目標達成のための時間管理とは?前倒し思考で仕事を早くする3つのポイント

2017年2月2日

仕事をこなすスピードが遅いために、自分の仕事の目標達成ができないと悩んでいませんか。でも、目標達成が出来る人と、目標達成が出来ない人の違いは、単純に仕事をする作業が早いというだけの話ではありません。仕事の早い人には、時間の設定の仕方や着手の順番などコツがあるのです。

それらのコツをしっかりとつかむだけで、作業効率が格段と上がります。最近、常に仕事に追われている…と思い当たるひとは一度、振り返ってみてください。

前倒し思考で仕事を早くする画像

目標達成のための時間管理 ①作業時間の見積もりに余裕を持つ

朝、出社したらその日一日の自分自身のタスクをざっと把握しますよね。そして、それぞれにどれくらいの時間がかかるか、目標達成に向けて、今日中にタスクを終わらせきれるか、ということを頭で整理していくと思います。

この過程で一つ、ぜひ気を付けてほしいことがあります。それはこの頭の整理の過程で、それぞれのタスクをこなすために必要な作業時間の見積もりに、余裕を持って考えておくということです。目安として、作業に必要な時間の見積もりを1.5倍くらいに考えることをおすすめします。

例えば、一つの資料を作るのに60分かかると思ったら、最初からそのタスクにかかる時間は90分に設定しておくということです。仮にその資料作成が70分で終われば、残り20分の予備が生まれますよね。

この予備の時間で、資料の完成度をさらに高めたり、別の作業を前倒しで進められたりするようになり、好循環が生まれるようになり、従来の目標達成以上の成果を得られることも可能です。さらには心のゆとりも出来るため、仕事がスムーズにいきやすくなるという利点が挙げられます。

目標達成の画像

目標達成のための時間管理 ②緊急性と重要度で優先順位づけする

自分のタスクの中でも、緊急性と重要度で優先順位づけするようにすることも、目標達成を目指すには大切です。思いつくまま、もしくは思い出したらそのときに、あれもこれもとさまざまなタスクに手をつけて、結局何も進んでいないという経験はないでしょうか。

仕事の作業をより効率的に進めるためには、優先順位をつけて取り組む習慣が重要です。基本的には、緊急性が高いもの、重要度の高いものから取り組むようにしよう。そしてしっかりと時間を意識しながら、基本的に一つの作業をしている時には、ほかの作業に手を出さないということも大切です。

一貫して一つの作業を最初から最後までやりきってしまった方が、作業効率が良くなるのは当然ですよね。これらのことを意識せずに過ごしていると、意外と目の前にあるものに着手し、そのまま脈絡なく仕事を進めてしまい、後になって「時間が足りない!」と気づくケースも少なくありません。

仕事に着手する時に、まず緊急性と重要度をしっかり考えてからどれに着手するかをしっかり選ぶことで、目標達成をより近づけることができます。

緊急性と重要度で優先順位づけする画像

目標達成のための時間管理③ 悪い流れを断ち切る

時には、状況に応じて悪い流れを断ち切るということも覚えておきましょう。メールやチャットのなどの対応に無駄に時間を取られてしまった、悩みごとなどで雑念にとらわれたり、同僚との雑談に時間が取られてしまって、仕事が進まず時間ばかりが過ぎて行ってしまった…という経験はないでしょうか。

誰しも人は、なかなか仕事に集中できないという時があるのは仕方ありません。体調や、悩みごとなどその時の状況によってそんな日もあるかもしれません。でも、その状況に甘んじていては、いつまでたっても仕事も進まず、目標達成に届かない、という悪循環です。

このような状況に陥った場合は、その悪い流れを断ち切るためにちょっとした気分転換をしてみるのもおすすめです。気分転換というのは、数分の間ストレッチをしてみたり、ちょっとお手洗いに立つ、といった些細な事でもとても効果的です。悪い流れを断ち切り、新たな気分で取り組むことで生産性が上がり、目標達成に近づくことが大いに期待できます。

悪い流れを断ち切る画像

目標達成のための時間管理とは?前倒し思考で仕事を早くする3つのポイント まとめ

このように、仕事の目標達成を実現するには、働き方の少しの工夫で変わってくるもの。うまく時間を管理して、心に余裕を持つことは、業務の制度をあげることもでき、自身の力を最大限に発揮することができるという観点からも大切。いつも仕事が思った通りに進まない…と悩んでいる方は特に、参考にしてださい。目標達成するには、業務の中でPDCAサイクルを支援し続けましょう。

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