【Gamba!活用術】テンプレートが変わるとチームが変わる!カスタムテンプレート活用方法

最終更新日:2024年3月12日

日々の業務を振り返り、チーム内での進捗共有を行う日報は、プロジェクト管理やチームワークの向上に欠かせないツールです。日報が単なる形式的な報告に終わらず、実質的な価値を提供するためには、その作成方法に工夫が必要です。そこで重要になるのが「テンプレート」です。

この記事では、gamba!の日報テンプレート機能を最大限に活用する方法をご紹介。基本的なテンプレートの構成要素から始まり、カスタマイズのテクニックや具体的な使い方のヒントになる情報を提供します。

なぜ日報テンプレートが重要?

管理に必要な情報が得られる

日報はチーム内のコミュニケーションを促進し、作業の進捗を共有する重要な手段です。テンプレートを設定することで管理者が欲しい情報を得ることができるようになります。テンプレートを利用することで、報告の効率性と一貫性が向上し、必要な情報を見逃さずに済みます。

安心して日報を作成できる

また、日報を書くメンバーとしてもテンプレートがあることで、それに沿って項目を埋めていけば日報が完成する、という安心感にもつながります。「日報と言っても何から書けばいいのかわからない…」という方は多いものです。テンプレートはそうしたメンバーの不安を取り除く助けになります。

管理性の向上

テンプレートに沿って投稿された日報は情報の管理性が向上します。過去の出来事の推移を確認することで、営業成績の良いメンバーの共通点を見つけることにも役に立ちますし、過去の情報を分析する際にも、共通した項目で管理することができるので分析性を高いまま日報を運用できます。

日報とは?メリットや書き方&フィードバックする際のポイントや注意点

gamba!で設定できる日報テンプレート

gamba!の日報テンプレートの設定は簡単、かつ自由に設定ができます。
設定したい項目を直接入力して、テンプレート名を設定するだけで完了です。以下、それぞれの項目を細かく説明します。

*テンプレートの設定方法はこちらをご覧ください。

テンプレート設定

画像の「赤枠の部分」に自由入力で項目を設定します。ここで入力した内容がテンプレートとして保存され、日報を作成する際に毎回呼び出される形です。

かんたん入力項目

自由入力式のテンプレートに合わせて、入力形式を固定することができるのが「かんたん入力」項目です。時間の形式を入力するようにして、労働時間を管理したり、その日の商談対応件数などを集計することができます。選択式の項目も設定できるので、日報作成を効率化することができます。

日報作成時にはこのような表示になります。自由入力欄の下にかんたん入力項目が表示されます。

KPI(目標)管理機能

日報と同じ感覚で、日々の目標への進捗を管理できるのが「KPI(目標)管理機能」です。
設定した目標に対して、毎日どのくらいの進捗があったか入力してもらうことができます。
設定する目標は数値化できるものなら自由に設定が可能。例えば「訪問件数」「お客様との対応件数」など、目標になりやすい項目を設定してみましょう。

*KPIの設定方法はこちら

集計した進捗状況はグラフ表示にして確認することができます。

*gamba!公式サイトより引用

gamba!でのテンプレートのカスタマイズ方法

gamba!ではグループ全体で利用できるテンプレートと、個人的にテンプレートを作成できる「自分専用テンプレート」をそれぞれ設定ができます。(それぞれのテンプレートは無制限に作成可能)

以下の記事で編集方法を紹介しています。
テンプレートの編集方法

動画でもご紹介しています。

どんなテンプレートがいいの?

別記事でテンプレートのアイデアをご紹介しています。ぜひ参考にしてください。

gamba!で使える職種別日報テンプレート
https://www.getgamba.com/help/archives/23421/

日報テンプレートの活用事例

gamba!ユーザの事例

導入事例で実際にご利用いただいているユーザ様のテンプレートや活用方法をご覧いただけます。
活用方法のヒントとしてぜひご覧ください。

株式会社ワイワークス電気設備様 導入事例 gamba!で効率的にPDCAを回し社内の見える化を実現

・三陽工業株式会社様 導入事例 – gamba!導入後6年で事業規模13倍に!

・キャロットハウス様 導入事例 – 導入後の売上が1.5倍!チャットアプリからの移行で情報共有が楽に

日報アワードでも活用方法をご紹介

また、gamba!の魅力的な使い方をしてくださっているお客様を表彰するイベント「日報アワード」でもテンプレートをはじめとするgamba!の活用方法をご覧いただけます。(gamba!公式Youtubeチャンネルで全編ご覧いただけます。)

その他の使い方

・勤怠管理
かんたん入力機能を応用して、簡易的な勤怠管理としてもお使いいただけます。必要なことはテンプレートに必要な項目(出勤時間、退勤時間など)を設定するだけ。詳しくはこちらをご覧下さい。

ダウンロードデータから勤務時間を集計する

・ルーティンワークの処理
テンプレートにチェックマークを用意しておくことで、毎日行う必要がある作業のチェックリストを表示することができます。特に飲食業に喜ばれている使い方で、毎日の在庫確認や店内清掃などを忘れず行うようにするにはとても便利に使えます。

・タスク管理
本格的にタスク管理を行いたい場合はテンプレートにGoogleスプレッドシートなどのURLを貼り付けてみてはいかがでしょうか。テンプレートを呼び出すたびにURLが表示されるので、進捗を確認する習慣がつきますよ。
タスク管理をする

まとめ 使い方に困ったらいつでもご相談ください!

日報テンプレートを活用することで、チーム内のコミュニケーションが改善され、プロジェクトの進捗管理がより効率的になります。このガイドを参考にして、日報作成プロセスの最適化に取り組みましょう。

使い方に困ったらオンラインミーティングで気軽にご相談下さい。(契約中のお客様は無料です!)
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gamba!使い方ガイドはこちら

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