部下が報連相をしてくれない?上司へスムーズな報連相を促す方法

最終更新日:2022年7月15日

 

部下が報連相をしてくれない…」とお悩みではありませんか?

もしかすると、部下は報連相の重要性を理解していないことが原因かもしれません。報連相が円滑にできていない組織やチームは、ミスやトラブルが多発しがちです。

この記事では、部下に報連相をスムーズにしてもらえるコツをご紹介します。

 

報連相とは?おさらい

「報」「連」「相」の違い

報連相には、「報告」「連絡」「相談」の3つの意味があります。

  • 報告:すでに起こった業務進捗、商談結果、トラブルを報告すること
  • 連絡:変化があった業務に関わる情報(スケジュール、手順変更、競合情報など)を連絡すること
  • 相談:ミスやクレームといった問題を早期に解決するためにアドバイスを求めること

報連相の目的は『情報共有』

報連相の目的は、組織やチーム内での情報共有です。会社組織において、多くの業務をみんなで分担し、連携をとって進めています。そのため、スムーズに業務を進めるには情報共有が肝になります。

自分では「こんな些細なこと、報告しても意味ないか…」と思っていても、その情報がビジネスを成功に導いたり、時には大きなトラブルを回避することに繋がることもあります。

 

部下に伝えたい 報連相の重要性

ミスを最小限で食い止める

ミスやクレームはないことが理想ですが、100%なくすことはできません。そのため、トラブルがあった時こそ、できるだけ迅速に報連相をするよう促さなければなりません。

とはいえ、部下にとってミスやクレームは恐ろしいもの。「叱られるかも…」と思うと、報連相を躊躇します。そのため、普段から部下の失敗への対応の仕方に工夫をしましょう。大きなトラブルに発展するのを未然に回避できます。

報告をしてきた時は、「報告してくれてありがとう」と、まずは迅速な報告に対する感謝を伝えましょう。そして、失敗の原因を探り、一緒に解決することが大切です。責められないということがわかれば、部下はトラブルの報告も速やかにあげるようになります。

「早く報告してよかった…」という実感が、スムーズな報連相を実現します。

実力をアピールできる絶好の機会

部下は「上司は私の働きをちっとも理解していない」と不満を持ちがちです。わかってくれない上司には、報連相をしたくなくなります。しかし、上司も多くの部下を抱え、たくさんの課題を抱えています。それぞれの仕事ぶりを完璧に把握できません。

そんなときこそ、報連相が役立ちます。「こういう考えで取り組んでいます」「これだけの結果を出しています」と、実力を上司にアピールする絶好の機会なのです。

人間関係を円滑にする

報連相が徹底されていないと、「言った言わない」の認識違いが起こりやすくなります。

「あれ、言ったよね?」
「いえ、聞いていません」
「そんなハズないと思うど……」

職場での言った言わないは、仕事の手戻りだけでなく、お互いに嫌な気分になり、次第に人間関係にも影響が出ます。できれば口頭ではなく、メールやチャットなど、文字に起こすルールを会社で決めてと良いでしょう。

 

上司が知っておきたい 報連相のポイント

部下にも報連相をする

報連相は、部下➡上司にする一方通行のものではありません。上司からも積極的に報連相をおこない、持っている情報を部下と共有しましょう。

気の小さい部下は、報告や連絡のタイミングを逸してしまったり、報告や連絡をするのを躊躇したりして、ついには報告すらしなくなってしまいます。

忙しい時ほど報連相が疎かになって、ミスやトラブルが多くなります。上司の方から「何かある?」とコミュニケーションをとっていきましょう。そうすればミスやトラブルを未然に防ぐだけでなく、部下も自分から進んで報連相をするようになります。

部下から多くの情報を聞き出すことができれば、的確なアドバイスを送ることもできます。それによって上手く物事が進めば信頼関係が深まり、部下は「上司に相談してよかった」と感じ、さらに上司への報連相がスムーズに行われるようになります。

 

答えを部下が考えたかのように質問で導く

上司が部下にアドバイスをするとき、一から十まで指示を出すのはやめましょう。部下にとっては指示通りに動けばよいのでラクですが、これでは自分で考えて動く習慣がつかず、自主性が育ちません。自主性を育てるためには、報連相で一方的にアドバイスをするのではなく、部下の考えを導き出すことが大切です。

上司はまず、「君ならどうしたらいいと思う?」とヒントを与えながら質問を繰り返し、部下を正しい答えに導きます。部下は質問に答えることで「自分で考えて答えを導き出した」と感じられるので自信がつき、自分で考える習慣がつきます。

 

まとめ

「報告・連絡・相談は部下から発信することが前提」という考えは捨て去りましょう。部下にスムーズな報連相をしてもらうには、報連相をしやすい環境づくりが大切です。

 

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