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目標達成のための時間管理とは?前倒し思考で仕事を早くする3つのポイント

2017年11月11日

仕事をこなすスピードが遅いために、自分の仕事の目標達成ができないと悩んでいませんか。でも、目標達成が出来る人と、目標達成が出来ない人の違いは、単純に仕事をする作業が早いというだけの話ではありません。仕事の早い人には、時間の設定の仕方や着手の順番などコツがあるのです。

それらのコツをしっかりとつかむだけで、作業効率が格段と上がります。最近、常に仕事に追われている…と思い当たるひとは一度、振り返ってみてください。

前倒し思考で仕事を早くする画像

目標達成のための時間管理 ①作業時間の見積もりに余裕を持つ

朝、出社したらその日一日の自分自身のタスクをざっと把握しますよね。そして、それぞれにどれくらいの時間がかかるか、目標達成に向けて、今日中にタスクを終わらせきれるか、ということを頭で整理していくと思います。

この過程で一つ、ぜひ気を付けてほしいことがあります。それはこの頭の整理の過程で、それぞれのタスクをこなすために必要な作業時間の見積もりに、余裕を持って考えておくということです。目安として、作業に必要な時間の見積もりを1.5倍くらいに考えることをおすすめします。

例えば、一つの資料を作るのに60分かかると思ったら、最初からそのタスクにかかる時間は90分に設定しておくということです。仮にその資料作成が70分で終われば、残り20分の予備が生まれますよね。

この予備の時間で、資料の完成度をさらに高めたり、別の作業を前倒しで進められたりするようになり、好循環が生まれるようになり、従来の目標達成以上の成果を得られることも可能です。さらには心のゆとりも出来るため、仕事がスムーズにいきやすくなるという利点が挙げられます。

目標達成の画像

目標達成のための時間管理 ②緊急性と重要度で優先順位づけする

自分のタスクの中でも、緊急性と重要度で優先順位づけするようにすることも、目標達成を目指すには大切です。思いつくまま、もしくは思い出したらそのときに、あれもこれもとさまざまなタスクに手をつけて、結局何も進んでいないという経験はないでしょうか。

仕事の作業をより効率的に進めるためには、優先順位をつけて取り組む習慣が重要です。基本的には、緊急性が高いもの、重要度の高いものから取り組むようにしましょう。そしてしっかりと時間を意識しながら、基本的に一つの作業をしている時には、ほかの作業に手を出さないということも大切です。

一貫して一つの作業を最初から最後までやりきってしまった方が、作業効率が良くなるのは当然です。これらのことを意識せずに過ごしていると、意外と目の前にあるものに着手し、そのまま脈絡なく仕事を進めてしまい、後になって「時間が足りない!」と気づくケースも少なくありません。

仕事に着手する時に、まず緊急性と重要度をしっかり考えてからどれに着手するかをしっかり選ぶことで、目標達成をより近づけることができます。

緊急性と重要度で優先順位づけする画像

目標達成のための時間管理③ 悪い流れを断ち切る

時には、状況に応じて悪い流れを断ち切るということも覚えておきましょう。メールなどの対応に無駄に時間を取られてしまった、悩みごとなどで雑念にとらわれたり、仕事が進まず時間ばかりが過ぎて行ってしまった…という経験はないでしょうか。

誰しも、仕事に集中できないという時があるのは仕方ありません。体調や、悩みごとなどその時の状況によってそんな日もあるかもしれません。でも、その状況に甘んじていては、いつまでたっても仕事も進まず、目標達成に届かない、という悪循環です。

このような状況に陥った場合は、その悪い流れを断ち切るために気分転換をしてみるのもおすすめ。気分転換というのは、数分の間ストレッチをしてみたり、ちょっとお手洗いに立つ、といった些細な事でもとても効果的です。

悪い流れを断ち切り、新たな気分で取り組むことで生産性が上がり、目標達成に近づくことが大いに期待できます。

悪い流れを断ち切る画像

日報アプリを使って目標達成の仕組みを作ろう

チームリーダーが本来取り組まなければいけないことは、「うまくいったことを仕組み化させる」、「うまくいっていないことをうまくいくように修正する」、「気づきを共有し、再現性を高める」の3つを実践できれば、チームは必ず目標を達成できます。

日々の仕事を振り返るために最適なツールが「日報」です。今回は国内最大級の登録実績を誇る日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」をご紹介。「gamba!」を使うと何が変わるのか、目標達成するチームづくりにどう貢献するのか解説します。

フォーマットの共通化で振り返りを仕組み化できる

日報に何を書くかで、成果は違ってきます。どんな振り返りを促すかは、上司の腕の見せ所。

gamba!なら、ノウハウ満載の日報テンプレートが用意されていています。これらをベースに、会社オリジナルのテンプレートを作ってみましょう。

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目標と実績の見える化で競争心を高める

「売上目標を達成した!」。そんなとき、みんなに「この実績を見て欲しい!」と思いませんか?

gamba!のKPI管理機能を使うと、契約獲得件数や売上など、実績の推移をワンクリックでグラフ化できます。何件契約を獲得したのか、いくら売り上げたのか、日報と一緒に報告するだけ。

「達成おめでとう!」という賞賛がたくさん返ってくれば、やる気もUP!しかも、実績を数字で見える化すれば、頑張っている部下や同僚に「いいね!」の応援もしやすくなります。

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どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベターです。

チャット

Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる大きな要因です。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!予定をカンタンに日報に貼り付けることができます。

Googleカレンダーの画像

情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。これでは情報の共有ができません。日報は共有することに意味があります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからアドバイスやコメントがもらえるので、問題の解決ができます。また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかまでわかるようになります。そうすると、周囲も積極的にフォローができるので、連携がよくなります。

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いますぐ日報アプリを試してみよう

日報共有アプリgamba!には、目標達成を実現するためのツールが満載です。

外出先や移動中に日報を書いたり、部下にコメントを手早く返すことができれば、仕事の能率がグッとあがります。日報のために、わざわざ会社に戻る必要はありません。便利な機能で、これまであなたのチームを煩わせていた作業を全て一掃することができます。

いまなら15日間無料のトライアルを実施中 日報もアプリでスマートに管理する時代。新しい日報の形をまずは無料で試してみてはいかがでしょうか。

 

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