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PDCAサイクルを回す日報テンプレートとは?

2017年10月23日

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。仕事の生産性や品質を高める手法の基本です。

しかし壮大な計画を立て、実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすら作業に追い立てられて1日が終わってしまう、というのが現状ではないでしょうか。

今回はPDCAがなぜうまくまわらないのか、PDCAサイクルを改善する日報のテンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルを回す画像

PDCAサイクルの実践が難しい3つの理由

計画が甘く、実行に移すことができない

計画が曖昧だと、なかなか実行に移せません。業務フローや個人のタスク、具体的な行動スケジュールのレベルまで落とし込みましょう。実際にその計画を実行する担当者が、行動できるレベルになっていることが重要です。

  • なぜこの数値の売上目標を立てているのか
  • 自分たちがやるべき業務はなんなのか

そうすれば、上司やクライアントなどの要望によって指針が変わったとしても、柔軟に計画の変更に対応することができます。

検証や改善がおざなりになってしまっている

「とにかく商談件数を増やせ!」という上司の指示。でも、実際に計画を実行してみると、思うように契約が取れない。「よし、ならば商談件数をもっと増やそう!」。。。これではますます疲弊する悪循環です。

経営者であれば、以下の点を検証し戦略の修正を図りましょう。

  • なぜ売上が伸びないのか、
  • 本当に商談を増やすという戦略が正しかったのか、
  • もっとうまく商談から契約を取る提案の仕方はないのか、など

計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善が機能していない状況では、目標達成はありえません。

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やり方を変えるのが面倒、もしくはリスクを恐れている

たとえば、新しいツールを導入して生産性を上げたい上司。でも、現場からは今までのやり方を推す声も強い。。。この場合、「悩んでいるならやってみよう。やることで課題が見える」という発想を持つことが大切です。

不安を解消するための情報収集は、莫大な時間を消費します。計画ではなく、検証と改善を繰り返すことに力を注ぐべきです。

PDCAサイクルを仕組み化する日報テンプレートとは?

日報は、PDCAサイクルを強力に推進するツールとして活用することができます。そのためには、検証や改善をフォーマットで「仕組み化」しましょう。

今日の計画・予定
 
うまくいったこと・その要因
 
うまくいかなかったこと・その要因
 
気づいたこと・提案事項
 

この4つの項目だけを毎日日報に書いてもらうことができれば、PDCAサイクルは回ります。

 

日報へのフィードバックでPDCAサイクルをチームに広げる

組織やチームでPDCAサイクルを回すには、上司やチームメンバー同士で日報に対してさまざまなフィードバックを返していくことが重要です。日報でPDCAを回すには

①うまくいったこと

そのやり方をさらに他の部下に横展開したり、より効率よく行うためにどうしたらいいかを問いかけましょう。このやり方を拡大すれば、チームは必ず大きな成果を生みだします。

②うまくいかなかったこと

問題を取り除くために何をするべきか問いかけましょう。さらに、うまくいくようにするためにどんな支援が必要かを考えましょう。

③思いがけずうまくいったこと

思いがけずできたことの再現性を高め、計画的に実行することができる方法がないかを問いかけましょう。いままで気づかなかった方法でより大きな成果を実現できる可能性があります。

日報共有アプリgamba!はPDCAサイクルをどう変えるのか?

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」は、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

フォーマットの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

日報を活用してPDCAサイクルを回そう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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