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日報でPDCAサイクルを回す新人教育とは

2017年11月11日

新人教育でまず教えるべきこと。それはPDCAサイクルです。仕事の精度向上において古くから当たり前に提唱されている手法ですが、みなさんどれだけ日々実践できていますか?

ぎくっ、とされた方も多いのではないでしょうか (笑)。なぜ新人教育でPDCAサイクルをしっかり習慣化させることが必要なのか、PDCAサイクルになぜ「日報」が有効なのか、説明します。

新入社員の画像

新人はなぜPDCAサイクルが回せないのか?

そもそも、PDCAとは何でしょうか?PDCAとは、計画(PLAN)→実行(DO)→検証(CHECK)→改善(ACTION)の略。生産性を高めるための手法として、アメリカ合衆国の統計学者であるW・エドワーズ・デミング博士らが1950年代に提唱した考え方です。

日本でも、古くからこの考え方を導入し、組織レベル、個人レベルで実行し生産性を高め、業績を拡大してきた企業も多いかと思います。反面、大事なことは分かっていても、なかなか習慣的に行うことができない企業、個人が多いというのも事実。

なぜ、PDCAサイクルが習慣化されないのか。それは、日本企業の多くが高度経済成長期のジャパン・アズ・ナンバーワン的な仕事の仕方からまだまだ抜け切れておらず、計画→実行、計画→実行の繰り返し、もしくは計画→実行→実行→実行というようなやり方を提唱する会社やマネージャーが多いのが原因です。

新人は、自分の仕事の仕方のベースを、新入社員研修や上司、先輩から学びます。そもそも上司、先輩が上記のような仕事をしてた場合、当然新人にPDCAが身につくわけがありません。ある程度の年数が経過すると「PDCAサイクルを身につけなくても仕事はできる。」「PDCAサイクルは机上の空論」というような考えに陥ってしまうのが関の山なのです。

新入社員の画像

新人のPDCAの習慣化には日報がベストな理由

PDCAには、サイクルの大きさ(長さ)というものがあります。大きいものから、中期経営計画のPDCA>年次PDCA(年間計画)>半期PDCA>四半期PDCA>月次PDCA>週次PDCA>日次PDCAと小さくなっていきます。

習慣化というのは、繰り返し行うことで当たり前にすることです。当たり前にするには、繰り返しの数を増やすこと。数を増やすためには、年に1回や、月に1回よりも毎日行うことです。

年次PDCAサイクルであれば年1回、日次PDCAであれば20回×12ヶ月で年に240回。どちらの方が効率的か?答えるまでもありません。この日々のPDCAサイクルを回すことができるツールが「日報」です。

PDCAの画像

新人がPDCAサイクルを回すための日報テンプレート

日報は日次PDCAサイクルを回すのに適したツールですが、日報をただ書けばPDCAサイクルが回るものではありません。日次PDCAサイクルを回しやすいテンプレートの設定が重要です。下記に日次PDCAサイクルが回しやすいテンプレートを紹介します。

PDCAサイクルが回しやすい日報テンプレート

【今日の目標】
 
【今日の結果】
 
【よかった点とその要因】
 
【課題点とその要因および施策】
 
【翌出社日の目標】
 
【翌出社日のスケジュール】
 

上記のテンプレートをPDCAサイクルで分解して説明します。

【今日の目標】 →本日のPLAN
 
【今日の結果】→本日のDO
 
【よかった点とその要因】→本日のCHECK
 
【課題点とその要因および施策】→本日のCHECKとACTION
 
【翌出社日の目標】→翌日のPLAN
 
【翌出社日のスケジュール】→翌日のPLAN
 

カンタンなので、この内容であれば、1日15分でできるのではないでしょうか。

重要なことは、このテンプレートに沿って日報を書くだけで、今日の目標(PLAN)、今日何を実行(Do)したのか、良かったこと・課題とその要因を考え(CHECK)、それに対す施策と明日の目標(ACTION)が、自動的にできあがること。これを毎日行うことで、確実に習慣化できるのです。

日報テンプレートの画像

PDCAサイクルを回せる日報アプリはこちら

日報共有アプリgamba!でPDCAサイクルを回そう

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」は、国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリです。

gamba!(ガンバ)には、PDCAサイクルが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、新入社員に日報でPDCAサイクルを習慣化させるための機能が満載です。

フォーマットの共通化でチームの振り返りを仕組み化できる

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。日報に何を書くかで、成果は違ってきます。gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

困っていることを共有することで、みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題解決まで出来るようになります。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

情報共有が活性化され「気付き、考える文化」が育つ

常に考えながら仕事をする癖がつき、部下のアイデアを常時拾い上げることができます。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

日報を活用してPDCAサイクルを回そう

日報はPDCAサイクルを確実に実行するためのツールです。gamba!には、日報を書くだけでPDCAを仕組み化するたくさんの便利機能が満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

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