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今の時代にマッチする「ゆるい管理」に最適!安価・シンプル・使いやすい、の三拍子が揃った日報ツール!

2014年9月22日

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株式会社ビースタイル

常務取締役 宮内 修 氏(左)と業革ITユニット 岩田 麻里那 氏(右)

 

gamba!を導入いただき、日々の業務に役立てている企業様に、使いこなし術などをお伺いする導入事例インタビュー。

今回は、「主婦」と「若者」が活躍できる機会をつくり、これまでありそうでなかった働き方を実現することで「新しいスタンダードをつくる」会社、株式会社ビースタイル 常務取締役 宮内 修 氏にお話をお聞きしました。

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gamba!との出会い

100人超の社員の考えをリアルタイムでフィルターなく把握したい

当社の役員陣はなるべく社員とコミュニケーションをとるようにしているものの、社員数が100人を超え、全メンバーの動きを把握するのが難しくなってきていました。これまでも部署ごとに日報は使っていましたが、数字を書きこむだけのものが多く、数字の背景にある、社員とお客様とのやりとりや部内の連携の状況までは分かりませんでした。

そんなときに、当社の代表が知り合いの方から紹介されてgamba!を知りました。社員の考えていることや困っていることを、もっとリアルタイムに、フィルターなく把握するのに役立てられそうだと思い、導入を決めました。

 

使いこなし術 ― gamba!の活用方法

 

各部署社員同士と経営陣同士の2種類のグループで情報共有

gamba!は経営陣も含め全員で使っています。部署ごとの縦軸、各部署を横断したマネージャー陣の横軸という、2種類のグループで利用しています。マネージャー用のグループには「経験シェア」の項目を作り、出来事や悩んでいることなど、マネジメントとして共有したいことを書き込んでいきます。部署のグループでは各部署で分けるのではなく、営業とマーケティングなど関連性の高い部署はひとつにまとめて、お互いの業務に役立てています。

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グループごとに分類したのは、本音やディープな情報が出やすくなるようにという配慮からです。全てオープンにすることも検討しましたが、全員の前だと言いたいことが制限されてしまうため、敢えてグループを分けています。

導入時は手順書を用意し、使い方や設定方法をサポートする担当職を置き、テンプレートを作ってそれに沿って書いてもらうようにしましたが、SNSと似た形で使いやすいこともあり、スムーズに浸透しましたね。「日報を書こう」と意識することなく、例えば毎日歯磨きをするように、仕事が終わったら日報を書いて帰る、という流れで皆が書けています。


フィートバック活性化のため、マネージャーのコメント数をランキング表示

マネジメントの上で注意したのはフィードバックです。やはり「見られている」と思うことが、日報を続ける上で重要なため、マネージャーには日報に対し、積極的にコメントを書くよう推奨しています。またマネージャー以上の役職者のコメント数をランキング形式で表示し、コメント回数の多いマネージャー、全くコメントしていないマネージャーをひとめで把握できるようにしています。

私は1日20件ほどの日報に対応していますが、毎日行う分にはそれほど大変ではありません。複数の部署を管理しているため、1週間顔を合わせることがない部署もあります。そんなときも日報を見れば、どのような状況かが分かります。勉強みたいなもので、習慣化すると苦ではありませんが、一度休むと再開するのがつらくなる、というのはあるかもしれません。

 

みんなどんなことを書いている?

互いを褒める書きこみにより社員同士の親近感や信頼性の向上に

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gamba!導入にあたって設定したテンプレートの項目は役員会で協議して決めました。その日どんな目標を立て、その結果はどうなったのか、という流れを書いていきます。さらに結果が出た中でなぜそれが良かったのかということと、周りを含めて改善が必要だと思ったこと、トラブルやミスも書きこみ、共有しています。

「喜怒哀楽を活性化したい」という代表の想いから、「トピックス」という項目も設けてあります。嬉しいこと、良かったこと、ミスなどをここに書きます。「○○さんに助けてもらった」とか、人を褒める書きこみが多いですね。この項目に関しては、自分のことよりも他の社員のことのほうが出てきやすいようです。それが社員同士の親近感や信頼性の向上にも役立っているようです。

 

gamba!導入の成果

コミュニケーション不足を補完する優れた発見ツール

gamba!を続けて、問題解決が早くなっていると感じます。社員が「もやもや」を抱え込むことがなくなりましたね。例えば、コメントが続けて少なかったり未提出が続いていると「悩んでいるのかな」とすぐに気付けます。日報上でトラブルが全て解決するというより、それをきっかけにしてサインに気付き、話を聞きにいって解決するという流れです。リアルなコミュニケーションだけでそれをやろうとすると非効率ですが、gamba!があることでその補完ができると思っています。発見ツールとしては優れたものです。

経営陣の間では、「あの社員は何をしているんだろう」「あの部署はどうなっているんだろう」などと心配する会話が減りました。社員の考えや部署の状況を、わざわざその場所に行かなくも、タイムラインですぐに見られるという、「見える化」ができています。特に、以前は大きな問題にならないと発覚しなかった事例が、早い段階で発見できるようになったのが大きいです。

また、各部署のマネジメントの状況も早めに把握できるようになりました。例えば日報の提出率が低いチームは、マネジメントが上手く機能していなかった、ということもありました。


歯磨きのように自然と続けられるから、社内の健全性が保たれる

まるで歯磨きのように、gamba!は自然に続けられます。「歯磨きしたい!」と意気込むことはありませんが、していないと気持ち悪いものです。きちんと歯磨きしていないと、なんだかスッキリしませんよね。だから、毎日続きます。また、1日歯磨きしなくてもすぐに病気になるわけではありませんが、ずっとサボっていると虫歯になる、つまり社内の健全性が損なわれるという意味でも共通しています。

目標やマネジメントバリュースなど、会社運営上意識させたいものは日報の目標欄に常に表示させておき、意識付けを行っています。以前はホワイトボードに書いていましたが、現在は在宅勤務の社員も一部いたり、営業も外出が多かったりするため常に目標を意識させることが難しくなってきました。そのため会社にいても、在宅でも、外回りでも見られるようにgamba!上に表示させています。

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導入を検討している方に向けて一言

gamba!は今の時代にマッチする「ゆるい管理」のバランスをうまくつかんでいる

日報ツールを導入する上で重要なのは、「安価」「シンプルな機能」「使いやすさ」の3つのポイントです。機能を増やそうと思えばいくらでもつけ足せますが、そういった日報は往々にして高価なため、「使いこなさないと損だ」と、余計なプレッシャーを抱え込んでしまいます。その意味で、gamba!はこの3つのバランスがちょうどいいですね。

時代の流れとして、「ゆるい管理」が重要度を増していると考えています。昔流の画一型のやり方ではなく、社員の多様性に合わせたマネジメントが求められているからです。ただ全く管理しないというのも問題なので、適度な加減で管理するのが大切です。毎日負担なく使えて、トピックスや改善など「ゆるい」項目を設定できて、ガチガチの管理はしない。そのへんのバランスをうまくつかんでいるのがgamba!の特徴だと思います。

 

取材協力:ナレッジ・リンクス/菅葉奈

 

 


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