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絶対に失敗しない!社内SNS導入のコツとは?

2017年3月22日

社内SNSの導入によって、仕事の壁を取り払い、役割を越えた主体的な行動をすることが期待されています。オープンなコミュニケーションを目指したいと、あらゆる企業で社内SNSが導入されています。

ですが、多くの会社は昔からの企業文化があり、ソーシャルメディアの活用に慣れていません。どうしたら社内SNSをうまく導入できるのでしょうか?3つのポイントから紹介します。

社内SNSの画像

絶対に失敗しない社内SNS導入①導入目的を整理する

まずは社内SNSの導入によりどんな問題を解決するか、より具体的に考えておくと業務に馴染みやすくなります。例えば営業系のチームで社内SNSを導入するとします。営業部門は売上目標を達成しないといけないので、生産性を上げなければならなりません。営業の場合、社内SNSの導入により移動中などの隙間時間にスマートフォンなどで簡単に情報共有ができることが重要です。

また部署などグループを分けて情報整理し、自分のグループだけでなく、他の部署と情報共有ができるよう、常に見られる状態にしておくことで、伝言ゲームのように間に何人も人を挟まず効率良く情報共有をすることができます。こうした「情報共有」というメリットを理解させることで、社内での活用がより活発になります。

導入目的を整理する画像

絶対に失敗しない社内SNS導入②少人数でテスト&検証する

まずは少人数で社内SNSをテスト導入し、ツールの評価や目的を達成できるかどうかを確認。現在利用しているツールの調査と使い分け・見直しなど既存ツールからの移行計画を作成し、段階的に実業務で導入しその効果を検証します。効果が実感、成果や課題に対する解決策が準備できたら、拡大・全社導入へとステップを踏むことで成功確率が高まります。

試行錯誤や小さな失敗を重ね、成功確率を上げたうえで展開していくことが重要。次に何が実現できたら成功とするのか、テスト導入のゴールを設定します。その上で、すでに導入しているツールの利用状況を整理。社内にどんなツールがあり、どういうタスクで利用し、誰が利用しているのかを見直します。

解決したい課題をピックアップし、既存ツールで利用頻度が少ないものは利用を停止し、日常的に利用され代替できるツールは移行。課題・テスト導入・テスト導入後の評価を整理できるように設計しておくと、何が達成できて事前の想定通りに効果が出たかどうかの評価がしやすく、その後の社内SNSの活用に活かすことができます。

テスト&検証する画像

絶対に失敗しない社内SNS導入③業務ツールとしてトップダウンで一定の強制をする

社内SNSの導入は目的を説明するだけでなく、業務ツールとしてトップダウンで一定の強制をすることも時として重要です。そのためには日常業務のフローの一貫に折り込む必要がありますし、こういったツールに慣れていない人がいる場合はフォローしたり、マニュアルやヘルプでサポートしたりすることも必要です。

社内SNSを必ず全員が使える状態、使う必要のある状態をつくって始めて、導入した意味がある環境が整うのです。

社内SNSの導入で新たなコミュニケーションの創造を

地方拠点とのコミュニケーション、流れてしまうタスクや、情報の見落とし防止、全社への連絡、従業員から声を集めるなど、目的が違えば活用方法も変わってきます。何が最も大きな課題なのか、また解決したい課題は何かを整理しておくことで、関係者が増え過ぎ、話が広がり過ぎて結局進まないとならないように注意が必要です。

社内SNSの導入はゴールではなく、スタート。検証を通じて用途を拡大し、段階的な発展を目指しましょう。働き方改革で1番大切なことは、PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善)を日々回し「習慣化」することです。習慣化させるオススメの手法は「日報」です。

毎日のことなので、できる限り手早く報告するのがベスト。かといって、事務的に書くだけのためのものではなく、簡潔に伝えつつ、今日一日の仕事の中から得た気づきや学びを振り返ることで、より仕事のレベルを高めるツールです。

日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、「日報のテンプレート機能」や、「Googleカレンダーとの連携(コピペ)機能」など、毎日たった5分で素早く的確な日報を作成するための機能があります。 「毎日のたった5分」で仕事のレベルが確実に高まります。また、PDCAが回しやすいテンプレートが標準で設定されている他、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日々の業務の中でPDCAサイクルを回し、目標達成を行うための機能が満載です。

gambaの画像

  • 日報フォーマットをあらかじめ登録できるテンプレート機能

  • Googleカレンダーから簡単にその日の予定を日報にコピーできるカレンダー機能

  • 売上などの目標達成率を簡単に報告できるKPI管理機能

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