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営業日報の成功のカギは経営者のコミットにあり

2017年1月18日

営業日報には、その日の営業の進捗状況の共有や、営業先での新たな気づき、競合他社の情報共有など様々な役割があります。営業日報を営業チームで活用し、成果につなげるために上司や経営者はどんな取り組みをすればいいでしょうか?

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営業日報の成功のカギ① 日報には素早いフィードバックを

一つ目のカギは素早いフィードバックを返すことです。上司や経営者が自分の報告にきちんと向き合ってくれるという姿勢を示すことが、営業日報を成功させる一番のカギになります。何日も前の日報に返事を返しても、部下は動いてくれません。「そんなことあったかな」と、そもそも営業日報に書いたことを忘れてしまっています。

毎日作成し目を通す営業日報だからこそ、素早いレスポンスとフィードバッグが必要です。漫然と目を通すだけでなく、成果を上げるために工夫できる点はないか、部下を指導したり褒めたりできる点はないかを注意深く読み取ってください。

営業日報の成功のカギ② 定例会議の振り返りに使う

部内の定例会議などで、日報をベースに振り返りの場を持つことも必要です。一週間、あるいは一ヶ月の中でどんなことがあったのか、日報を振り返ることでリアルな現場の状況が見えてきます。会議の場で日報を共有し、同僚同士で質問や意見が交わされることで、メンバーの書く日報の質も高まります。

営業日報は通常、一度提出してしまえば上司しか目を通しません。確認し判を押してしまった後は、見返すことがない場合もあります。そのような使い方では、毎日一生懸命書いている日報を活用できていません。

定例会議で営業がうまくいった日の日報を紹介したり、同僚の日報をお互いに読ませてみたりするというのも一つのやり方です。営業日報を上司と部下の1対1のやり取りとして使うのではなく、多くの人と共有してみましょう。上司からだけのフィードバックでは気づかない、新たな気づきや可能性が生まれる可能性もあります。

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営業日報の成功のカギ③ 関係部署の連携を促すツールにする

営業日報を、部署間の連携を促すツールにも積極的に使いましょう。営業日報で上がってきた内容を必要に応じて、たとえば製造やマーケティングなどの部署と共有することで、営業部門からのリアルな状況を関係部門に伝えることができます。

例えば、現場から1つの意見をほかの部署に通したいとき、証拠として意見の書かれた複数の営業日報を見せたり、「営業日報にこのようなコメントがあった」と進言してみましょう。縦割りの官僚的な組織からはイノベーションは生まれません。顧客と直接接している営業現場からの情報は、製造やマーケティング部門にとっても有益なものであるはずです。

もし他に営業をしている部署があれば、営業日報を見せ合うことも良い刺激になります。同じ営業として工夫している点や成果を上げるために努力しているところを盗むこともできますし、苦労を分かち合うこともできます。営業日報を全社で活用し、自社の競争力を高めていきましょう。

経営者は営業日報の役割を理解して成果につなげよう

営業日報をどのように活用していくかによって、チームの成果が変わってきます。フィードバッグを行い、素早くレスポンスを返すこと、定例会議で利用し、振り返りを促すこと、関係部署との連携を密にすること、この3つのカギをおさえれば、確実に変化が表れます。

何気なく毎日書かせていた、またはチェックしていた営業日報の役割を見直し、チームとして、会社として、成果を上げるためのツールとして活用してみてはいかがでしょうか。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

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