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新入社員には日報で日々のPDCAを習慣化させよう

2016年11月10日

新入社員の研修時にまず教えるべきこと。それはPDCAです。

仕事の精度向上において古くから当たり前に提唱されている手法ですが、経営者、管理職のみなさん自身がどれだけ日々実践できていますか?

ぎくっ、とされた方も多いのではないでしょうか (笑)。

新入社員の研修でなぜPDCAをしっかり習慣化させることが必要なのか、PDCAの習慣化になぜ日報が有効なのかについて、ご説明をいたします。

新入社員には日報で日々のPDCAを習慣化させよう

新入社員は、PDCAがなぜ習慣化されないのか?

そもそも、PDCAとは何でしょうか?

PDCAとは、計画(PLAN)→実行(DO)→検証(CHECK)→改善(ACTION)の略です。

生産性を高めるための手法として、アメリカ合衆国の統計学者であるW・エドワーズ・デミング博士らが1950年代に提唱した考え方です。

日本でも、古くからこの考え方を導入し、組織レベル、個人レベルで実行し生産性を高め、業績を拡大してきた企業も多いかと思います。反面、大事なことは分かっていても、なかなか習慣的に行うことができない企業、個人が多いというのも事実かと思います。

なぜ、PDCAが習慣化されないのか。

それは、日本企業の多くが高度経済成長期のジャパン・アズ・ナンバーワン的な仕事の仕方からまだまだ抜け切れておらず、計画→実行、計画→実行の繰り返しか、もしくは計画→実行→実行→実行というようなやり方を提唱する会社やマネージャーが多いという状況からではないかと思います。

新入社員は、自分の仕事の仕方のベースを、人事の研修担当もしくは上司や、先輩から学ぶ、また真似るものかと思いますので、そもそも人事や、上司、先輩が上記のような仕事をしてた場合に、当然新入社員にPDCAが身につくわけわなく、ある程度の年数が経過すると「PDCAを身につけなくても、仕事はできるな。」「PDCAって結局は机上の空論だよな。」というような考えに陥ってしまうのが関の山かと思います。

それでも、継続的に結果を出すことができたり、一度行ったことに対する再現性を高めることができるのであれば、またそれが個人だけでなく、組織的に行うことができればよいかと思いますが、労働生産性が高い状況とは決して言えないと思いますので、やはりPDCAをベースにする方が良いと思います。

新入社員には日報で日々のPDCAを習慣化させよう

新入社員のPDCAの習慣化には日報がベストな理由

PDCAには、サイクルの大きさ(長さ)というものがあります。

企業経営で考えた場合、一番大きいサイクルは、ビジョンや中期経営計画(3年や5年10年のターム)のサイクル、年間計画のサイクル(年次PDCA)、半期のサイクル(半期PDCA)、四半期のサイクル(四半期PDCA)、月間のサイクル(月次PDCA)、週間のサイクル(週次PDCA)、日次のサイクル(日次PDCA)という形で小さくなっていきます。

習慣化というのは、繰り返し行うことで当たり前にすることです。

当たり前にするには、繰り返しの数を増やすこと。

数を増やすためには、年に1回や、月に1回よりも毎日行うことです。

年次PDCAであれば年1回、日次PDCAであれば20回×12ヶ月で年に240回となります。

年間に1回行うのと、年に240回行うのとでは、どちらの方が効率的か?答えるまでもないですよね。

この日々のPDCA(日次PDCA)を行うとてもよいツールが「日報」です。

新入社員には日報で日々のPDCAを習慣化させよう

新入社員がPDCAを回すための日報テンプレート

日報は日次PDCAを回すのに便利なため、PDCAの習慣化に適したツールと言えますが、日報をただ書けばPDCAが回るものではありません。

日次PDCAを回しやすいテンプレートの設定が重要です。

下記に日次PDCAが回しやすいテンプレートをご紹介いたします。

PDCAが回しやすい日報テンプレート

【今日の目標】
 
【今日の結果】
 
【よかった点とその要因】
 
【課題点とその要因および施策】
 
【翌出社日の目標】
 
【翌出社日のスケジュール】
 

上記のテンプレートをPDCAで分解してご説明をいたします。

【今日の目標】 →本日のPLAN
 
【今日の結果】→本日のDO
 
【よかった点とその要因】→本日のCHECK
 
【課題点とその要因および施策】→本日のCHECKとACTION
 
【翌出社日の目標】→翌日のPLAN
 
【翌出社日のスケジュール】→翌日のPLAN
 

このような形になります。カンタンですよね。この内容であれば、日々15分でできるのではないでしょうか。

重要なことは、このテンプレートにしたがって日報を書くだけで、自然と今日の目標(PLAN)が何であったか、今日何を実行(Do)したのか、実行の結果の良かったこと・課題とその要因を考え(CHECK)、それに対す施策と明日の目標(ACTION)が、自動的にできあがることです。

これを毎日行うことで、確実に習慣化できます。

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新入社員にまず教えるPDCA 3つのポイントまとめ

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、新入社員に日報でPDCAを習慣化させるための機能が満載です。

  1. 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能
  2. Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能
  3. 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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