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日報でPDCAサイクルを回す新人教育とは

2018年1月11日

新人教育でまず教えるべきこと。それはPDCAサイクルです。仕事の精度向上において古くから当たり前に提唱されている手法ですが、みなさんどれだけ日々実践できていますか?

ぎくっ、とされた方も多いのではないでしょうか (笑)。なぜ新人教育でPDCAサイクルをしっかり習慣化させることが必要なのか、PDCAサイクルになぜ「日報」が有効なのか、説明します。

新入社員の画像

新人はなぜPDCAサイクルが回せないのか?

そもそも、PDCAとは何でしょうか?PDCAとは、計画(PLAN)→実行(DO)→検証(CHECK)→改善(ACTION)の略。生産性を高めるための手法として、アメリカ合衆国の統計学者であるW・エドワーズ・デミング博士らが1950年代に提唱した考え方です。

日本でも、古くからこの考え方を導入し、組織レベル、個人レベルで実行し生産性を高め、業績を拡大してきた企業も多いかと思います。反面、大事なことは分かっていても、なかなか習慣的に行うことができない企業、個人が多いというのも事実。

なぜ、PDCAサイクルが習慣化されないのか。それは、日本企業の多くが高度経済成長期のジャパン・アズ・ナンバーワン的な仕事の仕方からまだまだ抜け切れておらず、計画→実行、計画→実行の繰り返し、もしくは計画→実行→実行→実行というようなやり方を提唱する会社やマネージャーが多いのが原因です。

新人は、自分の仕事の仕方のベースを、新入社員研修や上司、先輩から学びます。そもそも上司、先輩が上記のような仕事をしてた場合、当然新人にPDCAが身につくわけがありません。

ある程度の年数が経過すると「PDCAサイクルを身につけなくても仕事はできる。」「PDCAサイクルは机上の空論」というような考えに陥ってしまうのが関の山なのです。

新入社員の画像

新人のPDCAの習慣化には日報がベストな理由

PDCAには、サイクルの大きさ(長さ)というものがあります。大きいものから、中期経営計画のPDCA>年次PDCA(年間計画)>半期PDCA>四半期PDCA>月次PDCA>週次PDCA>日次PDCAと小さくなっていきます。

習慣化というのは、繰り返し行うことで当たり前にすることです。当たり前にするには、繰り返しの数を増やすこと。数を増やすためには、年に1回や、月に1回よりも毎日行うことです。

年次PDCAサイクルであれば年1回、日次PDCAであれば20回×12ヶ月で年に240回。どちらの方が効率的か?答えるまでもありません。この日々のPDCAサイクルを回すことができるツールが「日報」です。

PDCAの画像

新人がPDCAサイクルを回すための日報テンプレート

日報は日次PDCAサイクルを回すのに適したツールですが、日報をただ書けばPDCAサイクルが回るものではありません。日次PDCAサイクルを回しやすいテンプレートの設定が重要です。下記に日次PDCAサイクルが回しやすいテンプレートを紹介します。

PDCAサイクルが回しやすい日報テンプレート

【今日の目標】
 
【今日の結果】
 
【よかった点とその要因】
 
【課題点とその要因および施策】
 
【翌出社日の目標】
 
【翌出社日のスケジュール】
 

上記のテンプレートをPDCAサイクルで分解して説明します。

【今日の目標】 →本日のPLAN
 
【今日の結果】→本日のDO
 
【よかった点とその要因】→本日のCHECK
 
【課題点とその要因および施策】→本日のCHECKとACTION
 
【翌出社日の目標】→翌日のPLAN
 
【翌出社日のスケジュール】→翌日のPLAN
 

カンタンなので、この内容であれば、1日15分でできるのではないでしょうか。

重要なことは、このテンプレートに沿って日報を書くだけで、今日の目標(PLAN)、今日何を実行(Do)したのか、良かったこと・課題とその要因を考え(CHECK)、それに対す施策と明日の目標(ACTION)が、自動的にできあがること。これを毎日行うことで、確実に習慣化できるのです。

日報テンプレートの画像

PDCAサイクルを回せる日報アプリはこちら

日報アプリを使って新人教育をしよう

新入社員が早く職場に馴染み、即戦力となるよう育成するには、日報の導入がオススメ。日報は新入社員と上司、および他のチームメンバーをつなげる大切なコミュニケーションツールです。上手に活用し、新人を育成しましょう。

今回は人気の日報アプリgamba!をご紹介。gamba!はSNS形式の日報です。毎日の学びや気づきを投稿し、共有することで、新入社員に日報でPDCAサイクルを習慣化させるための機能が満載です。

1_営業部_-_gamba_

 

①学んだことを振り返り、行動を修正できる

日報の書き方がバラバラだと、内容に個人差が出ます。項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。

gamba!は、毎日の振り返りを促すテンプレートを搭載。何を書こうか悩んだり、日報作成に時間を費やすことはありません。新入社員でも、すぐに日報を書くことができます。

テンプレート

②情報の横展開ができる

同期の日報を読むことは、「あいつ頑張ってるな、オレも負けてられるか!」と切磋琢磨するようになります。

また、ファインプレーをマネることで、全員のスキル向上にも繋がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」の繰り返しで、新入社員の行動量は増えるのです。

新入社員研修チーム_-_gamba_

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④チャットもできる!

「成績が思わしくない」「最近覇気がない」と感じる新人には、チャットで個別に連絡を取ることも可能です。

早い段階でのフォローが、新人の早期離職を防ぐのです。

ちゃっと_-_gamba_

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

gamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!週報の作成もラクラク。

新入社員の予定の把握もカンタンにできます。

カレンダー
 

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日報を活用してPDCAサイクルを回そう

gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化する便利機能が満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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