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日報を活用できないダメな上司の3つのタイプ

2017年1月18日

せっかく部下が日報を提出しても、上司がそれを活用できなければ書く意味がありません。一生懸命に営業日報を書いても上司がうまく活用できないのでは、部下の日報を書く意欲は大きくそがれてしまいます。そこで今回は、日報を活用できない典型的な失敗例をご紹介します。自分の普段の行動を振り返り、チェックしてみましょう。

日報を活用できないダメな上司の画像

日報を活用できないダメ上司① 提出義務だけを優先する上司

日報は、どのような内容が書かれているかが大切。内容がしっかりとしていれば、誤字や脱字などの形式的な部分にそれほどこだわる必要はありません。提出期限にこだわり、内容の薄いものを提出されるよりは、提出期限に多少遅れたとしても、内容のしっかりとしたものを提出してくれた方が、メリットも大きい。

にもかかわらず、「日報の内容には触れず、誤字脱字ばかり指摘する」、「内容よりも提出期限ばかり重視する」など、提出義務だけを優先させるような上司の態度は、部下のやる気をそいでしまいます。

日報を有効活用するためには、内容に目を向けてコメントをすることが大切。ダメ出しばかりではなく、良い点を挙げて褒めてあげるとより効果的です。それにより、部下は「内容をしっかりと見て評価してくれている」と感じ、さらに意欲が高まります。

営業日報を活用できないダメ上司① 提出義務だけを優先する上司

日報を活用できないダメ上司② 日報を読まない・レスポンスがない

せっかく日報を書いて提出しても、読んでくれなかったり、なんのレスポンスもなかったりすると、書くのがばかばかしくなってしまいます。学生の宿題を例に考えてみましょう。宿題は「先生が目を通している」という前提があるからこそみんな必死で取り組みます。宿題に対しコメントをつけてくれていたら、さらに意欲は増します。

しかしこれが「先生は見ていない」となったらどうでしょう。「中身をチェックされないのなら、適当にごまかしても大丈夫だ」と考える学生が増えるのではないでしょうか。日報もこれと同様です。上司が部下の日報を見てレスポンスすることで、部下は「日報をしっかりと書こう」という気持ちになります。

内容のしっかりとした日報が提出されることで、上司は部下に対して的確なアドバイスを送ることができ、そのことが組織の生産性を高めることにもつながるのです。毎日の業務に追われ大変なのもわかりますが、部下に日報を書かせる以上、上司としてしっかりと向き合いレスポンスをすることが日報の有効活用のためには欠かせません。

日報を読まない・レスポンスがない画像

営業日報を活用できないダメ上司③ 日報の項目に過度に偏重する

いくら内容を重視せよとはいっても、あまりに細かすぎるのも考えもの。例えば、活動時間を事細かに分類して報告させたり、提案した内容とそれに対するお客様の反応をすべて記載させたり。これでは部下は日報を書くことが負担になってしまいます。

また、情報が多すぎると大切な情報がわかりにくくなり、せっかく部下が労力を割いて書いた情報を生かしきれなくなってしまうことも。日報は部下の行動を管理するためのものではなく、大事な情報を共有したり、生産性を高めるためのPDCAサイクルを円滑に回すためのものです。

日報の項目に過度に偏重し大事な情報がわかりにくくなったり、部下の負担が増えたりすることは日報の目的に反しますし、逆効果にもなりかねません。日報に書く内容はあまり細かく要求せず、共有すべき重要な情報のみを書いてもらうよう心がけましょう。

日報を有効活用し、部下のモチベーションアップにつなげよう

日報は、上司が有効活用してこそ書く意味があります。営業日報の目的を上司自身が再確認し、そのためにはどのような内容の日報が適切なのかを検討してみましょう。そして部下のモチベーションを保つためにも、日報の内容をしっかりと確認し、適切なレスポンスができるよう努めてください。日報を有効に活用し、部下のモチベーションアップにつなげましょう。

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

gambaの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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