頑張りが伝わる日報の書き方！デキる社員の日報テンプレートをご紹介
日報は、1日の仕事内容を報告させるためのものだと思っていませんか？
もちろん、部下の仕事内容を把握することは、上司にとって重要な役割です。 ですが、それだけが日報の目的ではありません。
業務日報は、ポイントを押さえて正しく書けば、生産性がグッと上がり、スキルアップにも繋がります。そこで今回は、頑張りが伝わる日報の書き方をご紹介。今日の日報からすぐに実践できます。
日報の3つの目的
気付きや学びを共有する
日報はチーム全員で共有しましょう。お互いの動きが見えたら、成功事例を真似たり、失敗事例を教訓にすることができます。協力したり、足りない部分を補完しあったりもできるでしょう。
行動改善スピードを上げる
部下の進捗状況を把握することで、上司はタイムリーなアドバイスが可能になります。アドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行なうことができます。
つまり、計画(plan)→実践(do)→確認(check)→改善(act)という、いわゆるPDCAサイクルを回すことができるのです。
チーム力を高める
チームとは、目標達成という共通の目的を持った集まり。「チーム全体に関わっている」という当事者意識を生み出すことは、自主性を高め、チーム全体の活力になります。日報を通じて、目標達成しようと頑張る姿を公開することは、大きな効果があります。
無料で使える！デキる社員になれる日報テンプレート
Plan（計画）－Do（仕事）－Check（振り返り）－Action（改善）という項目をテンプレートに設定すれば、日報を書くだけで自然とPDCAサイクルが回せるようになります。ここでは、無料ダウンロードができる日報テンプレートをご紹介します。
日報テンプレート
頑張りが伝わるコツとは？
上司が知りたいのは質！「数字」を用いて定量的に書こう
目標だけでなく、結果や改善策も数字で記載するようにしましょう。数字という客観的な情報は、より伝わりやすいというメリットがあります。情報共有が活発になれば、チームの成功に繋がります。また、定量的な内容が書かれていれば、上司も評価し易くなります。
日報の例文
思わず書きたくなる！日報を定着させる2つのポイント
「できたこと」に着目する
日報はあくまでも行動を振り返るためのものであり、反省文ではありません。反省点に着目し過ぎると、書くこと自体がイヤになります。できたことに着目しましょう。
もし、反省点しか浮かんでこないときは、うまくいかないことから何を学んだかを考えてみましょう。日報は自己肯定感を高め、明日へのモチベーションを高めるツールです。
日報ツールを使う
日報を短時間で書けるようにするのも、日報を定着させる大事なポイントです。手書きの日報や、会社のパソコンでしか開けないExcelやメールの日報だと、書き手も読み手も負担になります。
でもクラウドツールなら、外出先からスマートフォンで日報を書いたり、移動中にフィードバックをすることも可能です。また、Googleカレンダーと連携して、スケジュール管理ができるような日報アプリもあります。
「日報を書くためだけに会社に帰る」なんてことも無くなり、働き方改革の強い味方となってくれるでしょう。
まとめ
業務日報は、従業員にとっても、会社にとっても、貴重なノウハウ集です。共有することでさらに大きな力を発揮し、チームの生産性が格段に向上します。ぜひツールを使った、日報の共有体験をしてみてはいかがでしょうか。
2012年より、日報アプリ「gamba!（ガンバ）」を提供しています。チームの結束力を高め、より良い成果を出すための環境を提供することで、多くの企業の変革を支援しています。10年以上のサービス提供、サポートの実績を誇ります。社内コミュニケーションや日報に関してはお任せください。
