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報連相は部下から上司への一方向ではない!正しい報連相とは?

2018年1月29日

報連相は、「報告」「連絡」「相談」のことで、社会人にとっての基本です。しかし報連相が効果的におこなわれていない例も少なくありません。

正しい報連相は、部下の成長を促し、業務を円滑に進ませます。では、効果的に報連相をおこなうためには、どのような点に配慮をすると良いのでしょうか。

報連相の画像

正しい報連相①部下にも報連相をする

報連相は、部下から上司にするだけのものではありません。できる上司は、部下に対しても報連相をします。部下に業務の進捗状況を確認する際、納期と結果のみに関心を寄せることはよくあること。

しかし、部下はいざ問題が持ち上がったときに、上司に相談する気が失せてしまいます。上司の方からも報連相をおこない、持っている情報を部下と共有しようとすることで、部下も自分から進んで報連相をするようになります。

そして報連相により部下から多くの情報を聞き出すことができれば、業務はスムーズに進みます。報連相は業務の進捗状態を確認し、進行を管理するためだけのものではありません。

報連相を上上司と部下、相互におこなうことで、部下と情報を共有することができ、部下に対して的確なアドバイスを送ることができます。

上司のアドバイスにより業務が上手くいくと部下の成長につながりますし、部下は「相談してよかった」と感じ、さらに上司への報連相がスムーズに行われるようになります。

できる上司の画像

正しい報連相②早く報告してよかったという実感がトラブルを回避する

ミスやクレームがあったとき、報連相をスムーズにおこなうことで、トラブルを未然に回避することが可能に。トラブルがあった時こそ、できるだけ迅速に報連相をするよう促さなければなりません。

しかし、ミスやクレームは部下にとって恐ろしいもの。「叱られるかも」と思うと、報告を躊躇します。普段から部下の失敗への対応の仕方に配慮をすることで、報連相を迅速にさせることが可能です。

「どうして失敗するんだ!」と責めるのではなく、失敗の原因を探り、一緒に解決することが大切です。責められないということがわかれば、部下はトラブルの報告も速やかにあげるようになります。

そして報告をしてくれた時には、まずは迅速な報告に対する感謝の言葉を添えましょう。「早く報告してよかった」と部下に実感させることが大切です。

トラブルを回避する画像

正しい報連相とは③答えを部下が考えたかのように質問で導く

部下の報連相を受け、上司が部下にアドバイスを送ることがあります。このとき仕事ができる上司は、つい一から十まですべて指示を出してしまいがち。

上司からの一方的なアドバイスは、部下にとっては指示通りに動けばよいのでラクですが、これでは自分で考えて動く習慣がつかず、自主性が育たない恐れがあります。

自主性を育てるためには、報連相で一方的にアドバイスをするのではなく、部下の考えを導き出すことが大切。上司は「これをするには君ならどうしたらいいと思う?」とヒントを与えながら質問を繰り返し、部下を正しい答えに導きます。

部下は質問に答えることで「自分で考えて答えを導き出した」と感じて自信がつき、自分で考える習慣もつきます。

質問で導く画像

報連相がカンタンにできる日報アプリはこちら

正しい報連相で部下を育成しよう

報連相は部下と上司、相互におこなうことを意識し、その内容を次の業務に活かしていくことが大切です。報連相を正しい方法でおこない、部下の成長に役立てるようにしましょう。

日報共有アプリgamba!(ガンバ)には、報連相をスムーズにできる機能が満載です。

全体

①行動を振り返り、修正できる

うまくいったことは、そのやり方を繰り返せば更に大きな成果が生まれます。日報でその日の仕事を振り返ることは、大きな意味があります。

書き方がバラバラだと、内容に個人差が出たり、報告すべき内容が漏れます。

gamba!にはフォーマットが用意されているので、何を書こうか悩んで日報作成に時間を費やしたり、報告漏れを防ぎます。

テンプレート

 

②情報の横展開ができる

メールだと1:1のやり取りになりがちです。日報は共有することに意味があります。

また、仕事がデキる社員の動きを学べば、全社員のスキルの底上げに繋がります。

上司のコメントから同僚のアドバイスまで共有できる

みんなからコメントがもらい、問題解決ができます。

また、いいところを褒めると、部下のモチベーションは上がります。

「褒める⇒モチベーションが上がる⇒さらに頑張る!」この繰り返しで、部下の行動量は増えるのです。

チームワークが良くなる

各事業部が今どんな取り組みをしているかはもちろん、誰がどんな事を考えていて、今どんな進捗状況なのかわかります。

そうすると、周囲も積極的にフォローができ、連携がよくなります。

 

③競争心に火がつく

日報と一緒に売上報告するだけで、達成率の推移をグラフ化できます。

メールの日報のように、メールとエクセルを両方開く必要はありません。

実績の見える化で競争心が刺激され、これまで以上に切磋琢磨する風土が醸成されます。

バーなし

 

④どこでも日報を書ける、読める、チャットもできる!

スマートフォンアプリがあるので、通勤途中に目を通したり、会社に戻らず直帰するとき、出先から日報を提出できて便利です。

さらに、LINEのようなチャット機能も搭載。LINEを業務利用すると、個人情報の流出の恐れなどセキュリティー面で危険が伴います。

仕事では、セキュリティー機能のある業務専用チャットを使うのがベター。

チャット

 

⑤Googleカレンダーからスケジュールを同期できる

日報を書くのは仕事終わり。疲れがピークに達し、早く書き終えて帰りたいもの。

そんななか、「今日何したんだっけ?」と思い出しながら書くのは時間がかかり、日報を面倒臭いと思わせる要因。

でもgamba!ならクリック一発でGoogleカレンダーの予定をコピー!複数の予定をカンタンに貼り付け、週報もラクラク作成できます。

カレンダー

 
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