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PDCAサイクルを回す日報テンプレートとは?

2017年7月25日

計画(Plan)、実行(Do)、検証(Check)、改善(Action)、略してPDCA。社会人研修で最初に教えられる、仕事の生産性や品質を高める手法の基本です。

「なんだ。今さらPDCAか」と思われるかも知れませんが、実際にしっかりとPDCAを回せている経営者はどれだけいるのでしょうか。「PDCAくらい知っているよ」と言いながら、現場で実践できていないケースが大半です。

壮大な計画を立て、一生懸命実行に移してみたものの、検証や改善に手が回らず、ひたすらたくさんの作業に追い立てられて1日が終わってしまう、というのが現状ではないでしょうか。

今回はPDCAがなぜうまくまわらないのか、PDCAサイクルを改善する日報のテンプレートをご紹介します。

PDCAサイクルを回す画像

PDCAサイクルの実践が難しい3つの理由

きちんと計画(Pan)を立てて、実行(Do)し、結果を検証(Check)して、改善(Action)を繰り返せば、仕事の生産性は間違いなく改善されるはずです。

この単純明快なPDCAというサイクルが、なぜ仕事の現場で活かせないのでしょうか。

計画が甘く、実行に移すことができない

PDCAはまず実行しなければ意味がありません。しかし計画の初期設定が曖昧だとなかなか実行に移せない、あるいは途中で頓挫していまうなんていうケースも。

計画を立てる上で重要なのは、とにかく「具体的」であること。組織の業務フローや個人のタスク、具体的な行動スケジュールのレベルまで落とし込まれていないと実行に移せません。

しかし、だからといってすべてが計画通りに進むわけではありません。すべてのリスクを盛り込んだ計画など、作ることはできません。重要なことは、実際にその計画を実行する担当者が、

  • なぜこの数値の売上目標を立てているのか
  • 自分たちがやるべき業務はなんなのか

といったことを推測し、行動できるレベルになっていることが重要です。

そうすれば、売上目標が変わったり、上司やクライアントなど関係者の要望によって指針が変わったとしても、柔軟に計画の変更に対応することができます。

計画を立てる際には、「具体的」な計画を考えると同時に、その計画を実行する担当者に「どうやってやればいいのか」を判断できる能力がどこまであるかを正しく見極めることも必要になります。

実行を強く求められるあまり、検証や改善がおざなりになってしまっている

みなさんは、「やみくもに実行」を求められる状況に心当たりはないでしょうか?

「とにかく商談の件数を増やせ、毎日その日の商談件数を報告するように」といった指示を出す上司。でも、実際に計画を実行してみると売上が思ったように伸びない、思うように契約が取れない。

よし、ならば商談件数をもっと増やして、がんばろう!。。。現場がますます疲弊する悪循環です。経営者であれば、商談件数を増やすという計画を実行した結果をもとに、以下の点を検証し戦略の修正を図りましょう。

  • なぜ売上が伸びないのか、
  • 本当に商談を増やすという戦略が正しかったのか、
  • もっとうまく商談から契約を取る提案の仕方はないのか、など

実行の結果から考えるべき点は、たくさんあります。

計画を修正したり、方法を改善することで、本来目指すべき「売上目標の達成」をより確実に実現する方法を模索することが、経営者には求められているはず。

計画と実行だけにとらわれてしまって、肝心の検証と改善が機能していない状況では、目標達成はありえません。

社長が決めた計画で、ノルマ達成至上主義で思考停止に陥るなど様々な要因によって、似たような状況に陥っている現場はたくさんあります。

PDCAサイクルの実践が難しい画像

やり方を変えるのが面倒、もしくはリスクを恐れている

「ここが課題だ」とせっかく気づいても、それを解決する具体的な計画に落とし込まないと物事は改善されません。

また、いざ計画を立ててもさまざまな理由がつけられて、実行に移すことができないケースもたくさんあります。「情報が足りない」「関係者の調整がつかない」「思考の整理がついていない」「リスクが見えづらい」など、さまざまな理由で実行が先延ばしに。

たとえば、新しい情報ツールを営業の現場に導入て生産性を上げたい上司。でも、現場の社員からは今までのやり方を推す声も強く、コストに見合う成果をあげられるか問われている。導入してから少しずつ改善していけばいい、と思うのだが決断がつけられない。。いつまでたっても、決まりません。

中止する決断を下すこともできず、「どうしようかな、やっぱりやめようかな、でも・・・」といつまでも宙に浮いた状態になり、すべての仕事が滞っていきます。

まずは、「悩んでいるならやってみよう。やることで課題が見える」という発想を持つことが大切です。

いくら調べてもわからないものはわからないし、不安を解消するための情報収集は往々にして莫大な時間を消費します。このような場合、計画ではなく、検証と改善を繰り返すことに力を注ぐべきです。

日報のテンプレートを変えるだけでPDCAサイクルが回り始める!その理由とは?

日報というと、今日やったことを書き出して報告するだけのもの、と思っていませんか。日報は、社内のさまざまな業務のPDCAサイクルを強力に推進するツールとして活用することができます。

カギはたった1つ、日報のテンプレートを変えることです。

PDCAサイクルを仕組み化する日報テンプレート

計画や実行の検証や改善を確実に行うようにするには、検証や改善というプロセスを日々の業務の中に組み込むことが必要。要するに、仕組み化です。実はこのような仕組み化を実現する、非常に簡単な日報の書き方のテンプレートがあります。

いま御社で使っている日報のテンプレートに、以下のような項目を加えてみてください。

今日の計画・予定
 
うまくいったこと・その要因
 
うまくいかなかったこと・その要因
 
気づいたこと・提案事項
 

これだけです。この4つの項目だけを毎日日報に書いてもらうことができれば、PDCAは回ります。

なぜ日報テンプレートを変えるだけでPDCAを仕組み化できるのか?

