日報で仕事の能率をあげる3つの方法
日報をつけさせてはいるけど、有効活用できていない気がする。そう思っている上司の方は多いのではないでしょうか。
そこで日々つけている日報をしっかり利用し、仕事の効率をあげることについて考えてみました。
見直す日を決める
日報と聞くと、面倒と思ってしまう人が多いもの。また、読み返したことがないという人も。
日報は、次の業務にいかすためにあります。そして次の業務にいかすためには、定期的に読み直す日や時間を決めるようにしてみましょう。
やった業務をしっかり見直すことで、今までの業務を次の業務につなげ、ただ書くだけの無駄な時間にしないことが大切です。
上司と部下のコミュニケーションを図るツールにする
上司と部下の信頼関係が仕事の能率も左右する、と考えているひとは多いのではないでしょうか。
しかし、日々のハードな仕事の合間だけで、信頼関係を築くのは難しいもの。そこで利用するべきが「日報」です。
部下の日報を読み、レスポンスする。それだけでいいのです。仕事の不安や不満点を吸い上げることができ、部下とのコミュニケーションもとりやすくなります。
1日5分程度でも、仕事を能率をあげるためにも、部下の日報を読んでレスポンスを返してあげましょう。
日報を共有して仕事をもっとスムーズに
日報を個人で管理しているだけでは、本人しか日報の内容をいかすことができません。
人の日報を見て仕事の進捗をお互いに確認したり、作業内容について詳細を知ったりできるようにするべきです。
そうすることで、お互いの仕事の状況を知ったり、ほかの人の業務内容も次にいかすことができます。
日報アプリで仕事の能率をあげよう
日報を仕事にいかすためには、上司は部下の日報をしっかりチェックして、フィードバックを返し、日報を共有できる環境にしておくことが大切です。
今回は、国内最大級の登録実績を誇る人気の日報アプリgamba!を紹介します。
①日報で振り返り、成功体験を積み上げる
うまくいったことは、そのやり方を繰り返せばさらに大きな成果が生まれます。日報に記録することで、確実な成果につなげられます。
gamba!はテンプレートを搭載。書くべき項目をあらかじめ設定することで、報連相漏れをなくします。
もちろん、カスタマイズも可能！すぐに日報を書くことができます。
②情報の横展開ができる
メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。
また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。
上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる
みんなからコメントがもらえるので、問題の解決ができます。
また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。
「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る！」の繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。
チームワークが良くなる
各部署が今どんな取り組みをしているか、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。
周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。
③競争心に火がつく
日報と一緒に実績報告をして、達成率の推移をグラフ化できます。メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。
実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。
④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる！
スマートフォンアプリがあるので、通勤途中や外出先から日報を提出できて便利です。日報のためだけに会社に戻る必要はなくなります。
さらに、チャット機能も搭載。LINEを業務利用は、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。
仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使いましょう。
⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる
日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達したなか、「今日何したんだっけ？」と思い出しながら書くのは、日報を面倒臭いと思わせる要因。
でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー！週報の作成もラクラク。部下の予定の把握もカンタンです。
日報アプリは部下の管理もラクになる
移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。
日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。
日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。
会社様に応じた効果的な使い方を相談できる「オンライン無料相談」を開催しています。
日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
