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新入社員に効率よく仕事を振るための3つの工夫

2017年1月27日

「最近の新入社員は、指示しないと動かないんだよね」と、新入社員の指導に悩む方は多いのではないでしょうか。しかし、その原因は上司のあなたにあるのかもしれません。仕事の振り方や指示の出し方を少し変えるだけで、「指示がないと動かない」と思っていた新人が「自分から動くことができる」ように生まれ変わります。

そこで今回は、新入社員が自分から動くようになる仕事の振り方を、3つのポイントに絞ってご紹介します。「最近の新人は指示待ち族だ」とレッテルを貼る前に、試してみてください。

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新入社員に仕事を振る工夫① 業務の見える化

新入社員に仕事を振るとき、新入社員の立場になっていますか?経験豊富なあなたと違い、新入社員はまだ仕事に対するイメージが出来上がっていません。「これくらいなら簡単にできるだろう」と思った仕事でも、新入社員にとっては「何をどうすればよいのか見当もつかない」と感じることがあります。

パソコンの操作を例に挙げてみます。いつもパソコンを使っている方にとっては当たり前のことも、パソコンを触ったことがない方にとってはわからないことが多々あります。「マウスを使ってクリックする」という操作は基本中の基本ですが、パソコンを使ったことがない方にとっては「マウスって?クリックって?」とちんぷんかんぷんになってしまうことも。これは仕事の上でも同じこと。

新入社員に仕事を振るときは、「これぐらいはわかるだろう」と思うことも丁寧に説明することが大切です。仕事を振るときは、その仕事の全体像を明確に示しましょう。何が(What)、なぜ(Why)、どのタイミングで(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、どのように(How)という5W1Hを明確にすることがポイントです。仕事に見通しがつくと取り組みやすくなり、指示を待つことは少なくなります。

新入社員に仕事を振る工夫②特性を意識する

いくら仕事内容をわかりやすく提示しても、その社員の特性を全く無視して仕事を振ってしまっては、なかなか仕事が進まないことが考えられます。学生時代の宿題を思い出してください。得意な教科はサクサク進みますが、苦手な教科はなかなか進まず苦労したという経験をした方は多いのでは?仕事もこれと同様です。

仕事を振るときは、個人の特性を理解した上で振りましょう。もし社員が苦手だと思われる分野の場合は、十分なフォローが必要ですし、得意な分野の場合は、思い切って任せてみるのも一つの手です。また社員の性格によっても仕事の振り方は変わります。

自信を持って仕事に取り組めるタイプの社員であれば、ある程度仕事を任せることで自信やモチベーションにつながりますが、反対に仕事に自信のない社員だと、任された事が負担になり、ますます自分から動く事が難しくなってしまう事も。新入社員の指示待ちをなくすためには、それぞれの特性を理解し、その特性に合わせた仕事の振り方をする事で、仕事にスムーズに取り組めるようにすることが大切です。

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新入社員に仕事を振る工夫③ 新入社員への期待値の提示

自分から仕事をしようと思うためには、仕事をしたくなる動機づけも大切です。動機づけに使えるのが、「期待値の提示」です。先ほどそれぞれの特性を理解するとよいとお伝えしましたが、期待値を提示する際も、それぞれの特性に合わせたものにすることが大切です。

新入社員は、自分がどれくらい仕事ができるのかわかっていません。自分に自信がない場合、本当はもっとできるのに「ここまでしかできない」と勝手に枠を決めてしまうこともあります。そうならないためにも、上司がそれぞれの特性に合った期待値を設定し、「君ならできるよ!」という気持ちを示し任せてみましょう。「自分は無理」と思っていた仕事をやり遂げることができれば、自信につながり「もっといい仕事がしたい」という動機づけになります。

仕事の振り方を工夫して新入社員のやる気をアップ!

新入社員を指示待ちではなく自分から動くようにするためには、仕事に取り組みやすくなるよう仕事の振り方を工夫することが大切です。それが仕事を最後までやり遂げることにつながります。仕事をやり遂げることで、仕事への自信が高まりモチベーションもアップします。

自信やモチベーションが高まれば、自然と自分から動けるようになります。「部下が指示待ちで困る」と嘆く前に、部下の指導法を見直し、部下が自分から動くよう上司のあなたが工夫してみませんか?部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けることが大切です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されているだけではなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させるための機能や上司のための支援機能が満載です。

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