先に紹介した日報テンプレートは、下記のような考え方をベースにしています。

日報テンプレートでPDCAを仕組み化する画像

今日1日やった仕事の内容を、このマトリックス上に以下のように配置してみてください。

  • ①には「予定通りやってみて、かつ、うまくいったこと」
  • ②には「予定通りやってみて、かつ、うまくいかなかったこと」
  • ③には「予定していなかったこと・突発的にやったことで、思いがけずうまくいったこと」

今日1日の仕事をこのように配置してみると、色々なことが見えてきます。

①うまくいったこと

そのやり方をどんどん進めていけばさらに大きな成果が生まれてくる部分なので、そのやり方をどんどん極めましょう。上司や周囲も、そのやり方を積極的にサポートし、場合によっては他のメンバーにもそのやり方を推奨し、拡大すれば必ず良い結果が生まれてきます。

②うまくいかなかったこと

逆に、なんらかの改善が必要な部分です。本人だけで解決ができないのなら、周囲が手助けしたり、あるいは根本的に仕組みそのものを改善していかないと、良い結果が生まれません。

③思いがけずうまくいったこと

その理由を探り、思いがけずできたことの再現性を高め、計画的に実行することで、いままで気づかなかった方法でより大きな成果を実現できる可能性がある部分です。チームにとってのイノベーションが生まれる可能性のある領域です。

1日の仕事をこのように分解してみるだけで、

  • Plan: その日に目指していた計画がなんだったのか、
  • Do: 何を実行して、
  • Check: どんな成果が得られたのか、
  • Action: 課題や問題点・どんな改善を図るのか、

というPDCAサイクルが自動的に回るようになります。

つまり、このマトリックスを頭に思い浮かべながら日報を書くだけで、それが自動的に自分の今日1日のPDCAになります。

PDCAサイクルを仕組み化する画像

日報へのフィードバックでPDCAサイクルをチームに広げる

PDCAサイクルを社員個人の中だけでなく、組織やチームの中に仕組み化することで組織全体でより大きな成果をあげることができます。

そのためには、上司やチームメンバー同士で日報に対してさまざまなフィードバックを返していくことが重要です。

しかし、ただ単に「おつかれささま!」のような意味のないフィードバックではPDCAサイクルは回っていきません。PDCAサイクルを組織の中に仕組み化するには、以下のようなフィードバックが効果的です。日報でPDCAを回すには

①うまくいったこと

そのやり方をさらに他の部下に横展開したり、より効率よく行うためにどうしたらいいかを問いかけましょう。このやり方を拡大すれば、チームは必ず大きな成果を生みだします。

②うまくいかなかったこと

表面的な問題を指摘するだけでなく、その問題を取り除くために何をするべきか問いかけましょう。さらに、うまくいくようにするためにどんな支援が必要かを考えましょう。うまくいかないのは、本人だけが悪いのではありません。

③思いがけずうまくいったこと

思いがけずできたことの再現性を高め、計画的に実行することができる方法がないかを問いかけましょう。いままで気づかなかった方法でより大きな成果を実現できる可能性があります。本人にとって大きなチャンスかもしれません。そこに気づかせることは上司の大切な役割です。

日報共有アプリgamba!はPDCAサイクルをどう変えるのか?

当社が提供する日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」。これまで累計登録実績8,000社を突破し、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか紹介します。

テンプレートの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。先ほど紹介したテンプレートはあくまでも一例にすぎません。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

「売上目標を達成した!」。そんなとき、みんなに「この実績を見て欲しい!」と思いませんか?

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。

何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新できます。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もアゲアゲ!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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素早く返信!コミュニケーションでチームを成功に導く

うまくいったやり方を他に横展開したり、より効率よく行うためにどうしたらいいかなどを問いかけ、チームが大きな成果を生みだすよう促しましょう。

gamba!なら、iPhoneやAndroidに対応したスマートフォンアプリが提供されているので、いつでもどこでも日報を確認できます。しかも、gamba!には手軽に楽しく返信を返せる「スタンプ」が搭載されています。

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PDCAサイクルを回す日報テンプレートのまとめ

きちんと計画(Pan)を立てて、実行(Do)し、結果を検証(Check)して、改善(Action)を繰り返せば、仕事の生産性は間違いなく改善されます。日報はこれらのサイクルを確実に実行するためのツールです。

計画や実行の検証や改善を確実に行うようにするには、検証や改善というプロセスを日々の業務の中に組み込むことが必要。そのためには、日報の書き方のテンプレートを工夫しましょう。さらに、日報に対して適切なフィードバックを行なっていくことで、PDCAサイクルを組織の中に仕組み化することができます。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

  1. カスタマイズ可能な日報テンプレートで簡単に日報作成ができるテンプレート機能
  2. 日報にいいね!やコメント・スタンプ返信で手軽なコミュニケーション
  3. 売上などの目標達成率が一目で見えるKPI管理機能

すごい日報テンプレートのまとめ画像

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