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新入社員に日報をしっかり書かせる3つの理由

2016年11月26日

社内の慣習で新入社員に日報を書かせている会社もあるのではないでしょうか?そこで日報を書く理由をしっかりと意識し、必要であれば書き直しや修正などを新入社員に求めましょう。

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新入社員の能力の向上のための日報

日報には当然ですが報告の意味があります。新入社員はこれまで学生をしていた人ですので、ノートの付け方は知っていますが、他人に対しての報告、他人が見やすい文章、構成、語彙などを身につける事ができます。他者の目を意識した日報を書くことによって、客観性もしっかりと伸ばす事ができます。このため、上司の立場の場合は、脱字などの指摘だけではなく、読みやすい文章作成や他者に読まれる事を意識した日報にするよう部下に意識させましょう。

部下の日記としての日報

新入社員というのは、社会人が長い人より覚える事がたくさんあります。そのため、あの日は何をしていたか、ミスはどのようにしたか、ミスをした理由などを忘れてしまうことがあります。そのため、新入社員の日記としても日報を書くよう促しましょう。業務報告だけではなく、感情を書く欄などを作ると、この効果が高まります。

上司も助かる業務把握

3つ目は、新入社員のためではなく上司のために書いてもらいましょう。新入社員の面倒を見ないといけないと言っても、残念ながら四六時中見ているわけにはいけません。そのため、これは2時間程度ごとでも良いですし、午前中、午後と2つにわけて具体的に何をしていたかの報告をしっかりと書くように促しましょう。これを書かせる事によって、上司も新入社員が午前は何をしていて、午後は何をしていたかを把握する事でき次の作業は何をさせれば良いかなどの新入社員への業務指導に役立ちます。このため、新入社員にはせめて、午前、午後の2つぐらいはどのような作業をしていたかをきっちり書くように促しましょう。

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まとめ

日報は、惰性や慣習で書かしても良い結果にならないどころか、日報の作成時間の無駄になってしまっている会社も多いです。そのため現在の日報がおかしいのであれば、上記を意識して、日報を大幅に変更する事も視野に入れてください。誰のために書いているのか、何のために書いているのかをしっかりと説明してあげないと、惰性の日報が毎日上がってきます。何の意味もない日報なら時間の無駄ですし、資源の無駄です。新入社員のためにもなるという事をしっかりと説明して意義のある日報を書くように促しましょう。

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