日報の書き方 日報の活用ガイド

【売上に繋がる!営業日報の書き方】無料テンプレートあり

2019年4月15日

「日報を書く時間があれば、営業活動に費やしたい。」と考える営業マンは多いのではないでしょうか。

営業日報を書くために会社に戻って残業したり、「何をどう書こうか」と悩みながら書く日報は、営業マンにとって非常にストレスです。

一方で、日記風であったり言い訳文のような日報に、「進捗状況が把握しづらく、営業現場が見えない」というのが上司側の悩みどころ。

営業日報をもっと効果的に活用するには、どうすればよいでしょうか?ここでは、すぐに実践できる「売上に繋がる!営業日報の書き方」をご紹介します。

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営業日報の目的と3つのメリット

①行動改善スピードを上げて営業効率を高める

部下の進捗状況を把握することで、上司はタイムリーなアドバイスが可能になります。アドバイスを受けた部下は、業務の見直しをスピーディーに行えます。

つまり、計画(plan)→実践(do)→確認(check)→改善(act)という、いわゆるPDCAサイクルを回すことができます。

②情報共有して個人とチームの営業力を強化できる

営業ノウハウは、属人化してしまいがち。しかし、営業日報で成功例や失敗例、競合の動きをを共有できれば、それらの情報を踏まえた案件アプローチをチームで検討することが可能になります。

セールストークのレベルを高めれば、より顧客の課題に適した提案を行える営業チームへと成長させることができます。ノウハウや好事例を共有できる環境は、会社の成長にも繋がります

③営業活動のデータベース化

営業日報は、類似案件の成功例・失敗例の参考データ、マーケティングや製品開発のヒントとしても使えます。

また、異動や退職の業務引継時にも、キーパソーンは誰で、過去にどのような商談があったのかが把握でき、スムーズに引き継ぎを行えます。

このように、営業日報をデータベースとして蓄積すれば、さまざまなシーンで企業の情報資産として活用することができます。

営業日報の目的を説明する画像

売上に繋がる営業日報の書き方

フォーマットが自由だと、書く側は何を報告すれば良いのか迷います。読む側の上司も、各自バラバラの内容を報告されても、取りまとめるのに苦労します。

従って、あらかじめ日報の項目を設定しましょう。

【営業力を高める日報の項目】

  • 今日の目標(Plan):目標と頑張る方向が会社と合っているのか擦り合わせ
  • 今日の結果(Do):上司がフォローしたり、成果を評価する
  • 良かった点(Check):よりうまくいかせる方法を考える
  • 課題点と改善点(Action):どうしたらうまくいくのか考える
  • 明日の目標:目標を意識して業務に取り組むことで、生産性の向上に繋がる

この日報テンプレートに沿って書くだけで、部下は自然と行動改善=PDCAサイクルを回すことができ、営業力が身につきます。

すぐに使える!営業日報の無料テンプレート

営業力を高める日報テンプレートを2つご紹介します。無料でダウンロードもできるので、ぜひご活用ください。

営業日報テンプレート(時間管理あり)

営業日報テンプレート_-_Google_スプレッドシート

営業日報テンプレート(時間管理vr.) ダウンロードリンク

 

営業日報テンプレート(時間管理なし)

業務日報テンプレート_Google_スプレッドシート

営業日報テンプレート  ダウンロードリンク

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営業日報がうまくいかない3つの理由

うまく日報運用できないという場合、このようなことが原因かもしれません。

①義務感のみ!ただの業務報告になっている

営業日報が「毎日書かないといけない日記」的な扱いになっていませんか?

営業日報は、営業プロセスを可視化して、そこから読み取れる情報から案件確度を、どのように進めるべきかの判断材料にする重要なものです。

部下に「日報を書け」と圧力をかけるのではなく、 「日報を書くことが自身の売上げに繋がる」ということを教えましょう。

②上司がレスポンスしていない

ただでさえ、営業日報を無駄な作業だと感じている営業マン。そんな日報に何の反応も無かったら、「何のために書いているのだろう?」と書く気が失せます。

しかし、モチベーションを高めるような激励の言葉や、商談を成功に導く的確なアドバイスがあれば、日報を書く意義に気付くことができます。上司がきちんと読んでいることが分かれば、手を抜けないと感じるでしょう。

営業日報は、成約率を高めるためだけに活用されるのではなく、部下の悩みを把握し、モチベーションをアップさせるツールとしても役立つのです。

③作成に手間がかかる

営業マンは、外回りで遅くなった時でも、営業日報を書くために会社に戻らなければなりません。優秀な営業マンであるほど、見積書や提案書の作成など、やることがたくさんあるもの。「日報を書く時間があれば営業活動に費やしたい」と考えるでしょう。

また、成果がなかった日は、どのように報告しようか、何を書くべきか悩んだりする時間も、残業時間が増加する原因にもなっていることがあります。

営業日報が面倒な画像

脱 "紙・エクセル"!クラウド営業日報ツールとは

「営業現場がどのような状況か常に把握したい上司」と「日報を書く手間を軽減したい部下」。

双方のストレスを軽減するには、日報の仕組みそのものを変えることが重要です。そこでオススメなのが、スマホやタブレットを使って簡単に報告できるツールです。

日報アプリの画像

時系列で追えない"紙やエクセル"

手書き日報やエクセル日報のデメリットは、とにかく時間がかかること。特にエクセルの日報は、時系列で情報を追うことができません。

ファイルを1人分ずつ開いて閉じるを繰り返さないと、進捗状況や課題、全体のスケジュールが解りません。とにかくやりづらい!(ハズキルーペの渡辺謙風)

営業マンからリアルタイムに情報を入手できるクラウド営業日報

スマホやタブレットで使える営業日報に変えると、リアルタイムに情報入手ができます。その結果、上司はミーティングを待たずに、具体的な指示を営業マンに出すことができます。

通勤や移動中に日報が作成できれば、わざわざ会社に戻って疲れた体で残業する必要性もなくなり、業務効率も上がります。

営業力を高める日報アプリgamba!(ガンバ)

日報アプリgamba! (ガンバ)はスマホ・タブレット・PCからカンタンに提出できる営業日報アプリです。

日報共有アプリ_gamba_(ガンバ)

  • 日報テンプレート機能:PDCAサイクルを回せるテンプレートで業務改善を習慣化
  • Googleカレンダー連携スケジュールの共有、管理で部下の動きを把握。
  • チャット機能急ぎの連絡に最適。スタンプ搭載でコミュケーションも活性化。
  • 目標管理機能:目標達成率をワンクリックでグラフ化
  • 日報提出状況一覧提出状況が一目瞭然。日報の定着を促します。
 

まとめ

紙やエクセルの日報から、これらのマネジメントをするのは大変です。

営業日報ツールの活用は、営業マンの業務負担軽減だけでなく、営業マンの課題を見える化し、マネジメント力も向上することができます。

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