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報連相は部下から上司への一方向ではない!正しい報連相とは?

2017年3月29日

報連相は、「報告」「連絡」「相談」のことで、社会人にとっての基本です。しかし報連相が効果的におこなわれていない例も少なくありません。正しい報連相は、部下の成長を促し、業務を円滑に進ませます。では、効果的に報連相をおこなうためには、どのような点に配慮をすると良いのでしょうか。

報連相の画像

正しい報連相①部下にも報連相をする

報連相は、部下から上司にするだけのものではありません。できる上司は、部下に対しても報連相をします。部下に業務の進捗状況を確認する際、納期と結果のみに関心を寄せることはよくあること。しかし、部下はいざ問題が持ち上がったときに、上司に相談する気が失せてしまいます。

上司の方からも報連相をおこない、持っている情報を部下と共有しようとすることで、部下も自分から進んで報連相をするようになります。そして報連相により部下から多くの情報を聞き出すことができれば、業務はスムーズに進みます。報連相は業務の進捗状態を確認し、進行を管理するためだけのものではありません。

報連相を上上司と部下、相互におこなうことで、部下と情報を共有することができ、部下に対して的確なアドバイスを送ることができます。上司のアドバイスにより業務が上手くいくと部下の成長につながりますし、部下は「相談してよかった」と感じ、さらに上司への報連相がスムーズに行われるようになります。

できる上司の画像

正しい報連相②早く報告してよかったという実感がトラブルを回避する

ミスやクレームがあったとき、報連相をスムーズにおこなうことで、トラブルを未然に回避することが可能に。トラブルがあった時こそ、できるだけ迅速に報連相をするよう促さなければなりません。しかし、ミスやクレームは部下にとって恐ろしいもの。

「叱られるかも」と思うと、報告を躊躇します。普段から部下の失敗への対応の仕方に配慮をすることで、報連相を迅速にさせることが可能です。「どうして失敗するんだ!」と責めるのではなく、失敗の原因を探り、一緒に解決することが大切です。

「責められない」ということがわかれば、部下はトラブルの報告も速やかにあげるようになります。そして報告をしてくれた時には、まずは迅速な報告に対する感謝の言葉を添えましょう。「早く報告してよかった」と部下に実感させることが大切です。

トラブルを回避する画像

正しい報連相とは③答えを部下が考えたかのように質問で導く

部下の報連相を受け、上司が部下にアドバイスを送ることがあります。このとき仕事ができる上司は、つい一から十まですべて指示を出してしまいがち。上司からの一方的なアドバイスは、部下にとっては指示通りに動けばよいのでラクですが、これでは自分で考えて動く習慣がつかず、自主性が育たない恐れがあります。

部下の自主性を育てるためには、報連相で一方的にアドバイスをするのではなく、部下の考えを導き出すことが大切。上司は「これをするには君ならどうしたらいいと思う?」とヒントを与えながら質問を繰り返し、部下を正しい答えに導きます。部下は質問に答えることで「自分で考えて答えを導き出した」と感じて自信がつき、自分で考える習慣もつきます。

質問で導く画像

正しい報連相で部下を育成しよう

ただ何となく報連相をさせるだけでは、意味がありません。報連相は部下と上司、相互におこなうことを意識し、その内容を次の業務に活かしていくことが大切です。報連相を正しい方法でおこない、部下の成長に役立てるようにしましょう。

部下の信頼を得続け、リーダーシップを発揮し続けるためには、部下の日報を日々よく読み、業務の中でPDCAサイクルを回す支援をし続けることが大切です。日報共有アプリ「gamba!(ガンバ)」には、PDCAが回しやすいテンプレートが標準設定されているだけでなく、部門や、役職に応じた複数のテンプレート設定がカンタンにできるなど、日報でPDCAを習慣化させる機能や上司のための支援機能が満載です。

正しい報連相で部下の成長を促す画像

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