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ストレスを減らす「上司と部下のコミュニケーション」のコツ

2018年1月21日

会社は多くの人が集まる場所であり、そこには、上司や先輩、同僚、部下や取引先など、多くの人間関係が錯綜する職場は大きなストレスの要因になります。職場のストレスをなくし、働きやすい環境をつくるのは、現場を預かる管理職やリーダーの仕事の一環です。

多くの社会人がうつ病など心を病んでしまうのは、会社にとっても大きな損失。部下と上司のストレスをなくし、円滑な人間関係をつくるコミュニケーションのコツを紹介します。

良い関係をつくる画像

上司と部下のストレスを減らす①人間関係の質向上=人生の質も向上

リーダー自身に問題があってストレス源になっていることもあれば、職場で生じている対人関係の問題に上司やリーダーがうまく対応できずに、ストレスを職場に放置したままになっている場合もあります。

職場で一緒に働く人というのは、学生時代に築いた仲間関係とは違って、どういう事情を抱えた相手なのかよく知らないのに、一緒に過ごす時間が長い、という特徴があります。これらが、職場の人間関係を難しいものにしている一因でもあるのです。

相手のことが苦手だとしても、仕事という、生活や自分の社会的評価に関わる作業を一緒にしなければならないという縛りがあるため、なおさらそれを難しくしているともいえます。

会社は人生の多くの時間を過ごす場所。だからこそ、そこでの人間関係の質を向上させることができれば、人生そのものの質も向上すると言うことができます。

人生の質の画像

上司と部下のストレスを減らす②対人関係は心の健康と密接な関係

対人関係のあり方は心の健康と密接に関係します。うつ病に対して対人関係療法は、抗うつ薬と同じくらいの効果が得られることが科学的な手法で証明されています。

悲観的になる、ピリピリする、など症状が悪くなると対人関係も悪化し、逆に、楽観的になる、穏やかになるなど、症状がよくなると、対人関係も寛大で温かいものに変わったりします。

症状に最も強い影響を与えている対人関係の問題は何かを見つけ出し、その改善に取り組んでいくことが対人関係療法のかなめといえるのです。

例えば対人関係に悩む部下の精神状態が落ち込んでしまっていて、その対人関係の問題の所在がどこにあるのかを冷静に判断するのが難しい時は、上司が変わって冷静な目で判断し、どのような人間関係にストレスを感じているのか、それを緩和するのはどのような方法を取ればいいのかということを見てあげることも、上司として大切な仕事の一つです。

対人関係の画像

上司と部下のストレスを減らす③「〜べき」は自分も部下も縛り付ける

リーダーは、仕事が忙しいということがある一方で、「よきリーダーとは」という理想にとらわれて、様々な「〜するべき」という言葉で自らを縛ってしまっていることが多く散見されます。

例えば、リーダーとは毅然としているべき、リーダーとは寛大であるべきだなどといった「~べき」論です。これらは全てが自分に関する「~べき」であると同時に、部下に見せる「~べき」でもあります。

自分は部下からこのように見られなければならないということを自分の中で絶対的価値観にしてしまい、自分で自分を縛ってしまっているパターンです。

「よきーダー」というのは、「部下に効果的に働いてもらえる」リーダーのこと。「よきリーダー」になりたくて、いろいろな啓発本を読んだりセミナーに参加したりした結果、本当の求められるリーダー像とは相反する「~べき」を身につけてしまい、それを部下に押しつけて巻き込んでいる上司もたくさんいることでしょう。

部下のためによきリーダーになろうとして頑張った結果が部下のストレスになるのであれば、どちらも報われません。

自分も部下も縛り付ける画像

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会社でのストレスは、対人関係が根底

仕事が忙しくて終わらない、ミスを連発してしまうなどといったこともストレスの要因となりますが、それらの原因も追究していけばコミュニケーション不足であったり、対人関係がうまくいっていなかったりといったところから生まれてくることがほとんどです。

上司という立場である以上、部下が抱える対人関係のストレスをいかに抑えるか、そういった職場環境を作っていけるかを意識した働き方を目指しましょう。部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。

PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」するのにオススメの手法は「日報」です。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携機能」など、 毎日たった5分で仕事のレベルが確実に高まります。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 
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