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継続しなければ意味がない!業務改善の実践方法とは?

2018年1月13日

業務改善は企業の存続にとって欠かせません。なぜなら時代が変化すれば、それに合わせて企業も変化していく必要があるからです。しかしながらその業務改善がスムーズには進んでいない、という企業も多いのではないでしょうか。

あるポイントを押さえていなければ、無意味になってしまう可能性も。業務改善は、ただ一度実行すればいいというものではありません。ではそのポイントとは一体何なのでしょうか。

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業務改善を組織で取り組む

業務改善はどのレベルで取り組むのか、ということが実は重要です。自分自身の業務をスムーズにする為の改善活動は、誰でも取り組みますよね。これは会社からの支持がなかったとしても、自然と取り組んでいる人が多いのではないでしょうか。

しかし個人的に改善活動をしているだけでは、会社全体が良くなることはありません。たった一人だけ業務が効率化したとしても、それが会社の業績を変えるほどの影響になることは、ほとんどないからです。

そのため、改善活動に取り組む単位は小さくともチーム単位、部署単位など組織ベースで取り組むことが欠かせません。ではどうすれば、チーム単位で業務改善に取り組むことができるのでしょうか。

それは会議の時間を有効に活用することです。会議や打ち合わせのタイミングで、改善すべきポイントに気がついた人がそれを周囲に共有することが大切なのです。

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業務改善は小さなことの積み重ねが欠かせない

業務改善を意味があるものにするためには、押さえるべきポイントがあります。その一つは小さなことを積み重ねることです。ではなぜ小さなことを積み重ねる必要があるのでしょうか。

それは何か一つだけ大きなことを改善させたとしても、それだけで会社の状況が劇的に改善されることはほとんどないからです。ほとんどの場合たった一つに見える問題も、細かく見ていくと一つではありません。

小さな問題が積み重なってできている場合が多いのです。大きな問題をただ一つだけ改善することは、問題の本質を見ずに外観だけを変えるのと同じことです。

そのため実は業務改善は、インパクトが大きな変化を一度だけ実行するよりも、小さな業務改善を積み重ねた方が結果として上手くいきやすいという特徴があるのです。

業務改善の画像

業務改善は一度だけで終わらせてはいけない

また業務改善を成功させるためには、もう一つ意識すべきことがあります。それは継続させることです。業務改善は一度上手くいったとしても、その改善したことがいつまでも良いとは限りません。

例えば小売り業で考えてみれば、10年前に現在のようなインバウンド顧客の需要が増えることを誰が予想できたでしょうか。もし、仮に10年前と同じ店舗運営をしていたら、現在の消費者の動向に合った店舗運営はできません。

しかし毎月、もしくは定期的に業務改善に取り組んでいる企業は変化に柔軟に対応し、インバウンドビジネスでも成功を納めています。

これは極端な例ですが、業務改善は定期的に実施される必要があります。定期的に実施されることで時代に合わせた業務を遂行できるのです。

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業務改善を習慣化する日報アプリはこちら

継続しなければ意味がない!業務改善の実践方法 まとめ

業務改善のポイントは「小さな変化」と「継続」です。この二つをどれだけ愚直に実行できたかで業務改善の結果が決まります。業務改善といえば大きな変更が実装され、それで終わりと考えてしまう人は少なくありません。しかしそれではこの先勝ち続けることはできません。

また大規模な変化は従業員や顧客にとってストレスとなることが少なくありません。その逆に小さな変化なら現場も受け入れやすいといえるでしょう。変化が激しい時代は、常に業務改善に取り組み変化し続けることが大切なのです。

ここでは、改善提案を習慣化できる日報共有アプリgamba!(ガンバ)をご紹介。部門や役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、業務の改善を行うための機能が満載です。

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日報テンプレートで改善提案しやすい環境に

日報に何を書くかで、チームの成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

日報テンプレートに「改善提案」の項目を加えると、1日の業務を振り返りながら、自然と改善提案が上がる仕組みができます。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。

何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけで、グラフを更新。部下のモチベーションも上がります!

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日報アプリ「gamba!」詳細ページへ

 

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

改善提案がしやすい日報アプリを活用しよう

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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