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いま日報の必要性が見直されている理由

2016年7月21日

近年、日報などのマネジメントツールが見直されている中で、大きな役割を果たしているものにIT技術の進化が挙げられます。

IT技術の進化により、従来では難しかった、日報をつかった双方向なコミュニケーション、日報の簡易なフォーマット作成、日報に書かれているビジネス情報の蓄積や検索などが容易に行えるようになりました。

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この記事では、メール、エクセル、クラウドを利用した日報のメリットをそれぞれ、ITの進化とともに日報の必要性が見直されるようになった理由を紹介します。

メールの日報で双方向のコミュニケーションが生まれる

メールでの日報は多くのチームで利用されている優れた手法です。

メールはメールそのものが双方向なツールですので、メールを利用して日報を書けば、提出だけでなく読む側が日報に対してフィードバックを返すことができます。

また、メールはデスクトップ端末だけでなくモバイル端末でも閲覧ができるので、従来の日報とは異なり、時間や場所に縛られず、日報の閲覧ができるというメリットがあります。

万能なメールですが、メールは日報に限らず様々な用途で利用されるため、その都度その利用用途に合わせたセットアップが必要になります。つまり、メールは、その利用用途に合わせたフォーマットや運用方法を毎回設計しなければならないツールなのです。

フォーマットやテンプレートの作成に適したエクセルの日報

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エクセルでの日報も多くのチームで利用されています。

エクセルはフォーマットを作りやすく、決まったテンプレートを作成して、日報を記入するのに適しています。また紙に印刷しやすかったり、ファイルごとに管理しやすいというメリットがあります。

しかし、日報に書いたデータの有効活用や検索には適していません。データを有効活用するために、エクセルVBAなどのスクリプトを書いたりと中々手間がかかるのが現状です。

次世代の日報、クラウドで共有する日報は何が違うか

クラウド時代になり、ビジネス向けに開発されたクラウド日報ツールが支持されるようになりました。

ビジネスに特化した日報共有ツールは、メールやSNSのような双方向性と、エクセルのようなフォーマッティングやテンプレート支援を備え、情報の蓄積や検索にも優れ、チームの情報が有効活用できるような仕組みを備えています。日報共有ツールは急速にあらゆるビジネスシーンで導入が広がっています。

また、スマートフォンの普及によりメールの重要性が下がる中、クラウドの日報共有ツールはスマートフォンアプリ経由で日報を利用できるなど、時代に合わせた進化を続けています。

 

このように日報に最適化されたクラウドの日報共有ツールは、日報の作成や閲覧コストを大幅に省力化し、多くの現場で成果をあげています。

ツールの進化で日報の必要性が再評価される時代に

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この記事では、メール、エクセル、クラウドを利用した日報について取り上げ、ツールの視点から、日報のスタイルがどう変化していて、なぜ日報の必要性が見直されているのかという理由を紹介しました。

もちろん、日報をビジネスに活かせるかどうかは、ツールにより全てが決まるわけではありません。日報のツールに加え、日報の運用の仕方より大きくパフォーマンスに差がでます。日報ツールの運用については、成果を上げてきた多くのノウハウを紹介しています。ぜひ実際に日報の運用でお試しください。

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