変化を日報に記載することで日々、内容の異なる日報を作成できるようになります。その文化があなたの会社に浸透すれば、心理的変化から退職リスクなど上司が察知しやすくなり、より良いマネジメント、会社運営の役に立ちます。

まとめ

理想的な報連相は、チームや職場の全員で日報を共有すること。みんなで業務の進み具合を確認するだけでなく、コミュニケーションを円滑にし、抱えている悩みなどの内面的なケアーも可能になります。

日報もアプリでスマートに管理する時代。まずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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