【上司なら知っておきたい】残業したがる部下を減らす方法
部下に残業しないようにと言ったものの、「成果を出す」ことと「残業を減らす」ことの両立が難しいと感じている上司の方は多いのではないでしょうか？
社員の中には「残業をしてでも、たくさんの経験を積んで成長したい」と考える社員がいます。一方で、慢性的に残業の多い部下というのも存在します。
そんな部下をどう動かせばいいのでしょうか？
残業したがる部下の対処法
目次
残業代目当ての部下
社員の中には、残業代欲しさに就業時間内に処理できる仕事を、わざと引き延ばして残業しようとする人もいます。このタイプの社員は、残業ありきで仕事を進めているので、定時に終わろうという気がありません。昼過ぎまではダラダラと仕事をこなし、16時頃からエンジンをかけます。
対処法として、まずは残業を事前申告制にしましょう。上司の許可なしに残業をできない体制にするのです。
また、朝のミーティングで「今日一日何をするか」宣言してもらいましょう。計画的にかつ着実に作業に取り組んでいるか見える化できます。ToDoリストをチームで共有する方法もオススメです。
一人で抱え込む部下
仕事をしていると、自分一人では解決できない問題に直面することがあります。そんなとき、周囲に相談せずに自分だけで解決しようとすると、結果的に残業に繋がります。
限られた時間内で最大の成果を上げるには、仕事をうまく分担したり、権限委譲をすることが大切です。そのためには、仕事の定型化が重要です。例えば、作業のマニュアル化や、文書のフォーマット化などがあります。
そうすれば、状況に応じて仕事を手分けできるのとで、よりスムーズに仕事を処理できるようになります。
優先順位の分からない部下
業務を効率よく進めるには、優先順位を考えることが重要です。この順位を全く考えていなかったり、間違えている人が多くいます。正しい優先順位の考え方について、解説してしていきます。
仕事の優先順位とは？
業務を効率よく進めるには、優先順位を考えることが重要です。ポイントは「重要な仕事」と「緊急の仕事」です。
「重要な仕事」と「緊急の仕事」
「重要だが緊急ではない仕事」とは？
例えば、計画作りや各種準備、作業を効率的に進めるための仕組み作り、情報収集、人間関係の構築があります。
「緊急だが重要ではない仕事」とは？
例えば、電子メールや電話、来客対応、会議出席、資料作成があります。
なぜ「重要だが緊急ではない仕事」を優先するのか？
仕事のできる人は、1＞2＞3＞の順番で優先順位を設定しています。
- 緊急かつ重要：一番先に行います
- 重要だが緊急ではない：作業時間を予め準備しておきます
- 緊急だが重要ではない：他のメンバーに振りましょう
最大のポイントが、2と3の順位です。では、なで「緊急」より「重要」な仕事を優先するのでしょうか？
それは、「重要だが緊急ではない仕事」を後回しにすると、「緊急かつ重要な仕事」に変わる可能性があるからです。例えば、お客様の要望が上がってきたタイミングできちんと対応すれば良かったものを後回しにしたことで大問題に発展し、会社の業績を揺るがす事態になることがあるからです。
大問題に発展してしまうと、「緊急かつ重要な仕事」となってしまいます。だから、「重要だが緊急ではない仕事」を優先的に取り組む必要があるのです。
「緊急だが重要ではない仕事」は工数を削減する
「緊急だが重要ではない仕事」は、以下のように工数を減らすように努めましょう。
- 電子メールや電話➡対応時間を決める
- 約束していない来客➡手短に済ませる
- 会議➡本当に出席が必須か考える
- 資料➡社内向け資料は凝ったものを作る必要ない
このように、仕事の優先順位を常に考えながら計画的に取り組んでもらいましょう。
残業したがる部下に伝えるべきこと
いちばん大事なことは成果
「長時間働くこと」と、「大きな成果を出すこと」は全く違います。いちばん大事なことは成果です。
どんなに難しい資料の作成でも、仕事として命じられている以上は、時間をかければできて当然です。それをいかに業務時間内に終わらせるか、要領の良さや生産性の高さが求められるのが会社です。
大切なのはいかに成果につなげるか、そしてその成果へのステップがいかに効率的で、生産性があるものなのかということです。長時間労働こそが美徳というモーレツ社員の時代はすでに終わっているのです。
毎日５分の振り返りをしよう
今日１日を振り返ることは非常に効果的です。特に、「気付き」と「改善点」に着目しましょう。
- うまくいかなかった要因は？
- 明日以降、改善すべきことは？
今日1日を内省し、得られた学びを明日に生かすことは成長につながります。また、翌日以降の仕事をスムーズに進めるためにも有効です。日報などを通じて、上司からフィードバックができれば部下のスキルもアップし、仕事の効率化も図れるでしょう。
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