PDCAサイクル 日報の活用術TOP

日報でPDCAサイクルを回す新人教育とは

2016年11月10日

新人教育でまず教えるべきこと。それはPDCAサイクルです。仕事の精度向上において古くから当たり前に提唱されている手法ですが、みなさんどれだけ日々実践できていますか?

ぎくっ、とされた方も多いのではないでしょうか (笑)。なぜ新人教育でPDCAサイクルをしっかり習慣化させることが必要なのか、PDCAサイクルになぜ「日報」が有効なのか、説明します。

新入社員の画像

新人はなぜPDCAサイクルが回せないのか?

そもそも、PDCAとは何でしょうか?PDCAとは、計画(PLAN)→実行(DO)→検証(CHECK)→改善(ACTION)の略。生産性を高めるための手法として、アメリカ合衆国の統計学者であるW・エドワーズ・デミング博士らが1950年代に提唱した考え方です。

日本でも、古くからこの考え方を導入し、組織レベル、個人レベルで実行し生産性を高め、業績を拡大してきた企業も多いかと思います。反面、大事なことは分かっていても、なかなか習慣的に行うことができない企業、個人が多いというのも事実。

なぜ、PDCAサイクルが習慣化されないのか。それは、日本企業の多くが高度経済成長期のジャパン・アズ・ナンバーワン的な仕事の仕方からまだまだ抜け切れておらず、計画→実行、計画→実行の繰り返し、もしくは計画→実行→実行→実行というようなやり方を提唱する会社やマネージャーが多いのが原因です。

新人は、自分の仕事の仕方のベースを、新入社員研修や上司、先輩から学びます。そもそも上司、先輩が上記のような仕事をしてた場合、当然新人にPDCAが身につくわけがありません。ある程度の年数が経過すると「PDCAサイクルを身につけなくても仕事はできる。」「PDCAサイクルは机上の空論」というような考えに陥ってしまうのが関の山なのです。

新入社員の画像

新人のPDCAの習慣化には日報がベストな理由

PDCAには、サイクルの大きさ(長さ)というものがあります。大きいものから、中期経営計画のPDCA>年次PDCA(年間計画)>半期PDCA>四半期PDCA>月次PDCA>週次PDCA>日次PDCAと小さくなっていきます。

習慣化というのは、繰り返し行うことで当たり前にすることです。当たり前にするには、繰り返しの数を増やすこと。数を増やすためには、年に1回や、月に1回よりも毎日行うことです。

年次PDCAサイクルであれば年1回、日次PDCAであれば20回×12ヶ月で年に240回。どちらの方が効率的か?答えるまでもありません。この日々のPDCAサイクルを回すことができるツールが「日報」です。

PDCAの画像

新人がPDCAサイクルを回すための日報テンプレート

日報は日次PDCAサイクルを回すのに適したツールですが、日報をただ書けばPDCAサイクルが回るものではありません。日次PDCAサイクルを回しやすいテンプレートの設定が重要です。下記に日次PDCAサイクルが回しやすいテンプレートを紹介します。

PDCAサイクルが回しやすい日報テンプレート

【今日の目標】
 
【今日の結果】
 
【よかった点とその要因】
 
【課題点とその要因および施策】
 
【翌出社日の目標】
 
【翌出社日のスケジュール】
 

上記のテンプレートをPDCAサイクルで分解して説明します。

【今日の目標】 →本日のPLAN
 
【今日の結果】→本日のDO
 
【よかった点とその要因】→本日のCHECK
 
【課題点とその要因および施策】→本日のCHECKとACTION
 
【翌出社日の目標】→翌日のPLAN
 
【翌出社日のスケジュール】→翌日のPLAN
 

カンタンなので、この内容であれば、1日15分でできるのではないでしょうか。

重要なことは、このテンプレートに沿って日報を書くだけで、今日の目標(PLAN)、今日何を実行(Do)したのか、良かったこと・課題とその要因を考え(CHECK)、それに対す施策と明日の目標(ACTION)が、自動的にできあがること。これを毎日行うことで、確実に習慣化できるのです。

日報テンプレートの画像

日報でPDCAサイクルを回す 3つのポイント まとめ

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAサイクルが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、新入社員に日報でPDCAサイクルを習慣化させるための機能が満載です。

  1. 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能
  2. Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能
  3. 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

PDCA まとめの画像

ただいま15日間無料トライアル実施中!また、トライアルをお申し込みいただいたお客様には、日報を具体的にどのように使えば自社の業績が拡大するのかなど、弊社日報コンサルタントが個別のオンラインコンサルティングを行っております。ぜひ、この機会にお試しください。


日報アプリgamba!
詳細はココをクリック!
すでに8,000社以上
実感した効果を無料体験!

いまなら15日間無料!