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PDCAサイクルを回す日報テンプレートとは?

2018年5月18日

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。仕事の生産性や品質を高める手法の基本です。

しかし壮大な計画を立て、実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすら作業に追い立てられて1日が終わってしまう、というのが現状ではないでしょうか。

そこで今回は、PDCAサイクルを改善する日報のテンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルを回す画像

PDCAサイクルの実践が難しい3つの理由

計画が甘く、実行に移すことができない

計画が曖昧だと、なかなか実行に移せません。業務フロー具体的な行動スケジュールのレベルまで落とし込みましょう。

実際にその計画を実行する担当者が、行動できるレベルになっていることが重要です。

  • なぜこの数値の売上目標を立てているのか
  • 自分たちがやるべき業務はなんなのか

そうすれば、上司やクライアントの要望によって指針が変わったとしても、柔軟に計画の変更に対応することができます。

 

検証や改善がおざなりになっている

「商談件数を増やせ!」という上司の指示。でも、思うように契約が取れない。

「よし、ならば商談件数をもっと増やそう!」。。。これではますます疲弊する悪循環です。

経営者であれば、以下の点を検証し戦略を修正しましょう。

  • なぜ売上が伸びないのか、
  • 本当に商談を増やすという戦略が正しかったのか、
  • もっとうまく契約を取る提案の仕方はないのか

計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善が機能していない状況では、目標達成はありえません。

 

やり方を変えるのが面倒、もしくはリスクを恐れている

たとえば、新しいツールを導入して生産性を上げたい上司。でも、現場からは今までのやり方を推す声も強い。。。

この場合、「悩んでいるならやってみよう。やることで課題が見える」という発想を持つことが大切です。

不安を解消するための情報収集は、莫大な時間を消費します。計画ではなく、検証と改善を繰り返すことに力を注ぐべきです。

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PDCAサイクルを仕組み化する日報テンプレートとは?

日報は、PDCAサイクルを強力に推進するツールとして活用することができます。

そのためには、検証や改善をフォーマットで「仕組み化」しましょう。

今日やること

今日の結果

 達成できた点、進捗状況などを分かりやすく記載

良かった点

 うまくやり遂げられたもの⇒よりうまくいかせる方法を考える

課題点と改善策

 うまくいかなかったもの⇒原因を探り、うまくいくようにする方法を考える

この4つの項目だけを毎日日報に書いてもらうことができれば、PDCAサイクルは回ります。

 

日報へのフィードバックでPDCAサイクルをチームに広げる

組織でPDCAサイクルを回すには、みんなで日報にフィードバックを返していくことが重要です。

うまくいったことは、そのやり方を横展開したり、より効率よく行うためにどうしたらいいか問いかけましょう。このやり方を拡大すれば、チームは必ず大きな成果を生みます。

うまくいかなかったことは、問題を取り除くために何をするべきか問いかけましょう。さらに、うまくいくようにするために何が必要か考えましょう。

日報でPDCAを回すには

日報共有アプリgamba!はPDCAサイクルをどう変えるのか?

日報共有アプリgamba!(ガンバ)は、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

全体
 

①日報で振り返り、成功体験を積み上げる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せばさらに大きな成果が生まれます。日報に記録することで、確実な成果につなげられます。

gamba!はテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。

もちろん、カスタマイズも可能!すぐに日報を書くことができます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらえるので、問題の解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各部署が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中や外出先から日報を提出できて便利です。日報のためだけに会社に戻る必要はなくなります。

さらに、チャット機能も搭載。LINEを業務利用は、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使いましょう。

チャット

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。部下の予定の把握もカンタンです。

カレンダー

日報を活用してPDCAサイクルを回そう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。

gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載。

移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

いまなら15日間の無料トライアルを実施中!日報もアプリでスマートに管理する時代。

新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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