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gamba!開発チームは日報をどう振り返りに活用しているのか?

2016年11月10日

gamba!開発チームは毎週金曜日の夕方に、定例の振り返りミーティングを開催しています。

私たちの振り返りミーティングのやり方は、KPT(Keep, Problm, Tryの略)というチームビルディングの手法をベースにしています。実はgamba!の日報の仕組みは、このKPTという手法にとてもよくフィットします。

私たちの振り返りミーティングの流れは以下のようになっています。

  1. 日報を元にやったことを振り返る
  2. 原因と改善策を考える
  3. 来週試したいことを決める
  4. 来週のグループ目標を更新する
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振り返り1.日報を元にやったことを振り返る

まず最初にやることは、その週に各自がやったことを日報で振り返り、メンバー全員の「今週やったこと」を整理し、その中から「うまくいったこと」と「うまくいかなかったこと」を抽出することです。この時に、各自のKPIの進捗状況も共有し、その数字に対するよかったこと・よくなかったことも俎上にあげていきます。

私たちの場合、あえて、あらかじめ資料にこれらをまとめておくことはしないことにしました。日報をプロジェクターに映して、みんなでその週やったことをその場で確認するようにしています。そうすることで、資料作成の手間もなくなり、しかもよりリアルにみんなのやってきたことを全員で共有できます。

最初はまとめ資料を作っていたのですが、資料をうまく説明することばかりに目がいってしまい、肝心な議論が置き去りになってしまうと感じました。これでは資料作成の時間がかかる上に、生産性も上がらないということでやめにしました。

うまくいったことは、どんな些細なことでも、特にチーム全体にとってメリットがあることであればどんどん書き出しましょう。みんなが良いと考える行動が何かを共有し、メンバーに浸透させることを心がけています。

振り返り2.原因と改善策を考える

次に、「うまくいかなかったこと」に対する、原因や改善策を全員で検討します。

ここで注意しなければいけないのは、うまくいかなかった原因や責任を個人に求めないことです。個人を追及するのではなく、チームとしてどうしたらその問題を回避できるか、改善できるのかという観点で検討していくことが重要です。人は個人攻撃されると心を閉ざしたり反論しようとしてしまい、かえって問題解決が遠のいてしまうからです。

「うまくいかなかったこと」をチーム全体の問題ととらえて、その原因と改善策を考えるという姿勢を持つことが、KPTをうまく回すポイントです。

振り返り3.来週試したいことを決める

最後に、これまでの討議を踏まえて「来週試したいこと」を決めます。

毎回、試したいことはたくさんでてきますが、限られたリソースの中で必ずしもすべてを実行に移せるわけではありません。俎上に上がった「試したいこと」の中から、重要なこと・優先度の高いことに絞り込むことが重要です。より本質的な課題にフォーカスして解決策を探ることが、その周りにある様々な問題を一気に解決する突破口になることがあります。必ずしも、たくさんの問題を多くのリソースで解決しようとすることが、問題解決の近道になるとは限りません。

私たちの場合、毎週この振り返りミーティングで具体的に「来週試したいこと」を決めておくことを重視しています。そうすることで、次の週のミーティングでそれがどの程度実行できたのかを客観的に確認することができます。振り返りにかかる時間が短縮でき、自分たちのやってきたことがうまく進んでいるのかを、誰の目にもわかりやすく検証することができます。

振り返り4.グループ目標に登録する

私たちの場合、ここで洗い出した「来週試したいこと」はgamba!上の「グループ目標」に必ず設定するようにしています。こうすることで、今週どんなことに取り組んでいかなければいけないかを、全員の目に常に触れさせることができます。

以前はミーティングの議事録を作成していたのですが、議事録をメールで送ったまま読み返していない、やると決まったことが放置されてしまうということが何度もありました。グループ目標に登録しておけば、気になったときにすぐ読み返すことができます。

自分たちが決めたことを、高い集中力を維持してチーム全員で着実にやりきることが大切です。

まとめ

私たちgamba!開発チームが実践している、KPTというチームビルディングの手法をベースにした定例の振り返りミーティングの進め方を紹介しました。

この手法を導入して以来、自分たちの中で誰がいつまでに何をしなければいけないのか、その中で自分たちが何を学んだのかということがとても明確に意識できるようになりました。チームが着実に進化し前に進んでいるということを、全員が実感することができます。

ぜひみなさんのチームでも日報の導入を検討してみてください。


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