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目標達成のための時間管理とは?前倒し思考で仕事を早くする3つのポイント

2018年1月11日

仕事をこなすスピードが遅いために、自分の仕事の目標達成ができないと悩んでいませんか。でも、目標達成が出来る人と、目標達成が出来ない人の違いは、単純に仕事をする作業が早いというだけの話ではありません。

仕事の早い人には、時間の設定の仕方や着手の順番などコツがあるのです。それらのコツをしっかりとつかむだけで、作業効率が格段と上がります。

最近、常に仕事に追われている…と思い当たるひとは一度、振り返ってみてください。

前倒し思考で仕事を早くする画像

目標達成のための時間管理 ①作業時間の見積もりに余裕を持つ

朝、出社したら自分のタスクをざっと把握しますよね。そして、それぞれにどれくらいの時間がかかるか、今日中にタスクを終わらせきれるか、ということを頭で整理していくと思います。

この過程で一つ、ぜひ気を付けてほしいことは、作業時間の見積もりに、余裕を持って考えておくということ。目安として、1.5倍くらいに考えることをおすすめします。

例えば、一つの資料を作るのに60分かかると思ったら、そのタスクにかかる時間は90分に設定するということです。仮にその資料作成が70分で終われば、残り20分の予備が生まれます。

この予備の時間で、資料の完成度をさらに高めたり、別の作業を前倒しで進められたりするようになり、従来の目標達成以上の成果を得られることも可能です。

さらには心のゆとりも出来るため、仕事がスムーズにいきやすくなるという利点が挙げられます。

目標達成の画像

目標達成のための時間管理 ②緊急性と重要度で優先順位づけする

タスクの緊急性と重要度で優先順位づけするようにすることも大切です。思いつくまま、もしくは思い出したらそのときに、あれもこれもとさまざまなタスクに手をつけて、結局何も進んでいないという経験はないでしょうか。

作業をより効率的に進めるためには、優先順位をつけて取り組みましょう。基本的には、緊急性が高いもの、重要度の高いものから。そして、一つの作業をしている時には、ほかの作業に手を出さないということも大切です。

目の前にあるものに着手し、そのまま脈絡なく仕事を進めてしまい、後になって「時間が足りない!」と気づくケースも少なくありません。

仕事に着手する時に、まず緊急性と重要度をしっかり考えてからどれに着手するかをしっかり選ぶことで、目標達成をより近づけることができます。

緊急性と重要度で優先順位づけする画像

目標達成のための時間管理③ 悪い流れを断ち切る

状況に応じて悪い流れを断ち切るということも覚えておきましょう。メールなどの対応に無駄に時間を取られてしまった、悩みごとなどで雑念にとらわれたりで、時間ばかりが過ぎて行ってしまった…という経験はないでしょうか。

誰しも、仕事に集中できないという時があるのは仕方ありません。体調や、悩みごとなどその時の状況によってそんな日もあるかもしれません。

でも、その状況に甘んじていては、いつまでたっても仕事も進まず、目標達成に届かない、という悪循環です。

このような状況に陥った場合は、気分転換をしましょう。数分の間ストレッチをしてみたり、ちょっとお手洗いに立つ、といった些細な事でもとても効果的です。

悪い流れを断ち切り、新たな気分で取り組むことで生産性が上がり、目標達成に近づくことが大いに期待できます。

悪い流れを断ち切る画像

日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は人気の日報アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。gamba!を使うと何が変わるのか、目標達成にどう貢献するのか解説します。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

いますぐ日報アプリを試してみよう

gamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。

日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を一掃できます。

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日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

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